Eine ASA-Sitzung ist die mindestens einmal vierteljährlich stattfindende Sitzung des Arbeitsschutzausschusses nach § 11 ASiG, Pflicht in Betrieben mit mehr als 20 Beschäftigten. Teilnehmer sind Arbeitgeber, zwei Betriebsratsmitglieder, Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit und Sicherheitsbeauftragte. Eine gute Sitzung arbeitet eine feste Tagesordnung ab und endet mit einem Protokoll, das jeder Maßnahme eine verantwortliche Person und eine Frist zuordnet.
Warum der Ausschuss Pflicht ist und wie er sich in die Arbeitsschutzorganisation einfügt, steht im Beitrag Arbeitsschutzausschuss (ASA): Pflicht ab wann?. Dieser Beitrag ist die Praxisseite: wer in der Sitzung sitzt, was auf die Tagesordnung gehört, wie die Sitzung abläuft und was das Protokoll enthalten muss.
Ab wann eine ASA-Sitzung Pflicht ist
Eine ASA-Sitzung ist Pflicht, sobald ein Betrieb mehr als 20 Beschäftigte hat (§ 11 ASiG). Teilzeitkräfte zählen dabei nach § 11 ASiG anteilig: bis 20 Wochenstunden mit 0,5, bis 30 Wochenstunden mit 0,75, darüber voll. Ein Betrieb mit 25 Köpfen kann deshalb unter der Schwelle liegen, einer mit 22 Köpfen darüber.
Die anteilige Zählung steht ausdrücklich im Wortlaut von § 11 ASiG und wird in der Praxis oft übersehen. Drei Bürobetriebe zeigen, wie unterschiedlich das Ergebnis ausfällt:
| Betrieb | Belegschaft | Rechnung | Gezählt | ASA Pflicht? |
|---|---|---|---|---|
| Agentur A | 18 Vollzeit, 6 Teilzeit mit 15 Std. | 18 + 6 × 0,5 | 21 | Ja |
| Kanzlei B | 16 Vollzeit, 8 Teilzeit mit 25 Std. | 16 + 8 × 0,75 | 22 | Ja |
| Verwaltung C | 15 Vollzeit, 10 Teilzeit mit 20 Std. | 15 + 10 × 0,5 | 20 | Nein, 20 ist nicht mehr als 20 |
Verwaltung C hat 25 Köpfe und trotzdem keine Pflicht. Kommt eine einzige Vollzeitkraft hinzu, kippt die Rechnung auf 21. Wer nahe an der Grenze liegt, sollte den Ausschuss deshalb nicht erst beim exakten Überschreiten einrichten, sondern vorausschauend.
Wer an der ASA-Sitzung teilnimmt
Die Teilnehmer der ASA-Sitzung legt § 11 ASiG abschließend fest: der Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person, zwei vom Betriebsrat bestimmte Betriebsratsmitglieder, die Betriebsärzte, die Fachkräfte für Arbeitssicherheit und die Sicherheitsbeauftragten nach § 22 SGB VII. Gibt es keinen Betriebsrat oder keine Sicherheitsbeauftragten, bleiben diese Sitze leer.
| Teilnehmer | Rechtsgrundlage | Rolle in der Sitzung |
|---|---|---|
| Arbeitgeber oder beauftragte Person | § 11 ASiG | Leitet in der Regel, entscheidet über Maßnahmen und Budget |
| Zwei Betriebsratsmitglieder | § 11 ASiG | Bringen die Sicht der Belegschaft ein, nur wenn ein Betriebsrat besteht |
| Betriebsarzt | § 11 ASiG, DGUV Vorschrift 2 | Arbeitsmedizinische Sicht: Vorsorge, Ergonomie, psychische Belastung |
| Fachkraft für Arbeitssicherheit | § 11 ASiG, DGUV Vorschrift 2 | Sicherheitstechnische Sicht, bereitet oft Tagesordnung und Protokoll vor |
| Sicherheitsbeauftragte | § 11 ASiG, § 22 SGB VII | Beobachtungen aus dem Arbeitsalltag, nur wenn bestellt |
Die beauftragte Person des Arbeitgebers muss entscheidungsbefugt sein. Schickt die Geschäftsführung jemanden ohne Budget- und Weisungsbefugnis, werden Maßnahmen besprochen, aber nicht beschlossen, und tauchen im nächsten Quartal wieder auf.
Sicherheitsbeauftragte sind nach § 22 SGB VII seit dem 29. Mai 2026 im klassischen Büro erst ab 50 Beschäftigten zu bestellen. Ein Bürobetrieb mit 30 Beschäftigten und ohne Betriebsrat hat deshalb oft nur drei Teilnehmer: Geschäftsführung, Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit. Wie viele Sicherheitsbeauftragte ab welcher Größe nötig sind, zeigt der Sicherheitsbeauftragte-Rechner.
