Ab wie vielen Beschäftigten braucht ein Büro einen Sicherheitsbeauftragten?

Seit der Neuregelung des § 22 SGB VII zum 29. Mai 2026 ab 50 regelmäßig Beschäftigten. Zwischen 20 und 49 nur bei besonderer Gefährdung für Leben und Gesundheit, im klassischen Büro also meist nicht. Unter 20 besteht keine Pflicht. Eine freiwillige Bestellung ist in jeder Größe zulässig und oft sinnvoll, weil sie den Meldeweg für Mängel klärt.

Wie viele Sicherheitsbeauftragte brauchen wir?

Die Zahl richtet sich nach Anlage 2 der DGUV Vorschrift 1 und hängt an Beschäftigtenzahl, Gefährdungen und räumlicher Verteilung. Für einen einzelnen Bürostandort genügt meist eine Person. Bei mehreren Etagen, Standorten oder Schichten sollte je Bereich jemand in räumlicher und zeitlicher Nähe erreichbar sein.

Ersetzt der Sicherheitsbeauftragte die Fachkraft für Arbeitssicherheit?

Nein. Es sind zwei getrennte Rollen aus zwei verschiedenen Rechtsgrundlagen. Die Fachkraft nach ASiG ist ab dem ersten Beschäftigten sicherzustellen, der Sicherheitsbeauftragte ist die Person im Alltag vor Ort. Wo beide Pflichten greifen, brauchen Sie beides nebeneinander.

Muss die Bestellung schriftlich erfolgen?

Ja, die Bestellung erfolgt schriftlich durch den Arbeitgeber. Der Betriebs- oder Personalrat ist zu beteiligen. Die Bestellung sollte Aufgaben, Zuständigkeitsbereich und Zeitrahmen benennen und in den Arbeitsschutzunterlagen abgelegt werden.

Bekommt der Sicherheitsbeauftragte eine Schulung?

Ja. Für Aus- und Fortbildung ist er während der Arbeitszeit freizustellen. Die Berufsgenossenschaften bieten passende Seminare an, für Mitgliedsbetriebe häufig kostenfrei. Die Teilnahmenachweise gehören in die Dokumentation.

Sicherheitsbeauftragter im Büro: ab wann Pflicht?

Q: Zählen Teilzeitkräfte und Auszubildende mit?

Ja. Maßgeblich ist die Zahl der regelmäßig Beschäftigten, nicht die Zahl der Vollzeitstellen. Teilzeitkräfte, Auszubildende und in der Regel auch Leiharbeitnehmer zählen mit. Bei Grenzfällen entscheidet die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.

Q: Haftet ein Sicherheitsbeauftragter persönlich?

Nein, aus dem Amt entsteht keine erweiterte persönliche Haftung. Die arbeitsschutzrechtliche Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber und den Führungskräften. Der Sicherheitsbeauftragte unterstützt, er weist nicht an und trägt keine Durchsetzungsverantwortung.

Ein Sicherheitsbeauftragter ist Pflicht, sobald in einem Betrieb regelmäßig mindestens 50 Beschäftigte tätig sind, und das gilt seit der Neuregelung des § 22 SGB VII zum 29. Mai 2026 auch für reine Büro- und Verwaltungsbetriebe. Zwischen 20 und 49 Beschäftigten besteht die Pflicht nur bei besonderer Gefährdung für Leben und Gesundheit, im klassischen Büro also in der Regel nicht. Unter 20 Beschäftigten muss niemand bestellt werden. Freiwillig ist eine Bestellung in jeder Größe möglich und in der Praxis oft sinnvoll.

Wer zählt bei der Schwelle mit?

Gezählt werden die regelmäßig im Betrieb Beschäftigten, nicht die Vollzeitstellen. Teilzeitkräfte, Auszubildende und in der Regel auch Leiharbeitnehmer sind zu berücksichtigen. Wer knapp unter oder über der Grenze liegt, sollte die Zählweise mit der zuständigen Berufsgenossenschaft abstimmen. Dort sind auch die branchenspezifischen Vorgaben hinterlegt.

Welche Aufgaben hat ein Sicherheitsbeauftragter?

Der Sicherheitsbeauftragte unterstützt den Arbeitgeber bei der Umsetzung des Arbeitsschutzes, nebenbei und ehrenamtlich, nicht als eigene Funktion mit Weisungsrecht. Typische Aufgaben im Büro:

Auf sichere Zustände achten, etwa freie Fluchtwege, intakte Kabelführungen oder erreichbare Verbandkästen.
Kolleginnen und Kollegen auf riskantes Verhalten ansprechen, zum Beispiel bei blockierten Türen.
Mängel und Beinaheunfälle an die Führungskraft oder die Fachkraft für Arbeitssicherheit melden.
Bei Begehungen, Unterweisungen und in der Gefährdungsbeurteilung mitwirken.
In Betrieben mit mehr als 20 Beschäftigten im Arbeitsschutzausschuss mitarbeiten.

