Ab wie vielen Beschäftigten ist der ASA Pflicht?

Ab mehr als 20 Beschäftigten, also ab 21 Personen (§ 11 ASiG). Darunter besteht keine Pflicht, ein Ausschuss kann aber freiwillig eingerichtet werden.

Wie oft muss der Arbeitsschutzausschuss tagen?

Mindestens einmal je Kalendervierteljahr, also viermal im Jahr. Entscheidend ist das Kalendervierteljahr, nicht der Abstand von drei Monaten: Zwei Sitzungen im selben Quartal ersetzen keine im nächsten.

Wer muss im ASA sitzen?

Der Arbeitgeber oder eine beauftragte Person, zwei Betriebsratsmitglieder (sofern ein Betriebsrat besteht), der Betriebsarzt, die Fachkraft für Arbeitssicherheit und die Sicherheitsbeauftragten.

Muss ein Protokoll geführt werden?

Das Gesetz schreibt kein Protokoll ausdrücklich vor, in der Praxis ist es aber der zentrale Nachweis dafür, dass der Ausschuss tatsächlich getagt hat. Bei einer Besichtigung wird regelmäßig danach gefragt. Ohne Protokoll ist die Sitzung faktisch nicht belegbar.

Was passiert, wenn wir keinen ASA einrichten?

Das Fehlen ist ein Mangel in der Arbeitsschutzorganisation und kann bei einer Besichtigung beanstandet werden. Praktisch schwerwiegender ist, dass ohne das Gremium die Abstimmung zwischen Fachkraft, Betriebsarzt und Betrieb fehlt.

Können die Sitzungen digital stattfinden?

Ja, eine Präsenzpflicht schreibt das Gesetz nicht vor. Entscheidend ist, dass alle Mitglieder teilnehmen können und die Beratung tatsächlich stattfindet. Ein reiner E-Mail-Austausch ersetzt die Sitzung nicht.

Zählen Teilzeitkräfte bei der 20er-Grenze mit?

Ja. Maßgeblich ist die Zahl der regelmäßig Beschäftigten, nicht die Zahl der Vollzeitstellen. Teilzeitkräfte und Auszubildende zählen mit.

Arbeitsschutzausschuss (ASA): Pflicht ab wann?

Ein Arbeitsschutzausschuss ist einzurichten, sobald ein Betrieb mehr als 20 Beschäftigte hat, also ab 21 Personen (§ 11 ASiG). Er tritt mindestens einmal je Kalendervierteljahr zusammen und bringt Arbeitgeber, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, gegebenenfalls Sicherheitsbeauftragte und den Betriebsrat an einen Tisch. Für wachsende Bürobetriebe ist er meist die erste organisatorische Pflicht dieser Größenordnung.

Die Schwelle und was gleichzeitig dazukommt

Bei 21 Beschäftigten greift der Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG. Die Bestellung von Sicherheitsbeauftragten nach § 22 SGB VII ist davon seit dem 29. Mai 2026 entkoppelt und im klassischen Büro erst ab 50 Beschäftigten Pflicht (zwischen 20 und 49 nur bei besonderer Gefährdung). Wo Sicherheitsbeauftragte bestellt sind, sind sie zugleich Mitglieder des Ausschusses.

Gezählt werden die regelmäßig Beschäftigten, nicht die Vollzeitstellen. Teilzeitkräfte und Auszubildende zählen mit. Das führt in der Praxis dazu, dass Betriebe die Schwelle überschreiten, ohne es zu bemerken: Wer von 19 auf 22 Personen wächst, davon drei in Teilzeit, ist ab diesem Zeitpunkt ausschusspflichtig. Welche Pflichten bei Ihrer Zahl greifen, zeigt der Pflichten-Schnellcheck.

Wer teilnimmt

Die Zusammensetzung gibt das Gesetz vor:

Der Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person. Wichtig ist, dass diese Person entscheidungsbefugt ist, sonst vertagt sich jede Maßnahme.
Zwei Mitglieder des Betriebsrats, sofern ein Betriebsrat besteht.
Der Betriebsarzt, siehe Betriebsarzt im Büro.
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit, siehe Braucht ein Büro eine Fachkraft?.
Die Sicherheitsbeauftragten.

Diese Zusammensetzung ist kein Formalismus. Sie sorgt dafür, dass die medizinische, die sicherheitstechnische und die betriebliche Sicht zusammenkommen. Fehlt der Betriebsarzt regelmäßig, fehlt genau die Perspektive, die bei psychischer Belastung und Ergonomie den Ausschlag gibt.

