Auch ein reines Büro braucht eine funktionierende Erste-Hilfe-Organisation: ausgebildete Ersthelfer, erreichbares Erste-Hilfe-Material, einen Aushang mit der Meldekette und die Dokumentation jeder Hilfeleistung. Geregelt ist das in den §§ 24 bis 28 der DGUV Vorschrift 1. Bis 20 gleichzeitig Anwesende genügt ein Ersthelfer, darüber sind es in Verwaltungsbetrieben mindestens 5 Prozent.
Wie viele Ersthelfer Pflicht sind
Die Zahl richtet sich nach den gleichzeitig anwesenden Versicherten, nicht nach der Belegschaftsliste:
| Gleichzeitig anwesende Beschäftigte | Verwaltungs- und Handelsbetriebe | Sonstige Betriebe |
|---|---|---|
| bis 20 | mindestens 1 Person | mindestens 1 Person |
| mehr als 20 | mindestens 5 Prozent der Anwesenden | mindestens 10 Prozent der Anwesenden |
Der Unterschied zwischen Belegschaft und Anwesenheit ist der Punkt, an dem die Rechnung in der Praxis kippt. Ein Betrieb mit 60 Beschäftigten, von denen an einem typischen Tag 40 anwesend sind, braucht rechnerisch zwei Ersthelfer. Wenn davon aber einer im Urlaub und einer im Homeoffice ist, steht der Betrieb ohne da. Deshalb ist ein Puffer üblich und sinnvoll: Wer die Mindestzahl exakt trifft, unterschreitet sie an jedem zweiten Tag.
Der Ersthelfer-Rechner berücksichtigt den Abwesenheitsanteil und liefert die Zahl für Ihren Betrieb.
Ausbildung, Auffrischung und Kosten
Ersthelfer werden in einem Lehrgang bei einer von der Berufsgenossenschaft ermächtigten Stelle ausgebildet. Die Fortbildung erfolgt in der Regel alle zwei Jahre. Wird diese Frist deutlich überschritten, ist erneut der vollständige Lehrgang nötig, nicht die kürzere Fortbildung. Das ist der häufigste vermeidbare Zusatzaufwand in Bürobetrieben.
Die Kosten für Lehrgang und Fortbildung übernimmt bei betrieblichen Ersthelfern in der Regel die zuständige Berufsgenossenschaft. Der Betrieb trägt die Arbeitszeit. Die Teilnahmebescheinigungen gehören in die Arbeitsschutzdokumentation, und die Ablauffristen gehören in dieselbe Übersicht wie die übrigen Fristen, sonst werden sie übersehen.
Sinnvoll bei der Auswahl: Personen, die regelmäßig anwesend sind, über Etagen und Bereiche verteilt, und nicht ausschließlich aus einem Team. Wer alle Ersthelfer in derselben Abteilung ausbildet, hat bei einer Teamveranstaltung außer Haus niemanden im Gebäude.
Erste-Hilfe-Material
Nach ASR A4.3 richtet sich der Bedarf nach Betriebsart und Beschäftigtenzahl.
| Beschäftigtenzahl | Vorgeschriebener Verbandkasten |
|---|---|
| bis 50 Beschäftigte | kleiner Verbandkasten nach DIN 13157 |
| mehr als 50 Beschäftigte | großer Verbandkasten nach DIN 13169 |
Diese Norm ist das gesetzliche Minimum, nicht die praktische Empfehlung: Für schnelle Erreichbarkeit ist mindestens ein Kasten je Etage oder Gebäudeteil sinnvoll. Den Bedarf überschlägt der Verbandkasten-Rechner.
Drei Punkte werden regelmäßig übersehen:
- Haltbarkeit. Sterile Materialien haben ein Verfallsdatum. Ein vollständiger Kasten mit abgelaufenem Inhalt zählt nicht als vorhanden.
- Erreichbarkeit. Der Kasten gehört an einen Ort, der ohne Schlüssel zugänglich ist. Ein abgeschlossener Materialraum erfüllt den Zweck nicht.
- Nachfüllung. Nach jeder Entnahme ist zu ergänzen. Ohne eine benannte zuständige Person passiert das erfahrungsgemäß nicht.
Aushang und Meldekette
Der Aushang zur Ersten Hilfe muss gut sichtbar angebracht sein und die entscheidenden Angaben tragen: Notrufnummer, Namen und Erreichbarkeit der Ersthelfer, Standort des Erste-Hilfe-Materials und, falls vorhanden, des Defibrillators, sowie die Adresse des Standorts für den Rettungsdienst.
Der letzte Punkt wirkt banal und ist im Ernstfall entscheidend: Wer unter Druck einen Notruf absetzt, sollte die vollständige Anschrift mit Etage nicht aus dem Kopf zusammensuchen müssen. Einen passenden Aushang erstellen Sie in wenigen Minuten mit dem Erste-Hilfe-Aushang-Generator.
Der Aushang ist aktuell zu halten. Nach jedem Personalwechsel unter den Ersthelfern und nach jedem Umzug gehört er überprüft. Sinnvoll ist ein fester Platz neben dem Erste-Hilfe-Material und ein zweiter in der Teeküche oder am Empfang, also dort, wo sich Menschen ohnehin aufhalten.