Was ausdrücklich nicht dazugehört: Der Sicherheitsbeauftragte führt keine Prüfungen durch, erstellt keine Gefährdungsbeurteilung und trifft keine Entscheidungen über Maßnahmen. Er meldet, wirkt mit und berät aus der Perspektive des Arbeitsalltags. Wer die Rolle mit Aufgaben überfrachtet, für die Fachkunde nötig ist, überfordert sie und schafft eine Scheinsicherheit.

Wichtig: Der Sicherheitsbeauftragte trägt keine zusätzliche arbeitsschutzrechtliche Verantwortung. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber und den Führungskräften. Aus dem Amt entsteht auch keine erweiterte persönliche Haftung.

Ab wann sich eine freiwillige Bestellung lohnt

Unterhalb der Pflichtschwelle besteht keine gesetzliche Pflicht. Trotzdem sprechen zwei Gründe dafür, das Amt früher zu besetzen.

Erstens klärt es den Meldeweg. In kleinen Betrieben landen Mängel entweder direkt bei der Geschäftsführung oder nirgends. Eine benannte Ansprechperson senkt die Hemmschwelle, eine Kleinigkeit überhaupt zu melden, und genau die Kleinigkeiten sind es, die in Verwaltungsbetrieben zu Unfällen führen. Zweitens ist der Betrieb vorbereitet, wenn die Schwelle erreicht wird. Wer früh anfängt, hat beim Erreichen der 50 eine eingespielte Rolle statt einer neuen Baustelle.

Der Aufwand ist überschaubar: eine schriftliche Bestellung, ein Seminar der Berufsgenossenschaft und ein wenig Aufmerksamkeit im Alltag.

Wie viele Personen es tatsächlich braucht

Die Anzahl ergibt sich nicht aus einer festen Formel, sondern aus Anlage 2 der DGUV Vorschrift 1. Maßgeblich sind drei Faktoren: die Zahl der Beschäftigten, die im Betrieb bestehenden Unfall- und Gesundheitsgefahren und die räumliche Nähe. Der letzte Punkt wird am häufigsten unterschätzt.

Der Leitgedanke ist einfach: Ein Sicherheitsbeauftragter soll ansprechbar sein und mitbekommen, was im Alltag passiert. Wer im dritten Stock sitzt, bekommt Zustände im Untergeschoss nicht mit. Drei Konstellationen konkret:

Ein Standort, eine Etage, 60 Beschäftigte: In der Regel genügt eine Person.
Ein Standort, drei Etagen, 90 Beschäftigte: Eine Person pro Etage ist die naheliegende Lösung, weil Verkehrswege, Fluchtwege und Erste-Hilfe-Material je Etage unterschiedlich aussehen.
Zwei Standorte mit je 55 Beschäftigten: Mindestens eine Person je Standort. Eine gemeinsame Zuständigkeit über zwei Adressen hinweg erfüllt den Zweck der räumlichen Nähe nicht.

Eine schnelle Orientierung inklusive Standorten und Schichten gibt der Sicherheitsbeauftragte-Rechner. Welche Pflichten bei welcher Beschäftigtenzahl greifen, zeigt der Pflichten-Schnellcheck.

Wen Sie sinnvollerweise bestellen

Die Vorschrift macht keine Vorgaben zur Person, außer dass sie zeitnah und ortsnah tätig sein soll. In der Praxis bewähren sich vier Kriterien:

Kennt den Betrieb. Neue Kolleginnen und Kollegen in der Probezeit sind selten die richtige Wahl.
Ist im Alltag ansprechbar. Wer überwiegend im Außendienst oder im Homeoffice ist, bekommt zu wenig mit.
Hat Akzeptanz. Das Amt lebt davon, dass jemand einen Kollegen auf eine blockierte Tür ansprechen kann, ohne dass es als Kontrolle empfunden wird.
Ist nicht zwingend Führungskraft. Im Gegenteil: Eine Person ohne Weisungsbefugnis erfährt oft mehr über tatsächliche Zustände als eine Vorgesetzte.

Ungeeignet ist, wer bereits die Arbeitgeberverantwortung trägt. Die Geschäftsführung kann sich nicht selbst zum Sicherheitsbeauftragten bestellen, weil die Rolle gerade die unterstützende Gegenperspektive zur Verantwortlichenebene liefern soll.

