Gilt die Pflicht auch für ein Büro mit nur drei Beschäftigten?

Ja. Das Arbeitssicherheitsgesetz kennt keine Untergrenze. Sobald Sie regelmäßig Beschäftigte haben, müssen sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung sichergestellt sein. Für sehr kleine Betriebe ist der Umfang gering und das Unternehmermodell nach Anlage 3 meist der praktikabelste Weg.

Ab wie vielen Beschäftigten muss ich eine Fachkraft fest bestellen?

Ab mehr als 50 Beschäftigten ist die Regelbetreuung mit fest bestellter Fachkraft für Arbeitssicherheit verpflichtend. Bis 50 Beschäftigte ist alternativ das Unternehmermodell zulässig, bei dem sich die Unternehmensleitung selbst qualifiziert. Eine Untergrenze gibt es dabei nicht.

Zählen Teilzeitkräfte und Aushilfen mit?

Für die Schwellenwerte kommt es auf die Zahl der Beschäftigten an, nicht auf Vollzeitäquivalente. Teilzeitkräfte, Aushilfen und in der Regel auch Auszubildende zählen mit. Im Zweifel entscheidet die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.

Ersetzt der Betriebsarzt die Fachkraft für Arbeitssicherheit?

Nein. Es sind zwei getrennte Pflichten nach § 2 und § 5 ASiG. Beide müssen bestellt sein, und seit der Neufassung der DGUV Vorschrift 2 muss auf jede der beiden Seiten ein Mindestanteil der Einsatzzeiten entfallen.

Reicht es, wenn eine Mitarbeiterin die Sicherheitsbeauftragten-Schulung macht?

Nein. Sicherheitsbeauftragte nach § 22 SGB VII sind eine eigene Rolle mit unterstützender Funktion und ersetzen die Fachkraft für Arbeitssicherheit nicht. Die Fachkraft ist ab dem ersten Beschäftigten sicherzustellen, Sicherheitsbeauftragte seit Mai 2026 ab 50; wo beide greifen, brauchen Sie beides.

Was passiert bei einer Betriebsbesichtigung, wenn keine Fachkraft bestellt ist?

Die Aufsichtsperson wird die Bestellung, die Gefährdungsbeurteilung und die Unterweisungsnachweise sehen wollen. Fehlen sie, folgt in der Regel zunächst eine Frist zur Nachbesserung. Die fehlende Bestellung ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld belegt werden.

Was hat sich zum 1. Januar 2026 geändert?

Für Betriebe der Betreuungsgruppe III, also den klassischen Bürobetrieb, gilt ein Pro-Kopf-Faktor von 0,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr für die Grundbetreuung, und mindestens 20 Prozent davon müssen auf die Fachkraft für Arbeitssicherheit entfallen. Den gesamten Anteil auf den Betriebsarzt zu legen, ist damit nicht mehr möglich.

Braucht ein Büro eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?

Ja. Jeder Arbeitgeber mit regelmäßig Beschäftigten muss sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung sicherstellen, so schreibt es das Arbeitssicherheitsgesetz vor. Eine Untergrenze gibt es nicht. Welches Betreuungsmodell gilt und ob Sie eine Fachkraft fest bestellen müssen, richtet sich vor allem nach der Beschäftigtenzahl: Fest bestellen müssen Sie erst ab mehr als 50 Beschäftigten, darunter sind vereinfachte Modelle zulässig. Die Pflicht zur Betreuung entfällt dadurch nicht, nur die Form ändert sich.

Die Pflicht gilt, die Form ist wählbar

Das Arbeitssicherheitsgesetz verpflichtet Arbeitgeber, Betriebsärzte (§ 2 ASiG) und Fachkräfte für Arbeitssicherheit (§ 5 ASiG) zu bestellen. Es macht dabei keine Ausnahme für Büros, für Kleinstbetriebe oder für Branchen mit geringer Gefährdung. Was sich unterscheidet, ist nicht das Ob, sondern der Umfang und die zulässige Organisationsform.

Die DGUV Vorschrift 2 konkretisiert das und staffelt die zulässige Organisationsform nach Betriebsgröße. Seit der Neufassung zum 1. Januar 2026 gilt:

Bis 50 Beschäftigte: Das Unternehmermodell nach Anlage 3 ist zulässig, ohne Untergrenze. Unternehmerin oder Unternehmer nehmen an Motivations- und Informationsmaßnahmen teil, qualifizieren sich also selbst, und holen sicherheitstechnische sowie betriebsärztliche Fachkunde bedarfsorientiert hinzu.
Mehr als 50 Beschäftigte: Die Regelbetreuung ist verpflichtend. Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit und ein Betriebsarzt sind fest zu bestellen, mit einem festgelegten Stundenumfang.