Wer im Notfall was tut
Eine Erste-Hilfe-Organisation, die auf dem Papier steht, aber im Ernstfall nicht abgerufen werden kann, hilft niemandem. Deshalb gehört die Ablauffolge in die jährliche Unterweisung, und zwar konkret für Ihr Gebäude:
- Absichern und ansprechen. Eigenschutz zuerst, dann prüfen, ob die Person ansprechbar ist.
- Ersthelfer holen. Wer sind sie, wo sitzen sie, wie werden sie erreicht.
- Notruf absetzen, wenn nötig, mit der vollständigen Adresse und der Etage.
- Einweisung des Rettungsdienstes. Eine Person geht an den Eingang. In Bürogebäuden mit Zugangskontrolle ist das der Punkt, an dem am meisten Zeit verloren geht.
- Erste Hilfe leisten bis zum Eintreffen des Rettungsdienstes.
- Dokumentieren, sobald die Lage es zulässt.
Punkt vier wird fast immer vergessen und kostet in verschlossenen Bürogebäuden regelmäßig mehrere Minuten. Er gehört ausdrücklich benannt, mit einer klaren Zuständigkeit.
Besondere Situationen im Büro
Zwei Konstellationen verdienen eine eigene Regelung, weil die Standardorganisation dort nicht greift.
Alleinarbeit. Wer außerhalb der Kernzeit allein im Gebäude ist, kann im Notfall niemanden rufen. Für regelmäßige Alleinarbeit gehört eine Regelung in die Gefährdungsbeurteilung, etwa eine Meldepflicht beim Verlassen des Gebäudes oder eine telefonische Erreichbarkeitskontrolle.
Homeoffice. Beschäftigte im Homeoffice sind versichert, aber allein. Die Meldekette muss auch dort funktionieren: Wer wird informiert, wenn sich jemand zu Hause bei der Arbeit verletzt, und wie erfährt der Betrieb überhaupt davon. Mehr dazu in Homeoffice und Telearbeit im Arbeitsschutz.
Die Dokumentation und die Fünf-Jahres-Frist
Jede Erste-Hilfe-Leistung ist zu dokumentieren, auch das einzelne Pflaster (§ 24 DGUV Vorschrift 1). Die Aufzeichnung ist fünf Jahre verfügbar zu halten. Erfasst werden Datum und Uhrzeit, die betroffene Person, Hergang und Art der Verletzung, die geleistete Hilfe und die Person, die geholfen hat.
Der Grund für die Dokumentation ist praktisch, nicht bürokratisch: Aus einer scheinbar harmlosen Verletzung kann Wochen später ein Versicherungsfall werden. Dann ist der Eintrag der einzige Beleg dafür, dass sich der Vorfall bei der Arbeit ereignet hat. Fehlt er, wird der Zusammenhang schwer nachweisbar.
Wichtig ist der Datenschutz: Die Aufzeichnungen enthalten Gesundheitsdaten. Ein Verbandbuch, das offen neben dem Verbandkasten liegt, ist deshalb problematisch. Die Dokumentation gehört an einen Ort, an dem nur befugte Personen Einsicht haben.
Die Grenze zur Unfallanzeige
Erste-Hilfe-Dokumentation und Unfallanzeige sind zwei verschiedene Dinge. Dokumentiert wird jede Hilfeleistung. Angezeigt wird ein Unfall der Berufsgenossenschaft erst, wenn die verletzte Person mehr als drei Tage arbeitsunfähig ist oder der Unfall tödlich endet (§ 193 SGB VII).
Beides greift ineinander: Der Eintrag in der Dokumentation ist häufig die Grundlage, aus der später die Anzeige erstellt wird, wenn sich herausstellt, dass die Arbeitsunfähigkeit die Schwelle überschreitet. Die Fristen und die Rechenweise stehen in Arbeitsunfall im Büro: Meldung, Fristen und Dokumentation.
Was bei einer Prüfung verlangt wird
Zur Ersten Hilfe fragt eine Aufsichtsperson typischerweise nach fünf Dingen. Wer sie beisammen hat, ist auskunftsfähig:
- Namen und Ausbildungsstand der Ersthelfer, mit den Teilnahmebescheinigungen und dem Datum der letzten Fortbildung.
- Erste-Hilfe-Material: Standort, Vollständigkeit, Haltbarkeit.
- Der Aushang, aktuell und sichtbar angebracht.
- Die Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistungen der letzten fünf Jahre.
- Der Abschnitt der Gefährdungsbeurteilung, aus dem sich die Erste-Hilfe-Organisation ableitet.
Am häufigsten fehlt der Ausbildungsstand: Die Ersthelfer sind benannt, die Zwei-Jahres-Frist ist aber ohne Nachhalten abgelaufen. Wie Sie auf eine solche Anfrage insgesamt reagieren, steht in Brief von der Berufsgenossenschaft; wo Ihr Betrieb steht, schätzt der VBG-Risiko-Check ein.
Teil des großen Ganzen
Erste Hilfe ist einer von mehreren Bausteinen, zusammen mit Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung und Dokumentation. Die Meldekette gehört in jede jährliche Unterweisung, damit im Ernstfall niemand überlegen muss, wen er ruft. Einen Überblick über alle Pflichten gibt Arbeitssicherheit im Büro: die wichtigsten Pflichten.
Safety Club sorgt dafür, dass die Organisation der Ersten Hilfe für Büro- und Verwaltungsbetriebe steht und dokumentiert ist, begleitet von einer Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort. Lassen Sie sich beraten, wenn Sie unsicher sind, wie viele Ersthelfer Sie brauchen.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.