Gäste sind zulässig, solange die Pflichtteilnehmer vertreten sind. Sinnvoll sind etwa die Leitung des Facility Managements bei einem Umbau oder die Personalabteilung, wenn Unterweisungen und Ersthelfer-Ausbildungen organisiert werden müssen.
Muster-Tagesordnung für die ASA-Sitzung
Eine Tagesordnung für die ASA-Sitzung im Bürobetrieb umfasst sieben bis acht feste Punkte und lässt sich in 60 bis 90 Minuten abarbeiten. Der erste Punkt sind immer die offenen Maßnahmen aus der Vorsitzung, der letzte die Beschlussliste mit Verantwortlichen und Fristen. Feste Punkte machen die Protokolle über die Quartale vergleichbar.
| TOP | Inhalt | Bringt ein | Zeit |
|---|---|---|---|
| 1 | Protokoll der Vorsitzung, Stand offener Maßnahmen | Sitzungsleitung | 10 Min. |
| 2 | Unfälle, Beinaheunfälle, Verbandbucheinträge seit der Vorsitzung | Fachkraft für Arbeitssicherheit | 10 Min. |
| 3 | Gefährdungsbeurteilung: Fortschreibung, offene Maßnahmen, Wirksamkeit | Fachkraft für Arbeitssicherheit | 15 Min. |
| 4 | Ergebnisse von Begehungen und Beobachtungen aus dem Alltag | Fachkraft, Sicherheitsbeauftragte | 10 Min. |
| 5 | Arbeitsmedizin: Vorsorge, Ergonomie, psychische Belastung | Betriebsarzt | 10 Min. |
| 6 | Unterweisungen, Erste Hilfe, Brandschutz, Prüffristen | Arbeitgeber, Personal | 10 Min. |
| 7 | Anstehende Veränderungen: Umzug, Umbau, neue Arbeitsmittel, Homeoffice | Arbeitgeber | 10 Min. |
| 8 | Beschlussliste, Termin der nächsten Sitzung | Sitzungsleitung | 5 Min. |
Der dritte Punkt ist der wichtigste und am häufigsten vernachlässigte. Die Gefährdungsbeurteilung ist nach § 3 ArbSchG regelmäßig auf Wirksamkeit zu überprüfen, und der Arbeitsschutzausschuss ist der natürliche Ort dafür. Eine Maßnahme gilt erst als erledigt, wenn jemand bestätigt hat, dass sie wirkt, nicht schon, wenn sie umgesetzt ist.
Je Quartal kann ein Schwerpunkt dazukommen, etwa im ersten Quartal die Jahresplanung der Unterweisungen, im dritten die Vorbereitung der Räumungsübung.
Ablauf einer ASA-Sitzung
Eine ASA-Sitzung läuft in fünf Schritten ab: Termine für das ganze Jahr festlegen, Einladung mit Tagesordnung etwa zwei Wochen vorher verschicken, die Sitzung entlang der Tagesordnung führen, das Protokoll innerhalb einer Woche versenden und die beschlossenen Maßnahmen bis zur nächsten Sitzung nachverfolgen. Die Arbeit liegt vor und nach der Sitzung.
- Termine festlegen. Die vier Termine des kommenden Jahres vorab festlegen, je einen pro Vierteljahr, und als Serientermin verschicken. Den Überblick über die nächsten Quartalstermine liefert der ASA-Terminplaner.
- Einladung und Tagesordnung versenden. Etwa zwei Wochen vorher Tagesordnung, Liste der offenen Maßnahmen und Unterlagen an alle Mitglieder schicken. Wer eine Maßnahme verantwortet, bringt den Stand mit.
- Sitzung durchführen. Zuerst offene Maßnahmen abschließen oder mit Begründung verlängern, dann neue Themen beraten. Jede neue Maßnahme bekommt in der Sitzung eine verantwortliche Person und eine Frist.
- Protokoll versenden. Innerhalb einer Woche das Protokoll mit Beschlussliste an alle Mitglieder schicken und zur übrigen Arbeitsschutzdokumentation legen.
- Maßnahmen nachverfolgen. Zwischen den Sitzungen den Stand verfolgen. Was nicht erledigt ist, steht automatisch auf der nächsten Tagesordnung unter TOP 1.
Die erste Sitzung nach Einrichtung des Ausschusses folgt einem anderen Muster. Sie klärt Sitzungsleitung, Protokollführung und Einladung, nimmt den Stand der Arbeitsschutzorganisation auf (Bestellungen, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungen, Ersthelfer) und erstellt daraus die erste Maßnahmenliste. Diese Sitzung dauert oft zwei Stunden; alle folgenden werden kürzer.
Eine ASA-Sitzung per Videokonferenz ist zulässig, weil § 11 ASiG keine Präsenz verlangt. Ein E-Mail-Umlauf statt Sitzung ist dagegen keine Beratung im Sinne des Gesetzes. Eine Präsenzsitzung im Jahr lohnt sich trotzdem, gern verbunden mit einer kurzen gemeinsamen Begehung.