Beide Wege erfüllen die Pflicht. Der Unterschied liegt darin, wie viel Verantwortung und Zeitaufwand im eigenen Haus bleibt. Welcher Weg für Ihre Betriebsgröße zulässig ist und welche weiteren Pflichten daran hängen, zeigt der Pflichten-Schnellcheck in unter einer Minute.

Die Schwellen, die für Bürobetriebe wirklich zählen

In der Praxis entscheidet nicht eine einzige Zahl, sondern eine Kette von Schwellen. Diese vier sind für Büro- und Verwaltungsbetriebe die relevanten:

Ab dem ersten Beschäftigten: Gefährdungsbeurteilung (§ 5 ArbSchG), Unterweisung (§ 12 ArbSchG), Erste-Hilfe-Organisation sowie die Bestellung von Fachkraft und Betriebsarzt dem Grunde nach.
Ab mehr als 20 Beschäftigten: Ein Arbeitsschutzausschuss ist einzurichten, der mindestens einmal je Kalendervierteljahr zusammentritt (§ 11 ASiG). Details in Arbeitsschutzausschuss: Pflicht ab wann?.
Ab 50 Beschäftigten: Sicherheitsbeauftragte sind zu bestellen (§ 22 SGB VII, seit dem 29. Mai 2026; zwischen 20 und 49 nur bei besonderer Gefährdung, im klassischen Büro meist nicht). Mehr dazu in Sicherheitsbeauftragter im Büro.
Ab mehr als 50 Beschäftigten: Das Unternehmermodell endet, die Regelbetreuung mit fest bestellter Fachkraft wird Pflicht.

Auffällig ist die Häufung um die 50. Wächst ein Büro über 20 Beschäftigte, kommt der Arbeitsschutzausschuss hinzu; ab 50 kommen Sicherheitsbeauftragte und die Regelbetreuung mit fest bestellter Fachkraft dazu. Die 20er-Schwelle für den Ausschuss wird in der Praxis oft übersehen, weil sie nicht an einen Umzug oder eine neue Tätigkeit gekoppelt ist, sondern still mit der nächsten Einstellung eintritt.

Wie viel Betreuung ein Büro tatsächlich braucht

Büro- und Verwaltungsbetriebe fallen in die Betreuungsgruppe III, die niedrigste der drei Gefährdungsstufen. Seit der Neufassung der DGUV Vorschrift 2 zum 1. Januar 2026 gilt dort ein einfacher Pro-Kopf-Faktor: 0,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr für die Grundbetreuung, gemeinsam für Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt.

Neu und praktisch bedeutsam ist die Untergrenze: Mindestens 20 Prozent der Stunden müssen auf die Fachkraft für Arbeitssicherheit entfallen. Das früher verbreitete Ausweichen, den gesamten Anteil dem Betriebsarzt zuzuweisen und die Fachkraft faktisch einzusparen, ist damit ausgeschlossen.

Drei Rechenbeispiele machen die Größenordnung greifbar:

Büro mit 12 Beschäftigten: 12 mal 0,5 Stunden ergeben 6,0 Stunden Grundbetreuung im Jahr. Bei einer Aufteilung von 60 zu 40 entfallen 3,6 Stunden auf die Fachkraft und 2,4 Stunden auf den Betriebsarzt. Eine fest bestellte Fachkraft ist bei dieser Größe nicht nötig, das Unternehmermodell reicht.
Büro mit 35 Beschäftigten: 35 mal 0,5 Stunden ergeben 17,5 Stunden im Jahr. In diesem Bereich, bis 50 Beschäftigte, ist das Unternehmermodell zulässig.
Büro mit 65 Beschäftigten: 65 mal 0,5 Stunden ergeben 32,5 Stunden im Jahr. Das Unternehmermodell scheidet aus, die Regelbetreuung mit bestellter Fachkraft ist Pflicht.

Dazu kommt in jedem Fall die betriebsspezifische Betreuung, die sich nach dem tatsächlichen Anlass richtet. Ihre eigenen Werte inklusive Aufteilung liefert der Einsatzzeiten-Rechner.

Fachkraft und Betriebsarzt sind zwei Pflichten, nicht eine

Ein verbreiteter Irrtum in Bürobetrieben ist, dass eine der beiden Rollen genügt. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt stehen in unterschiedlichen Paragrafen des Arbeitssicherheitsgesetzes und haben unterschiedliche Aufgaben.

Die Fachkraft betrachtet die Arbeitsplätze, die Arbeitsmittel und die Organisation: Ergonomie am Bildschirmarbeitsplatz, Fluchtwege, elektrische Betriebsmittel, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung. Der Betriebsarzt bringt die arbeitsmedizinische Seite ein: Vorsorge, Eignungsfragen, Beratung zu Belastungen. Beide Rollen ergänzen sich, keine ersetzt die andere. Was der Betriebsarzt im Büro konkret leistet, steht in Betriebsarzt im Büro.

Entscheidungshilfe: Welches Modell passt zu Ihrem Büro?

