Ist die Gefährdungsbeurteilung auch bei nur zwei Beschäftigten Pflicht?

Ja. § 5 ArbSchG kennt keine Untergrenze. Sobald Sie Beschäftigte haben, müssen Sie die Arbeitsbedingungen beurteilen. Der Umfang richtet sich nach der Zahl der Beschäftigten und der Art der Tätigkeit, die Pflicht selbst nicht.

Muss die Gefährdungsbeurteilung schriftlich vorliegen?

Ja. Nach § 6 ArbSchG sind das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung zu dokumentieren. Eine mündliche Beurteilung erfüllt die Pflicht nicht und ist bei einer Besichtigung nicht nachweisbar.

Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?

Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht. Fortzuschreiben ist sie immer dann, wenn sich etwas ändert: neue Arbeitsplätze, Umzug, Umbau, neue Arbeitsmittel, neue Tätigkeiten oder nach einem Unfall. Unabhängig davon ist eine regelmäßige Überprüfung sinnvoll, in Bürobetrieben üblicherweise jährlich.

Gehört die psychische Belastung wirklich dazu?

Ja, ausdrücklich. § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG nennt psychische Belastungen bei der Arbeit als einen der zu betrachtenden Gefährdungsfaktoren. Eine Gefährdungsbeurteilung ohne diesen Teil ist unvollständig.

Wer haftet, wenn die Gefährdungsbeurteilung fehlt?

Verantwortlich ist der Arbeitgeber, also die Unternehmensleitung. Das Fehlen ist eine Ordnungswidrigkeit nach dem Arbeitsschutzgesetz. Schwerer wiegt meist die Situation nach einem Unfall: Ohne dokumentierte Beurteilung lässt sich kaum belegen, dass die Gefährdung erkannt und eine Maßnahme getroffen wurde.

Reicht eine Vorlage aus dem Internet?

Als Startpunkt ja, als Ergebnis nein. Eine Vorlage kann die Struktur liefern, aber nicht die Beurteilung Ihrer konkreten Räume, Arbeitsplätze und Tätigkeiten ersetzen. Genau diese Konkretheit ist es, worauf bei einer Besichtigung geschaut wird.

Gilt die Gefährdungsbeurteilung auch für Homeoffice-Arbeitsplätze?

Ja, die Beurteilung der Tätigkeit endet nicht an der Bürotür. Die Ausgestaltung unterscheidet sich allerdings danach, ob es sich um Telearbeit im Sinne der Arbeitsstättenverordnung oder um mobiles Arbeiten handelt. Mehr dazu im Beitrag zu Homeoffice und Telearbeit.

Gefährdungsbeurteilung für den Büroarbeitsplatz

Die Gefährdungsbeurteilung ist für jeden Arbeitgeber mit Beschäftigten Pflicht, vom Handwerksbetrieb bis zum reinen Büroarbeitsplatz (§ 5 ArbSchG). Sie ist keine einmalige Formsache, sondern die Grundlage des gesamten Arbeitsschutzes: Erst wenn dokumentiert ist, welche Gefährdungen bestehen, lassen sich Maßnahmen begründen. Das Ergebnis ist nach § 6 ArbSchG schriftlich festzuhalten.

Warum sie im Büro besonders oft fehlt

In Produktion und Handwerk ist die Gefährdung sichtbar: Maschinen, Gefahrstoffe, Lasten. Im Büro fehlt dieser Auslöser, und daraus entsteht der verbreitete Fehlschluss, es gebe nichts zu beurteilen. Das Arbeitsschutzgesetz unterscheidet aber nicht nach Branche, sondern verlangt die Beurteilung der Arbeitsbedingungen für jeden Arbeitsplatz.

Tatsächlich sind Bürogefährdungen gut dokumentiert und zahlenmäßig relevant. Stolper-, Rutsch- und Sturzunfälle sind die typische Unfallart in Verwaltungsbetrieben. Dazu kommen Belastungen, die sich nicht als Unfall zeigen, sondern über Jahre: Fehlhaltung am Bildschirm, unzureichende Beleuchtung, dauerhafte psychische Belastung durch Arbeitsverdichtung.

Was in eine Büro-Gefährdungsbeurteilung gehört

Die folgenden Bereiche decken den Regelfall eines Büro- oder Verwaltungsbetriebs ab. Jeder Bereich wird pro Arbeitsplatz oder Arbeitsplatztyp durchgegangen, nicht pauschal für den Betrieb:

Bildschirmarbeit und Ergonomie: Sitzhaltung, Monitorhöhe und -abstand, Tastatur und Maus, Beleuchtung, Blendung, Bildschirmpausen. Grundlage ist unter anderem die DGUV Information 215-410. Praxisdetails in Bildschirmarbeitsplatz richtig einrichten.
Raum, Wege und Arbeitsstätte: Verkehrswege, Stolperstellen wie lose Kabel und Teppichkanten, Fluchtwege und deren Freihaltung, Raumklima, Lärm im Großraum, Lagerung in Regalen und Schränken.
Elektrische Betriebsmittel: Zustand und wiederkehrende Prüfung von Notebooks, Netzteilen, Mehrfachsteckdosen und Küchengeräten. Die Fristen dafür ermittelt der Prüffristen-Rechner nach DGUV Vorschrift 3.
Brandschutz: Feuerlöscher und deren Erreichbarkeit, Flucht- und Rettungswege, Alarmierung, Brandschutzhelfer. Hintergrund in Brandschutz im Büro.
Erste Hilfe: Ersthelfer in ausreichender Zahl, erreichbares Erste-Hilfe-Material, Meldekette, Aushang. Siehe Erste Hilfe im Büro.
Psychische Belastung: ausdrücklich Bestandteil nach § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG. Warum dieser Teil regelmäßig fehlt und wie er praktisch erhoben wird, steht in Psychische Belastung in der Gefährdungsbeurteilung.
Besondere Personengruppen: Schwangere und stillende Mütter, Jugendliche, Beschäftigte mit Behinderung. Für sie können zusätzliche Beurteilungen und Maßnahmen erforderlich sein.
Homeoffice und mobiles Arbeiten: soweit im Betrieb vorgesehen, siehe Homeoffice und Telearbeit im Arbeitsschutz.

Welche dieser Punkte bei Ihnen bereits erledigt sind und wo Lücken bestehen, können Sie mit der Büro-Checkliste Arbeitssicherheit als Vorlage durchgehen, bevor die Fachkraft zur ersten Begehung kommt. Das verkürzt den Termin erheblich.

Wer sie erstellt und wer verantwortlich bleibt

Verantwortlich ist immer der Arbeitgeber. Diese Verantwortung lässt sich organisatorisch delegieren, aber nicht abgeben: Auch wenn eine externe Fachkraft die Beurteilung erstellt, bleibt die Unternehmensleitung dafür verantwortlich, dass sie existiert, aktuell ist und die Maßnahmen umgesetzt werden.

In der Praxis arbeiten beide Seiten zusammen. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit bringt die Methodik, die Kenntnis der Vorschriften und den Blick von außen mit. Der Betrieb kennt die Abläufe, die Räume und die Tätigkeiten. Der Betriebsarzt steuert die arbeitsmedizinische Perspektive bei, insbesondere bei psychischer Belastung und bei besonderen Personengruppen. Sind Sicherheitsbeauftragte bestellt, werden sie eingebunden; ein vorhandener Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte.

In vier Schritten starten

Der häufigste Grund, warum keine Gefährdungsbeurteilung vorliegt, ist nicht Ablehnung, sondern der unklare Anfang. Diese vier Schritte reichen für den Einstieg:

Arbeitsbereiche erfassen. Listen Sie Tätigkeiten und Arbeitsplatztypen auf, nicht jede einzelne Person. In einem Büro sind das oft nur eine Handvoll: Bildschirmarbeitsplatz, Empfang, Lager oder Archiv, Teeküche, Homeoffice.
Gefährdungen ermitteln. Gehen Sie je Bereich die Punkte aus dem Abschnitt oben durch. Notieren Sie, was tatsächlich vorgefunden wurde, nicht was vorgesehen ist.
Maßnahmen festlegen und umsetzen. Jede Maßnahme bekommt eine verantwortliche Person und eine Frist. Ohne beides bleibt sie eine Absichtserklärung. Beachten Sie die Rangfolge: technische Lösungen vor organisatorischen, organisatorische vor persönlichen.
Wirksamkeit prüfen und fortschreiben. Prüfen Sie nach Ablauf der Frist, ob die Maßnahme wirkt, und halten Sie das Ergebnis fest. Genau dieser vierte Schritt fehlt in der Praxis am häufigsten.

Ein Bürobeispiel, konkret durchgearbeitet

Damit greifbar wird, wie fein die Beurteilung sein muss: Ein Verwaltungsbetrieb mit 18 Beschäftigten auf zwei Etagen, ein Empfang, ein Archiv im Untergeschoss, eine Teeküche je Etage. Für den Arbeitsplatztyp „Bildschirmarbeitsplatz Großraum“ könnten die Einträge so aussehen:

Gefährdung: Blendung durch Sonneneinstrahlung an sechs Fensterplätzen ab dem Nachmittag. Maßnahme: Blendschutz nachrüsten, Verantwortung Facility, Frist bis Ende des Quartals. Wirksamkeit: nach Einbau durch Rückfrage bei den Betroffenen prüfen.
Gefährdung: Stolpergefahr durch Kabel an vier Steharbeitsplätzen. Maßnahme: Kabelkanäle, Verantwortung Facility, Frist vier Wochen.
Gefährdung: Fluchtweg im Untergeschoss durch gelagerte Aktenkartons eingeengt. Maßnahme: Lagerfläche ausweisen, Fluchtweg markieren, Verantwortung Archivleitung, Frist zwei Wochen. Das ist der Punkt, der bei einer Besichtigung als Erstes auffällt.
Gefährdung: psychische Belastung durch Erreichbarkeitserwartung außerhalb der Arbeitszeit. Maßnahme: Regelung zur Erreichbarkeit schriftlich fassen, Verantwortung Geschäftsführung, Frist bis zum nächsten Quartalsgespräch.