Was ins Protokoll der ASA-Sitzung gehört
Das Protokoll der ASA-Sitzung ist gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber der einzige Beleg dafür, dass der Ausschuss nach § 11 ASiG vierteljährlich getagt hat. Es enthält Datum, Teilnehmer mit Funktion, die behandelten Punkte, die Beschlüsse und für jede Maßnahme eine verantwortliche Person, eine Frist und den Erledigungsstand.
| Inhalt | Warum | Beispiel |
|---|---|---|
| Datum, Ort oder Format | Nachweis des vierteljährlichen Turnus | 14.10.2026, Besprechungsraum 2 |
| Teilnehmer mit Funktion, Abwesende | Nachweis der Zusammensetzung nach § 11 ASiG | Betriebsarzt entschuldigt |
| Behandelte Tagesordnungspunkte | Zeigt, dass beraten wurde | TOP 3: Gefährdungsbeurteilung Empfang |
| Beschlüsse und Maßnahmen | Steuert die Umsetzung | Zweiten Verbandkasten im 3. OG anbringen |
| Verantwortliche Person je Maßnahme | Klärt, wer liefert | Office Management |
| Frist je Maßnahme | Macht Verzug sichtbar | 15.11.2026 |
| Status offener Maßnahmen aus Vorsitzungen | Belegt die Wirksamkeitskontrolle | Erledigt, Wirksamkeit bestätigt |
Ein Protokoll ohne Verantwortliche und Fristen dokumentiert ein Gespräch, steuert aber nichts. Bei einer Besichtigung durch die Berufsgenossenschaft werden die Protokolle der letzten Quartale regelmäßig angefordert. Wie Sie auf ein solches Schreiben reagieren, steht in Brief von der Berufsgenossenschaft.
Eine Vorlage mit Einladung, Muster-Tagesordnung und Protokoll mit Beschlussliste gibt es auf arbeitsschutzausschuss-vorlage.de. Ablage: dort, wo auch Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsnachweise und Bestellungen liegen, damit bei einer Anfrage alles an einer Stelle ist.
Aufgaben der ASA-Sitzung: beraten, nicht entscheiden
Die Aufgabe der ASA-Sitzung ist nach § 11 ASiG, Anliegen des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung zu beraten. Der Arbeitsschutzausschuss ist ein Beratungsgremium, kein Entscheidungsgremium: Die Verantwortung für Maßnahmen bleibt nach § 3 ArbSchG beim Arbeitgeber. Deshalb muss die Person mit Entscheidungsbefugnis in der Sitzung sitzen.
Arbeitsschutzausschuss vs. laufende Betreuung: Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt arbeiten nach § 10 ASiG zusammen und betreuen den Betrieb das ganze Jahr nach DGUV Vorschrift 2. Die ASA-Sitzung ersetzt diese Betreuung nicht, sie ist der Ort, an dem deren Ergebnisse zusammenlaufen und vom Arbeitgeber beschlossen werden.
In vielen Bürobetrieben ist die ASA-Sitzung der einzige feste Termin, an dem Arbeitsschutz strukturiert besprochen wird. Wer ihn ernst nimmt, hat bei einer Anfrage der Berufsgenossenschaft die Unterlagen bereits beisammen.
Häufige Fehler bei der ASA-Sitzung
Die häufigsten Fehler bei der ASA-Sitzung sind ein verpasstes Quartal, eine Sitzungsleitung ohne Entscheidungsbefugnis, Protokolle ohne Verantwortliche und Fristen sowie Maßnahmen, die über mehrere Quartale offen bleiben. Alle vier fallen bei einer Besichtigung sofort auf, weil sie sich direkt aus den Protokollen ablesen lassen.
- Termine quartalsweise neu suchen. Wer nicht im Voraus plant, verliert regelmäßig ein Vierteljahr.
- Teilzeitkräfte falsch gezählt. Wer Köpfe statt gewichteter Stunden zählt, richtet den Ausschuss zu früh ein oder übersieht die Pflicht, wenn viele Vollzeitkräfte dazukommen.
- Betriebsarzt fehlt dauerhaft. Dann fehlt die arbeitsmedizinische Sicht, gerade bei Ergonomie und psychischer Belastung.
- Dauerbrenner ohne Abschluss. Ein Punkt, der in vier Protokollen hintereinander offen steht, belegt das Gegenteil von wirksamem Arbeitsschutz.
- Protokoll verschwindet im Postfach. Ohne zentrale Ablage ist es bei einer Anfrage nicht auffindbar.
Safety Club begleitet die ASA-Sitzung in Büro- und Verwaltungsbetrieben: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort bereitet Tagesordnung und Protokoll vor, die Beschlüsse landen in einer digitalen, prüfungssicheren Dokumentation. Sprechen Sie uns an, wenn Ihr Ausschuss neu startet oder eingeschlafen ist.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.
