Arbeitsunfall im Büro: Meldung, Fristen und Dokumentation

Ein Arbeitsunfall im Büro ist der Berufsgenossenschaft anzuzeigen, sobald die verletzte Person mehr als drei Tage arbeitsunfähig ist oder der Unfall tödlich endet. Die Anzeige ist binnen drei Tagen ab Kenntnis zu erstatten (§ 193 SGB VII). Leichtere Verletzungen sind nicht anzeigepflichtig, müssen aber dokumentiert werden.

Was gilt im Büro überhaupt als Arbeitsunfall?

Ein Arbeitsunfall ist ein zeitlich begrenztes, von außen auf den Körper einwirkendes Ereignis während einer versicherten Tätigkeit, das zu einem Gesundheitsschaden oder zum Tod führt (§ 8 Abs. 1 SGB VII). Entscheidend ist nicht die Schwere der Verletzung, sondern der Zusammenhang mit der Arbeit. Auch Wege zählen dazu.

Im Büro- und Verwaltungsbereich sind das typischerweise:

• Stolpern über Kabel, Rutschen auf nassem Boden, Sturz auf der Treppe. Die Berufsgenossenschaften nennen Stolper-, Rutsch- und Sturzunfälle als die typische Unfallart in Verwaltungsbetrieben.
• Anstoßen an einer offenen Schranktür, Sturz vom Bürostuhl, Quetschung an Schublade oder Aktenschrank.
• Schnittverletzung am Papierschneider oder an einer Kartonverpackung.
• Verbrennung durch heißes Wasser in der Teeküche.
• Wegeunfall auf dem direkten Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (§ 8 Abs. 2 SGB VII).

Nicht erfasst sind Beschwerden ohne äußeres Ereignis, etwa Rückenschmerzen, die sich über Monate aufgebaut haben, und Unfälle bei rein privaten Verrichtungen. Wer in der Pause zum Supermarkt geht und dort stürzt, hat in der Regel keinen Arbeitsunfall. Auch für das Homeoffice gilt der Versicherungsschutz, dort ist die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben aber häufig Streitpunkt. Im Zweifel gilt: melden und die Berufsgenossenschaft entscheiden lassen.

Anzeigepflicht: Wann die Berufsgenossenschaft informiert werden muss

Anzeigepflichtig ist ein Unfall, wenn die versicherte Person dadurch getötet wird oder mehr als drei Tage arbeitsunfähig ist (§ 193 Abs. 1 SGB VII). Die Anzeige ist binnen drei Tagen zu erstatten, nachdem der Betrieb davon Kenntnis erlangt hat. Bei tödlichen Unfällen und bei mehreren erheblich Verletzten ist sofort zu melden.

Wichtig ist, wann die Frist überhaupt beginnt: nicht am Unfalltag, sondern in dem Moment, in dem der Betrieb erfährt, dass die Arbeitsunfähigkeit die Drei-Tage-Grenze überschreitet. In der Praxis ist das meist der Tag, an dem die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder eine Folgebescheinigung eingeht.

Weitere Punkte, die in Bürobetrieben regelmäßig übersehen werden:

• Bei tödlichen Unfällen und bei Unfällen mit mehreren erheblich verletzten Personen geht die Anzeige zusätzlich an die für den Arbeitsschutz zuständige Landesbehörde, also an die Gewerbeaufsicht oder das Amt für Arbeitsschutz.
• Besteht ein Betriebs- oder Personalrat, ist er bei der Anzeige zu beteiligen. Die verletzte Person hat Anspruch auf eine Kopie.
• Die Anzeige läuft heute in der Regel elektronisch, über das SV-Meldeportal oder das Portal der zuständigen Berufsgenossenschaft. Welcher Weg für Ihren Betrieb vorgesehen ist, steht auf der Website Ihrer BG.
• Die Verletzung der Anzeigepflicht ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 209 SGB VII und kann mit einem Bußgeld geahndet werden.