Vier Einträge für einen Arbeitsplatztyp, jeder mit Maßnahme, Verantwortung und Frist. Für den gesamten Betrieb kommen typischerweise fünf bis sieben solcher Arbeitsplatztypen zusammen. Das ist überschaubar, aber es ist deutlich mehr als ein Deckblatt.

Wann sie fortzuschreiben ist

Eine feste Frist nennt das Arbeitsschutzgesetz nicht, wohl aber Anlässe. Fortzuschreiben ist die Beurteilung insbesondere bei:

neuen oder veränderten Arbeitsplätzen, etwa durch Umzug, Umbau oder Desksharing,
neuen Arbeitsmitteln oder Verfahren, auch bei rein digitalen Änderungen mit Auswirkung auf die Belastung,
neuen Tätigkeiten oder veränderten Aufgabenzuschnitten,
nach einem Arbeitsunfall oder Beinaheunfall, siehe Arbeitsunfall im Büro,
geänderten Vorschriften oder neuen Erkenntnissen,
und unabhängig davon in einem regelmäßigen Turnus, in Bürobetrieben üblicherweise jährlich.

Wichtig für die Nachweisführung: Fortschreiben heißt nicht überschreiben. Halten Sie fest, wann was geändert wurde. Eine Beurteilung, die nur den aktuellen Stand zeigt, kann nach einem Unfall nicht belegen, was zum Unfallzeitpunkt galt.

Die Rangfolge der Maßnahmen

Nicht jede Maßnahme ist gleichwertig. § 4 ArbSchG gibt eine Rangfolge vor, die in der Beurteilung sichtbar werden sollte: Gefährdungen sind vorrangig an der Quelle zu beseitigen, technische Lösungen gehen organisatorischen vor, organisatorische gehen personenbezogenen vor.

Im Büro heißt das konkret: Ein zu tiefer Monitor wird durch einen höhenverstellbaren Arbeitsplatz gelöst, nicht durch den Hinweis, auf die Haltung zu achten. Ein Kabel im Verkehrsweg gehört in einen Kanal, nicht in eine Unterweisung. Erst wenn technische und organisatorische Mittel ausgeschöpft sind, kommen Verhaltensregeln und persönliche Schutzausrüstung. Eine Beurteilung, in der ausschließlich Unterweisungen als Maßnahme stehen, kehrt diese Rangfolge um und hält einer Prüfung selten stand.

Aufbewahrung, Zugriff und Datenschutz

Die Gefährdungsbeurteilung ist kein Archivdokument, sondern ein Arbeitsmittel. Sie sollte dort liegen, wo die Verantwortlichen sie im Alltag erreichen, und bei einer Besichtigung ohne Suchen vorzeigbar sein. Eine Fassung im Postfach der Geschäftsführung erfüllt beides nicht.

Drei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen. Erstens gehören frühere Fassungen aufbewahrt, nicht überschrieben, damit nachvollziehbar bleibt, was zu welchem Zeitpunkt galt. Zweitens haben Beschäftigte ein Recht darauf, die sie betreffenden Ergebnisse zu erfahren; die Unterweisung ist der übliche Weg dafür. Drittens enthält der Teil zur psychischen Belastung je nach Erhebungsmethode sensible Angaben. Befragungen sind so auszuwerten, dass keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind, in kleinen Teams also nur zusammengefasst.

Die häufigsten Fehler in Bürobetrieben

Nur ein Deckblatt. Eine allgemeine Aussage wie „Bürotätigkeit, geringe Gefährdung“ ist keine Beurteilung, sondern deren Vermeidung.
Psychische Belastung ausgelassen. Der mit Abstand häufigste inhaltliche Mangel.
Maßnahmen ohne Verantwortliche und Frist. Damit ist die Wirksamkeitsprüfung von vornherein unmöglich.
Keine Fortschreibung nach dem Umzug. Neue Räume, alte Beurteilung: ein Klassiker, der bei einer Besichtigung sofort auffällt, weil sich Raumzuschnitt und Fluchtwege im Dokument nicht wiederfinden.
Unterweisung nicht angeschlossen. Die Ergebnisse der Beurteilung sind Grundlage der Unterweisung nach § 12 ArbSchG. Wann die nächste fällig wird, zeigt der Unterweisungs-Fristenrechner.

Wie sich diese Fehler in einer bestehenden Beurteilung erkennen und beheben lassen, steht ausführlich in 7 Fehler bei der Gefährdungsbeurteilung, inklusive einer Fünf-Schritte-Prüfung für die eigene Unterlage.

Safety Club übernimmt die Gefährdungsbeurteilung für Büro- und Verwaltungsbetriebe als Teil der Betreuung, erstellt von einer Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort und automatisch prüfungssicher dokumentiert. Was das kostet, hängt vor allem an der Beschäftigtenzahl, mehr dazu in Was kostet eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.