Reicht eine E-Mail mit einem PDF als Unterweisung?

Nein. Die Unterweisung muss verständlich sein und die Möglichkeit zu Rückfragen bieten. Eine verschickte Datei ohne Nachweis, dass sie zur Kenntnis genommen und verstanden wurde, erfüllt die Pflicht nicht. Eine dokumentierte E-Learning-Einheit mit Verständniskontrolle kann dagegen genügen.

Muss die Unterweisung in Präsenz stattfinden?

Nicht zwingend. Zulässig sind auch digitale Formate, solange sie auf den Betrieb bezogen sind, verstanden werden und Rückfragen möglich sind. Bei praktischen Inhalten wie der Bedienung eines Feuerlöschers ist eine Präsenzübung allerdings kaum zu ersetzen.

Wer darf unterweisen?

Der Arbeitgeber ist verantwortlich, kann die Durchführung aber übertragen, etwa an Führungskräfte oder die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Wichtig ist, dass die unterweisende Person die Inhalte fachlich beherrscht und den Arbeitsplatz kennt.

Was passiert, wenn kein Nachweis vorliegt?

Formal gilt die Unterweisung dann als nicht erfolgt. Bei einer Besichtigung ist das ein Mangel mit Frist. Nach einem Unfall wird es ernster: Ohne Nachweis lässt sich kaum belegen, dass die Beschäftigten über die Gefährdung informiert waren.

Zählt die Unterweisung als Arbeitszeit?

Ja. Die Unterweisung findet während der Arbeitszeit statt und wird wie Arbeitszeit vergütet. Sie darf nicht in die Freizeit verlagert werden.

Müssen auch Aushilfen und Praktikanten unterwiesen werden?

Ja. Die Pflicht knüpft an die Beschäftigung an, nicht an deren Dauer. Auch kurzfristig Beschäftigte, Praktikanten und Leiharbeitnehmer sind vor Aufnahme der Tätigkeit zu unterweisen; bei Leiharbeit trifft die Pflicht den Einsatzbetrieb.

Unterweisung im Büro: wie oft und welche Themen?

Q: Wie oft muss im Büro unterwiesen werden?

Bei der Einstellung und danach regelmäßig, in der Regel mindestens einmal jährlich (§ 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1). Für Jugendliche gilt ein halbjährlicher Turnus (§ 29 JArbSchG). Dazu kommen anlassbezogene Unterweisungen.

Jede beschäftigte Person ist bei der Einstellung und danach mindestens einmal jährlich über die Gefährdungen am Arbeitsplatz und die Schutzmaßnahmen zu unterweisen (§ 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1). Für Jugendliche gilt ein halbjährlicher Turnus. Die Unterweisung findet während der Arbeitszeit statt, muss verständlich sein und ist schriftlich nachzuweisen.

Wie oft muss unterwiesen werden?

Bei der Einstellung und vor Aufnahme einer neuen Tätigkeit.
Danach regelmäßig, in der Regel mindestens einmal pro Jahr.
Bei Änderungen: neue Geräte, neuer Arbeitsplatz, neue Abläufe oder nach einem Unfall.
Für Jugendliche mindestens halbjährlich (§ 29 JArbSchG).

Die Unterweisung muss während der Arbeitszeit stattfinden und für die Beschäftigten verständlich sein.

Welche Themen gehören ins Büro?

Der Inhalt richtet sich nach Ihrer Gefährdungsbeurteilung, nicht nach einer allgemeinen Vorlage. Was dort als Gefährdung steht, muss unterwiesen werden, und was unterwiesen wird, sollte dort stehen. Typische Büro-Themen sind:

Ergonomie und Bildschirmarbeit: Einstellung von Stuhl, Tisch und Bildschirm, Sehabstand, Beleuchtung und Blendung, Bildschirmpausen, das Angebot der arbeitsmedizinischen Vorsorge.
Verhalten im Brandfall: Alarmierung, Flucht- und Rettungswege, Sammelplatz, Bedienung der Feuerlöscher, wer die Brandschutzhelfer sind. Hintergrund in Brandschutz im Büro.
Erste Hilfe und Meldewege: wer die Ersthelfer sind, wo das Erste-Hilfe-Material liegt, wie ein Notruf abgesetzt wird, wie ein Unfall gemeldet wird. Siehe Arbeitsunfall im Büro.
Elektrische Betriebsmittel: keine Steckdosenleiste in eine andere stecken, beschädigte Kabel aussondern, Geräte mit Heizfunktion nicht unbeaufsichtigt betreiben.
Verkehrswege und Sturzgefahren: Kabel, Teppichkanten, offene Schubladen, Lagerung in Regalen, Freihaltung der Fluchtwege. Stolper-, Rutsch- und Sturzunfälle sind die typische Unfallart in Verwaltungsbetrieben.
Psychische Belastung: Erreichbarkeitsregeln, Umgang mit Arbeitsverdichtung, Ansprechpartner im Betrieb.
Homeoffice, soweit praktiziert: ergonomisches Einrichten, Pausen, Meldewege bei einem Unfall zu Hause.