Die Drei-Tage-Frist richtig rechnen

Gezählt werden Kalendertage der Arbeitsunfähigkeit, nicht Arbeitstage. Der Unfalltag selbst zählt nicht mit. Wochenenden, Feiertage und arbeitsfreie Tage zählen dagegen mit. Anzeigepflichtig wird der Unfall also erst ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit nach dem Unfalltag.

Drei Fälle konkret durchgerechnet:

• Fall 1, nicht anzeigepflichtig: Sturz über ein Kabel am Montag, 7. September. Die Bescheinigung läuft von Dienstag, 8. September, bis Donnerstag, 10. September. Das sind drei Tage. Keine Unfallanzeige, aber Eintrag in die Erste-Hilfe-Dokumentation.
• Fall 2, anzeigepflichtig: Gleicher Unfall, die Folgebescheinigung verlängert die Arbeitsunfähigkeit bis Freitag, 11. September. Damit sind es vier Tage, die Schwelle ist überschritten. Geht die Folgebescheinigung am Donnerstag, 10. September, ein, läuft die Drei-Tage-Frist ab diesem Tag. Die Anzeige sollte spätestens am Freitag heraus sein, statt die Frist bis zum Wochenende auszureizen.
• Fall 3, Wochenende zählt mit: Schnittverletzung am Freitag, 4. September, Arbeitsunfähigkeit von Samstag bis Dienstag, 8. September. Obwohl nur zwei Arbeitstage ausfallen, sind es vier Kalendertage. Der Unfall ist anzeigepflichtig.

Faustregel für den Alltag: Sobald eine Bescheinigung über den dritten Tag nach dem Unfall hinausreicht, wird die Anzeige fällig. Wer unsicher ist, ob die Grenze erreicht wird, meldet besser. Eine überflüssige Anzeige hat keine Nachteile, eine fehlende schon.

Welche Meldung wann? Entscheidungshilfe

Vier Fallgruppen deckt die Praxis im Büro ab. Wer sie einmal als Ablauf hinterlegt, muss im Ernstfall nicht nachdenken, sondern nur nachsehen. Maßgeblich sind Schwere der Verletzung und Dauer der Arbeitsunfähigkeit, nicht die Frage, wer den Unfall verschuldet hat.

• Leichte Verletzung, keine Arbeitsunfähigkeit (Pflaster, kurze Versorgung): keine Unfallanzeige. Eintrag in die Erste-Hilfe-Dokumentation, fünf Jahre aufbewahren.
• Arbeitsunfähigkeit bis einschließlich drei Tage: keine Unfallanzeige. Dokumentation wie oben, zusätzlich prüfen, ob eine Folgebescheinigung die Schwelle noch überschreitet.
• Mehr als drei Tage Arbeitsunfähigkeit: Unfallanzeige an die Berufsgenossenschaft binnen drei Tagen ab Kenntnis, Beteiligung der Interessenvertretung, Kopie an die verletzte Person.
• Tödlicher Unfall oder mehrere erheblich Verletzte: sofortige Meldung an die Berufsgenossenschaft und an die für den Arbeitsschutz zuständige Landesbehörde. Unfallstelle möglichst unverändert lassen, bis geklärt ist, ob eine Besichtigung erfolgt.

Wegeunfälle folgen denselben Schwellen. In der Anzeige wird lediglich gekennzeichnet, dass es ein Wegeunfall war.

Dokumentation: Verbandbuch und Erste-Hilfe-Nachweis

Jede Erste-Hilfe-Leistung ist zu dokumentieren, und diese Dokumentation ist fünf Jahre lang verfügbar zu halten (§ 24 DGUV Vorschrift 1). Das gilt unabhängig von der Anzeigepflicht und auch für Bagatellverletzungen. Sinn der Sache: Wird aus einer kleinen Wunde Wochen später eine Entzündung, lässt sich der Arbeitsunfall noch belegen.