Turnus: mindestens vierteljährlich

Der Ausschuss tritt mindestens einmal je Kalendervierteljahr zusammen. Die genaue Formulierung ist wichtig: Maßgeblich ist das Kalendervierteljahr, nicht ein Abstand von drei Monaten. Eine Sitzung am 31. März und eine am 1. April liegen einen Tag auseinander und decken trotzdem zwei Quartale ab. Zwei Sitzungen im Mai und im Juni liegen weiter auseinander und decken nur eines. Praktisch heißt das: eine Sitzung pro Quartal, und die Termine besser gleich für ein Jahr im Voraus festlegen.

Genau dafür gibt es den ASA-Terminplaner: Datum der letzten Sitzung eingeben, und er zeigt die nächsten vier Quartalstermine.

Was auf die Tagesordnung gehört

Eine Sitzung ohne Tagesordnung wird zum Austausch von Befindlichkeiten. Diese Punkte tragen eine ASA-Sitzung in einem Bürobetrieb und lassen sich in 60 bis 90 Minuten abarbeiten:

Unfälle und Beinaheunfälle seit der letzten Sitzung, mit Hergang und abgeleiteten Maßnahmen. Siehe Arbeitsunfall im Büro.
Stand der Gefährdungsbeurteilung: was wurde fortgeschrieben, welche Maßnahmen sind offen, welche Fristen laufen.
Wirksamkeitsprüfung der Maßnahmen aus den Vorquartalen. Dieser Punkt fehlt am häufigsten und ist der, nach dem bei einer Besichtigung gefragt wird.
Anstehende Unterweisungen und deren Stand.
Erste Hilfe und Brandschutz: Stand der Ersthelfer und Brandschutzhelfer, anstehende Auffrischungen, Prüffristen.
Beobachtungen der Sicherheitsbeauftragten aus dem Alltag.
Anstehende Veränderungen: Umzug, Umbau, neue Arbeitsmittel, Einführung von Homeoffice.
Psychische Belastung: Stand der Erhebung, abgeleitete Maßnahmen.

Wie eine ASA-Sitzung abläuft, die etwas bringt

Der Unterschied zwischen einem ASA, der eine Pflicht erfüllt, und einem, der den Arbeitsschutz tatsächlich voranbringt, liegt in der Vorbereitung. Bewährt hat sich dieser Ablauf:

Vor der Sitzung. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit schickt eine kurze Tagesordnung mit den offenen Maßnahmen aus dem Vorquartal. Wer eine Maßnahme verantwortet, bringt den Stand mit. Das verhindert die häufigste Zeitverschwendung: die gemeinsame Rekonstruktion, was beim letzten Mal besprochen wurde.

In der Sitzung. Zuerst die offenen Punkte aus dem Vorquartal abschließen oder verlängern, mit Begründung. Dann die neuen Themen. Zuletzt die Termine bestätigen. Neue Maßnahmen bekommen sofort eine verantwortliche Person und eine Frist, sonst werden sie nicht beschlossen, sondern nur erwähnt.

Nach der Sitzung. Das Protokoll geht innerhalb weniger Tage an alle Mitglieder und wandert in dieselbe Ablage wie die übrige Arbeitsschutzdokumentation. Wer eine Maßnahme verantwortet, hat die Frist im eigenen Kalender.

Ein Ausschuss, der so arbeitet, braucht selten mehr als 60 Minuten pro Quartal. Ein Ausschuss ohne Vorbereitung braucht länger und produziert weniger.

Die erste Sitzung im neuen Betrieb

Wer den Ausschuss gerade erst einrichtet, sollte die erste Sitzung anders aufbauen als die folgenden. Sie dient der Bestandsaufnahme, nicht der Abarbeitung.

Sinnvoll sind vier Punkte: Zuständigkeiten klären, also wer den Vorsitz führt, wer protokolliert und wer einlädt. Den Stand der Arbeitsschutzorganisation aufnehmen, also welche Bestellungen vorliegen, ob die Gefährdungsbeurteilung aktuell ist und wann zuletzt unterwiesen wurde. Daraus eine Liste offener Punkte bilden, jeweils mit Verantwortlichem und Frist. Und die Termine für die folgenden drei Quartale festlegen.