Vier Fragen führen in den meisten Bürobetrieben zu einer klaren Antwort:

Haben Sie mehr als 50 Beschäftigte? Dann ist die Frage entschieden: Regelbetreuung mit fest bestellter Fachkraft.
Liegen Sie darunter, wächst der Betrieb aber spürbar? Dann lohnt es sich, gleich in die Regelbetreuung zu gehen, statt in ein bis zwei Jahren umzustellen und zwei Systeme aufzubauen.
Wollen und können Sie die Schulungen selbst absolvieren und den Arbeitsschutz dauerhaft selbst steuern? Wenn ja, ist das Unternehmermodell eine echte Option (zulässig bei bis 50 Beschäftigten). Wenn die Zeit realistisch nicht da ist, wird daraus eine Dokumentationslücke.
Gibt es besondere Anlässe im laufenden Jahr, etwa Umzug, Umbau, Einführung von Homeoffice oder einen zurückliegenden Unfall? Dann steigt der betriebsspezifische Anteil, und externe Fachkunde ist ohnehin nötig. Was eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit leistet und woran Sie ein belastbares Angebot erkennen, steht dort im Detail.

Was die Fachkraft im Büro konkret tut

Die Vorstellung, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit sei vor allem für Maschinen und Schutzhelme zuständig, hält sich hartnäckig. In einem Bürobetrieb sieht die Arbeit anders aus, ist aber nicht weniger konkret. Typischerweise gehören dazu:

Begehung der Arbeitsplätze: Bildschirmhöhe, Beleuchtung, Verkehrswege, Stolperstellen, Lagerung in Regalen und Schränken.
Erstellen und Fortschreiben der Gefährdungsbeurteilung, einschließlich der psychischen Belastung nach § 5 Abs. 3 ArbSchG.
Beratung bei Veränderungen: Umzug, Umbau, neue Arbeitsmittel, Einführung von Homeoffice oder Desksharing.
Unterstützung bei der Unterweisung nach § 12 ArbSchG und bei der Nachweisführung. Wann die nächste fällig ist, zeigt der Unterweisungs-Fristenrechner.
Mitwirkung im Arbeitsschutzausschuss und Beratung der Sicherheitsbeauftragten.
Unfalluntersuchung und Ableitung von Maßnahmen, siehe Arbeitsunfall im Büro.

Der Zeitaufwand dafür ist gering, die Wirkung nicht: Ein großer Teil der Unfälle in Verwaltungsbetrieben entfällt auf Stolpern, Rutschen und Stürzen, also auf genau die Punkte, die bei einer Begehung auffallen.

Wenn der Betrieb über 50 wächst

Der Wechsel vom Unternehmermodell zur Regelbetreuung passiert nicht automatisch und wird selten rechtzeitig bemerkt. Wer im Frühjahr drei Personen einstellt und damit von 49 auf 52 wächst, ist ab diesem Zeitpunkt regelbetreuungspflichtig.

Praktisch heißt das: Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit ist schriftlich zu bestellen, der Betreuungsumfang ist festzulegen und zu dokumentieren, und die bisher selbst wahrgenommenen Aufgaben gehen in eine geregelte Betreuung über. Wer das erst bei der nächsten Besichtigung bemerkt, steht mit einer Lücke in der Dokumentation da, die sich rückwirkend nicht schließen lässt.

Zwei Punkte helfen, den Übergang nicht zu verpassen: die Beschäftigtenzahl einmal jährlich bewusst gegen die Schwellen 20 und 50 prüfen, und bei absehbarem Wachstum die Betreuung frühzeitig umstellen, statt auf das Überschreiten zu warten.

Was Sie konkret vorweisen müssen

Wenn ein Schreiben der Berufsgenossenschaft eintrifft oder ein Großkunde einen Nachweis verlangt, wird selten nach dem Betreuungsmodell gefragt. Gefragt wird nach Dokumenten. Diese fünf sollten greifbar sein:

Die schriftliche Bestellung von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt, oder der Nachweis der Teilnahme am Unternehmermodell.
Die Gefährdungsbeurteilung einschließlich psychischer Belastung, dokumentiert nach § 6 ArbSchG.
Die Unterweisungsnachweise mit Datum, Inhalt und Unterschriften.
Der Betreuungsnachweis über die tatsächlich geleisteten Einsatzzeiten.
Ab mehr als 20 Beschäftigten die ASA-Protokolle, ab 50 zusätzlich die Bestellung der Sicherheitsbeauftragten.

Fehlt davon etwas, ist das in aller Regel kein Grund für ein sofortiges Bußgeld, sondern für eine Frist. Unangenehm wird es erst, wenn nach einem Unfall rückwirkend belegt werden muss, dass die Organisation stand.

Genau diesen Teil übernimmt Safety Club für Büro- und Verwaltungsbetriebe: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation. Wie der Einstieg abläuft, sehen Sie im Ablauf in vier Schritten.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von ASiG und DGUV Vorschrift 2 sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.