Ein belastbarer Eintrag enthält:

• Datum, Uhrzeit und Ort des Ereignisses
• Name der verletzten Person und Art der Verletzung
• Hergang in einem Satz, möglichst mit Ursache
• Namen von Zeugen sowie der Person, die Erste Hilfe geleistet hat
• Art der Maßnahme und ob ein Arzt hinzugezogen wurde

Datenschutz ist hier der häufigste Fehler. Die Einträge enthalten Gesundheitsdaten und dürfen nicht als offenes Sammelbuch im Verbandkasten liegen, wo jede Person mitlesen kann. Üblich sind Meldeblöcke mit Einzelblättern, die verschlossen abgelegt werden, oder eine digitale Erfassung mit Zugriffsbeschränkung. Wie das mit Ersthelfern, Verbandkasten und Aushang zusammenspielt, steht im Beitrag zur Ersten Hilfe im Büro. Den passenden Aushang mit Notrufnummern und Ersthelfern erstellen Sie mit unserem Erste-Hilfe-Aushang-Generator.

Durchgangsarzt: wann Beschäftigte dorthin müssen

Bei Arbeitsunfällen ist nicht jeder Arzt zuständig. Ein Durchgangsarzt, kurz D-Arzt, muss eingeschaltet werden, wenn die Arbeitsunfähigkeit über den Unfalltag hinaus andauert, die Behandlung voraussichtlich länger als eine Woche nötig ist, Heil- oder Hilfsmittel verordnet werden oder es sich um eine Wiedererkrankung nach demselben Unfall handelt.

Der D-Arzt entscheidet über die Art der Heilbehandlung und berichtet direkt an den Unfallversicherungsträger. Für den Betrieb heißt das zwei Dinge: Die Adresse des nächsten Durchgangsarztes gehört in den Erste-Hilfe-Aushang, und die verletzte Person sollte den Hinweis mitbekommen, dass es um einen Arbeitsunfall geht. Wird stattdessen der Hausarzt aufgesucht und die Sache als Privatunfall behandelt, entstehen später vermeidbare Rückfragen. Eine Liste der Durchgangsärzte führt jede Berufsgenossenschaft auf ihrer Website.

Nach der Meldung: was die Berufsgenossenschaft erwartet

Mit der Anzeige beginnt die Prüfung des Versicherungsfalls. Die Berufsgenossenschaft klärt, ob ein Arbeitsunfall vorliegt, und kann Rückfragen zum Hergang stellen. Bei schweren Unfällen kommt eine Besichtigung durch die Aufsichtsperson dazu. Damit rückt eine zweite Frage in den Fokus: Was hat der Betrieb aus dem Unfall gelernt?

Rechtlich ist die Antwort in § 3 und § 5 ArbSchG angelegt. Nach einem Unfall ist die Gefährdungsbeurteilung zu überprüfen und, wo nötig, anzupassen. Das kann sehr klein ausfallen: eine Kabelbrücke, ein Handlauf, eine geänderte Reinigungszeit, ein Zusatzpunkt in der nächsten Unterweisung. Wichtig ist, dass diese Ableitung dokumentiert wird. Genau danach fragen Aufsichtspersonen bei einer Begehung, und genau daran hängt oft auch der Ton eines Schreibens der Berufsgenossenschaft.

Praktisch gelöst ist das Thema, wenn Meldeweg, Erste-Hilfe-Dokumentation, Unfallanzeige und die abgeleiteten Maßnahmen an einer Stelle liegen und im Ernstfall nicht erst gesucht werden müssen. Safety Club unterstützt Büro- und Verwaltungsbetriebe dabei mit einer Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitaler, prüfungssicherer Dokumentation. Wie der Einstieg abläuft, zeigt der Ablauf in vier Schritten, offene Fragen klären wir im Erstgespräch.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von SGB VII, ArbSchG und DGUV Vorschrift 1 sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.