Diese erste Sitzung dauert erfahrungsgemäß länger als 60 Minuten, weil sie die Grundlage legt. Alle folgenden werden deutlich kürzer, wenn die Liste einmal steht.

Der ASA in Betrieben ohne Betriebsrat

Viele Bürobetriebe in der Größe zwischen 21 und 50 Beschäftigten haben keinen Betriebsrat. Der Ausschuss ist trotzdem einzurichten, er besteht dann aus Arbeitgeber, Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt; Sicherheitsbeauftragte sind in dieser Größe meist noch nicht zu bestellen (Pflicht erst ab 50) und kommen nur hinzu, wenn sie vorhanden sind.

Praktisch fehlt damit die Stimme, die Beobachtungen aus der Belegschaft einbringt. Diese Lücke sollte bewusst geschlossen werden, weil sonst nur die Perspektive der Beauftragten und der Leitung vertreten ist. Zwei einfache Wege: die Sicherheitsbeauftragten ausdrücklich bitten, vor jeder Sitzung im Kollegenkreis nach offenen Punkten zu fragen, oder pro Sitzung eine Person aus einem anderen Bereich als Gast einladen.

Warum das Protokoll zählt

Das Gesetz schreibt kein Protokoll ausdrücklich vor. In der Praxis ist es trotzdem der wichtigste Teil, weil es der einzige Beleg dafür ist, dass der Ausschuss getagt hat und was beschlossen wurde.

Ein brauchbares Protokoll enthält: Datum, Teilnehmende mit Funktion, die behandelten Punkte, die getroffenen Entscheidungen und pro Maßnahme eine verantwortliche Person und eine Frist. Der letzte Teil macht den Unterschied zwischen einem Protokoll, das eine Sitzung dokumentiert, und einem, das den Arbeitsschutz tatsächlich steuert.

Bei einer Anfrage der Berufsgenossenschaft gehören die Protokolle der letzten Quartale zu den Unterlagen, die regelmäßig verlangt werden. Wie Sie auf ein solches Schreiben reagieren, steht in Brief von der Berufsgenossenschaft; wo Ihr Betrieb steht, schätzt der VBG-Risiko-Check ein.

Was der ASA nicht ist

Zwei Abgrenzungen ersparen viel Diskussion. Der Arbeitsschutzausschuss ist kein Entscheidungsgremium anstelle des Arbeitgebers: Er berät und stimmt ab, die Verantwortung für die Umsetzung bleibt beim Arbeitgeber. Und er ist kein Ersatz für die laufende Betreuung: Vier Sitzungen im Jahr decken die Beratungspflicht der Fachkraft für Arbeitssicherheit nicht ab, sie sind der Ort, an dem deren Ergebnisse zusammenlaufen.

Umgekehrt ist der Ausschuss auch kein reines Pflichtprogramm. In Bürobetrieben ist er oft der einzige feste Termin, an dem Arbeitsschutz überhaupt strukturiert besprochen wird. Wer ihn ernst nimmt, spart sich die anlassbezogene Hektik, wenn ein Schreiben der Berufsgenossenschaft eintrifft.

Häufige Fehler

Termine nicht im Voraus geplant. Wer quartalsweise neu sucht, verliert regelmäßig ein Quartal.
Der Arbeitgeber schickt jemanden ohne Entscheidungsbefugnis. Dann werden Maßnahmen besprochen, aber nicht beschlossen.
Kein Protokoll oder nur Stichworte. Ohne Verantwortliche und Fristen ist es kein Steuerungsinstrument.
Immer dieselben Punkte ohne Abschluss. Ein Thema, das in vier Protokollen hintereinander auftaucht, zeigt bei einer Prüfung genau das Gegenteil dessen, was es soll.
Ausschuss eingerichtet, aber nach dem ersten Jahr eingeschlafen. Der Turnus gilt dauerhaft, nicht nur im Gründungsjahr.
Sinkt die Beschäftigtenzahl unter 21, wird der Ausschuss stillschweigend aufgelöst. Solange die Zahl schwankt, ist es einfacher, den Turnus beizubehalten, als ihn bei jedem Überschreiten neu aufzusetzen.

Safety Club begleitet den ASA für Büro- und Verwaltungsbetriebe: Die Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort bringt die fachliche Sicht ein, die Ergebnisse landen in einer prüfungssicheren Dokumentation. Sprechen Sie uns an, wenn Ihr Betrieb die 20er-Grenze erreicht.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.