So läuft die Bestellung ab

Die Bestellung erfolgt schriftlich durch den Arbeitgeber, nach Beteiligung des Betriebs- oder Personalrats. Sie sollte Aufgaben, Zuständigkeitsbereich und den Zeitrahmen benennen und in den Arbeitsschutzunterlagen abgelegt werden.

Für Aus- und Fortbildung ist der Sicherheitsbeauftragte während der Arbeitszeit freizustellen; die Berufsgenossenschaften bieten dafür passende Seminare an, häufig kostenfrei für Mitgliedsbetriebe. Die Teilnahmenachweise gehören zur Dokumentation.

Das Amt im Jahresverlauf

Der Aufwand ist gering, aber er ist nicht null, und er verteilt sich über das Jahr. Ein realistisches Bild für einen Bürostandort:

Laufend im Alltag: hinschauen und ansprechen. Freie Fluchtwege, Kabel im Verkehrsweg, ein Verbandkasten, der aufgefüllt gehört. Das kostet keine gesonderte Zeit, sondern ist eine Frage der Aufmerksamkeit.
Ein- bis zweimal im Jahr: Teilnahme an der Begehung mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Hier ist der Sicherheitsbeauftragte der wertvollste Beitrag, weil er weiß, wo die Kartons üblicherweise stehen, wenn niemand hinsieht.
Vierteljährlich, ab mehr als 20 Beschäftigten: Sitzung des Arbeitsschutzausschusses.
Anlassbezogen: Mitwirkung nach einem Unfall oder Beinaheunfall, bei einem Umzug oder bei neuen Arbeitsplätzen.
Alle paar Jahre: Fortbildungsseminar der Berufsgenossenschaft.

Der Sicherheitsbeauftragte im Arbeitsschutzausschuss

Der Arbeitsschutzausschuss ist ab mehr als 20 Beschäftigten einzurichten und tritt mindestens einmal je Kalendervierteljahr zusammen (§ 11 ASiG). Wo ein Sicherheitsbeauftragter bestellt ist, ist er dort gesetzlich vorgesehenes Mitglied, neben Arbeitgeber, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt und Vertretern des Betriebsrats. Ab 50 Beschäftigten treffen beide Pflichten zusammen; zwischen 20 und 49 besteht der Ausschuss auch dann, wenn mangels besonderer Gefährdung kein Sicherheitsbeauftragter zu bestellen ist.

Praktisch ist das der wichtigste Hebel des Amtes: Im ASA werden die Beobachtungen aus dem Alltag zu Entscheidungen. Wer dort nur anwesend ist, ohne die Punkte aus dem Betrieb einzubringen, verschenkt den Zweck der Rolle. Die Termine für ein Jahr im Voraus plant der ASA-Terminplaner. Was im Ausschuss sonst zu regeln ist, steht in Arbeitsschutzausschuss: Pflicht ab wann?.

Häufige Fehler bei der Bestellung

Nur mündlich benannt. Ohne schriftliche Bestellung ist die Pflicht formal nicht erfüllt, und bei einer Prüfung fehlt der Nachweis.
Bestellt, aber nie geschult. Die Freistellung für Aus- und Fortbildung ist Teil der Pflicht, nicht eine freundliche Geste.
Bestellung nach dem Ausscheiden nicht angepasst. Wenn die benannte Person den Betrieb verlässt oder die Abteilung wechselt, muss neu bestellt werden. Eine Bestellung auf eine Person, die seit zwei Jahren nicht mehr da ist, fällt bei jeder Prüfung auf.
Aufgaben nicht beschrieben. Ohne Zuständigkeitsbereich weiß weder die Person noch der Betrieb, worauf sich das Amt bezieht.
Als Sparmodell missverstanden. Ein Sicherheitsbeauftragter ersetzt weder Fachkraft noch Betriebsarzt und senkt die Einsatzzeiten nicht.

Kein Ersatz für die Fachkraft für Arbeitssicherheit

Ein häufiger Irrtum: Ein bestellter Sicherheitsbeauftragter erfüllt nicht die sicherheitstechnische Betreuung nach ASiG. Beides steht nebeneinander. Der Sicherheitsbeauftragte ist die Person vor Ort im Alltag, die Fachkraft für Arbeitssicherheit bringt die fachliche Beratung und den Nachweis der Betreuung. Auch der Betriebsarzt bleibt eine eigene Pflicht.

In der Praxis funktioniert das Zusammenspiel dann gut, wenn beide Rollen sauber bestellt und die Meldewege klar sind. Safety Club stellt Büro- und Verwaltungsbetrieben eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort und sorgt dafür, dass Bestellungen, Unterweisungen und Nachweise prüfungssicher dokumentiert sind. Offene Punkte klären wir gern im Erstgespräch.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von SGB VII und DGUV Vorschrift 1 sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.