Die Anlässe, die eine sofortige Unterweisung auslösen

Neben dem jährlichen Turnus gibt es Ereignisse, nach denen unverzüglich zu unterweisen ist, unabhängig davon, wann die letzte Unterweisung war. In Bürobetrieben sind das vor allem:

Neue Tätigkeit oder Versetzung, auch innerhalb des Hauses.
Neue Arbeitsmittel, etwa ein anderer Bürostuhl-Typ, höhenverstellbare Tische oder neue Software mit Auswirkung auf die Arbeitsorganisation.
Umzug oder Umbau, weil sich Flucht- und Rettungswege ändern.
Nach einem Unfall oder Beinaheunfall, mit dem konkreten Hergang als Inhalt.
Nach längerer Abwesenheit, etwa nach Elternzeit oder langer Erkrankung.
Geänderte Vorschriften oder neue Erkenntnisse aus der Gefährdungsbeurteilung.
Einführung von Homeoffice, siehe Homeoffice und Telearbeit im Arbeitsschutz.

Wann die nächste turnusmäßige Unterweisung fällig wird, ermittelt der Unterweisungs-Fristenrechner.

Ein Jahresplan für ein Büro

Eine Unterweisung, die einmal jährlich alle Themen abarbeitet, dauert lang und bleibt schlecht haften. In der Praxis funktioniert eine Aufteilung besser: eine ausführliche Basisunterweisung im Jahr, ergänzt um kurze Blöcke.

Basisunterweisung, jährlich, etwa 45 Minuten: Gefährdungen am eigenen Arbeitsplatz, Verhalten im Brandfall, Flucht- und Rettungswege, Erste Hilfe und Meldewege, elektrische Betriebsmittel, Stolper- und Sturzgefahren.
Kurzblock Ergonomie, etwa 15 Minuten: Einstellung von Stuhl, Tisch und Bildschirm, Bildschirmpausen, Angebot der arbeitsmedizinischen Vorsorge.
Kurzblock psychische Belastung, etwa 15 Minuten: Umgang mit Arbeitsverdichtung, Erreichbarkeitsregeln, Ansprechpartner.
Anlassbezogen, nach Bedarf: neue Räume nach einem Umzug, Hergang eines Unfalls, neue Arbeitsmittel.

Der Inhalt muss in jedem Fall aus der Gefährdungsbeurteilung folgen. Eine Unterweisung über Themen, die dort nicht auftauchen, ist genauso auffällig wie eine Gefährdung, die beurteilt, aber nie unterwiesen wurde.

Wer unterweisen darf und wie lange es dauert

Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Die Durchführung kann er übertragen, üblicherweise an Führungskräfte, an eine benannte Person im Betrieb oder an die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Entscheidend ist, dass die unterweisende Person die Inhalte fachlich beherrscht und den konkreten Arbeitsplatz kennt. Eine Unterweisung, die eine externe Person ohne Kenntnis der Räume vorträgt, bleibt allgemein und verfehlt den Zweck.

Zur Dauer gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Maßstab ist, dass die Inhalte verstanden werden. Für einen Bürobetrieb sind 45 bis 60 Minuten für die jährliche Basisunterweisung ein realistischer Ansatz, bei Neueinstellungen etwas mehr, weil dort die Räume und Meldewege erstmals erklärt werden.

Sprachliche Verständlichkeit ist Teil der Pflicht. Beschäftigte, die Deutsch nicht sicher beherrschen, sind in einer Sprache zu unterweisen, die sie verstehen. Eine Unterschrift unter einem Text, der nicht verstanden wurde, ist im Ernstfall wertlos.

Ein praktischer Hinweis zur Terminierung: Legen Sie die jährliche Unterweisung nicht auf einen Tag mit hoher Abwesenheit, etwa in die Ferienzeit oder auf einen Brückentag. Jede fehlende Person erzeugt einen Nachhol-Vorgang, der separat dokumentiert und nachgehalten werden muss, und genau diese Einzelfälle gehen im Alltag unter.

Was der Nachweis enthalten muss

Der Nachweis ist der Teil, an dem es bei Prüfungen scheitert, nicht der Inhalt. Diese Angaben gehören auf jede Unterweisungsdokumentation:

Datum und Dauer der Unterweisung.
Themen im Einzelnen, nicht nur „Arbeitssicherheit allgemein“.
Name der unterweisenden Person und deren Funktion.
Namen der Teilnehmenden mit Unterschrift oder einer gleichwertigen digitalen Bestätigung.
Wer gefehlt hat und wann die Unterweisung nachgeholt wurde. Dieser Punkt fehlt am häufigsten und ist der erste, an dem eine Prüfung hängen bleibt.

Ein häufiger Fehler ist die Sammelliste ohne Themenangabe. Sie belegt, dass ein Termin stattgefunden hat, aber nicht, worüber unterwiesen wurde, und genau das ist nach einem Unfall die entscheidende Frage.

Wie wird richtig dokumentiert?

Jede Unterweisung ist mit Datum, Themen und Teilnehmern schriftlich festzuhalten und von den Beschäftigten zu bestätigen. Dieser Nachweis entscheidet im Ernstfall, also bei einem Unfall oder einer Prüfung durch die Berufsgenossenschaft. Was in so einem Fall zu tun ist, lesen Sie in Brief von der Berufsgenossenschaft.

Unterweisung und Gefährdungsbeurteilung gehören zusammen

Die beiden Pflichten werden oft getrennt organisiert, gehören aber inhaltlich zusammen. Die Gefährdungsbeurteilung stellt fest, welche Gefährdungen bestehen und welche Maßnahmen gelten. Die Unterweisung sorgt dafür, dass die Beschäftigten diese Maßnahmen kennen und anwenden können.

Daraus folgt ein einfacher Prüfmaßstab: Nehmen Sie Ihre Gefährdungsbeurteilung und Ihren letzten Unterweisungsnachweis nebeneinander. Taucht dort eine Gefährdung auf, die in der Unterweisung nicht vorkam, fehlt etwas. Steht in der Unterweisung ein Thema, das in der Beurteilung nicht auftaucht, ist eines der beiden Dokumente veraltet.

Diese Gegenprobe kostet zehn Minuten und deckt die meisten Lücken auf, die bei einer Besichtigung zum Thema werden. Sie ist zugleich der Grund, warum die Gefährdungsbeurteilung fortzuschreiben ist, bevor die nächste Unterweisung ansteht, und nicht danach.

Häufige Fehler in Bürobetrieben

Einmal unterwiesen, nie wiederholt. Die Einstellungsunterweisung ersetzt den jährlichen Turnus nicht.
Inhalt passt nicht zur Gefährdungsbeurteilung. Eine allgemeine Vorlage, die Themen aus der Produktion abarbeitet, aber die Bildschirmarbeit auslässt, ist inhaltlich falsch.
Fehlende Personen nicht nachgeholt. Wer im Urlaub war, fällt sonst dauerhaft aus dem Turnus.
Keine Themenangabe im Nachweis. Belegt den Termin, aber nicht den Inhalt.
Homeoffice nicht berücksichtigt, obwohl es praktiziert wird.
Neue Mitarbeitende erst zur nächsten Sammelunterweisung. Die Unterweisung muss vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen, nicht drei Monate später.

Digital statt Zettelwirtschaft

Papierlisten gehen verloren, Fristen werden übersehen, und beim Personalwechsel weiß niemand, wer noch offen ist. Genau daran scheitert die Unterweisung in Bürobetrieben häufiger als an fehlendem Willen.

Drei Dinge lösen den größten Teil des Problems, unabhängig vom Werkzeug: eine Übersicht, die pro Person das Datum der letzten Unterweisung zeigt, eine Erinnerung vor Ablauf der Frist statt danach, und ein fester Platz für die Nachweise, an dem sie auch der Vertretung zugänglich sind.

Safety Club steuert Unterweisungen für Büro- und Verwaltungsbetriebe digital: automatische Erinnerungen, klare Nachweise, alles gebündelt in einer Oberfläche, begleitet von einer Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort. So sehen Sie jederzeit, wer wann unterwiesen wurde. Wie der Einstieg abläuft, zeigt der Ablauf in vier Schritten.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.