Online-Unterweisung ist zulässig, wenn drei Bedingungen erfüllt sind: Die Inhalte sind auf den eigenen Betrieb und Arbeitsplatz zugeschnitten, das Verständnis wird geprüft, und Rückfragen an eine unterweisende Person sind jederzeit möglich. So steht es in der DGUV Regel 100-001. Das gilt im Büro wie im Homeoffice, wo zusätzlich eigene Themen hinzukommen.
Die Unterweisung ist die nach § 12 ArbSchG vorgeschriebene Erläuterung der Gefährdungen und Schutzmaßnahmen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet ist. Fristen und Themen im Büro allgemein behandelt der Beitrag Unterweisung im Büro. Hier geht es darum, wann eine digitale Unterweisung trägt und was im Homeoffice dazukommt.
Was sagen Gesetz und DGUV zur Online-Unterweisung?
Weder das Arbeitsschutzgesetz noch die DGUV Vorschrift 1 schreiben eine bestimmte Form der Unterweisung vor. Die DGUV Regel 100-001 verlangt in Abschnitt 2.3.1 persönliche Unterweisungen, erlaubt elektronische Hilfsmittel aber, wenn Arbeitsplatzbezug, Verständnisprüfung und jederzeit mögliche Rückfragen gesichert sind. Ein reines Selbststudium erfüllt die Pflicht nicht.
Die Rechtsgrundlagen im Einzelnen:
- § 12 Abs. 1 ArbSchG verlangt eine ausreichende und angemessene Unterweisung während der Arbeitszeit, mit Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz ausgerichtet sind.
- § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 legt fest, dass die Unterweisung mindestens einmal jährlich erfolgt und dokumentiert wird.
- § 6 Abs. 4 ArbStättV fordert eine Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit, eine mindestens jährliche Wiederholung und eine für die Beschäftigten verständliche Form und Sprache.
- DGUV Regel 100-001, Abschnitt 2.3.1 ergänzt, dass Rückfragen der Versicherten an die Unterweisenden möglich sein müssen und dass beim Einsatz elektronischer Hilfsmittel eine zusätzliche praktische Vermittlung einzelner Abläufe erforderlich sein kann.
Die DGUV fasst es so zusammen: Elektronische Medien können die Unterweisung unterstützen, ersetzen aber das Gespräch nicht.
Live-Online vs. E-Learning: Was ist der Unterschied?
Eine Live-Online-Unterweisung ist eine Unterweisung per Videokonferenz, bei der eine unterweisende Person in Echtzeit vorträgt und Fragen beantwortet. Ein E-Learning-Modul wird dagegen zeitversetzt allein am Rechner bearbeitet. Die Live-Variante erfüllt das Rückfrage-Erfordernis von selbst, das E-Learning braucht dafür einen eigenen Kanal.
| Kriterium | Präsenzunterweisung | Live-Online per Video | E-Learning-Modul |
|---|---|---|---|
| Rückfragen | direkt im Raum | direkt im Chat oder per Wortmeldung | nur über benannten Rückfragekanal |
| Verständnisprüfung | Fragen, Vorführen, Beobachten | Fragen, Umfrage, kurzer Test | automatischer Test, Ergebnis pro Person |
| Praktische Übung | möglich, etwa Feuerlöscher, Fluchtweg | nicht möglich | nicht möglich |
| Nachholer | eigener Termin nötig | Aufzeichnung genügt allein nicht | jederzeit innerhalb der Frist |
| Typischer Einsatz | Erstunterweisung, Brandschutzhelfer | verteilte Teams, Jahresunterweisung | Jahresunterweisung, Wissensauffrischung |
| Größtes Risiko | Abwesenheiten, fehlende Nachweise | Kamera aus, nebenbei andere Arbeit | Durchklicken ohne Betriebsbezug |
Die Aufzeichnung einer Live-Unterweisung ist für Nachholer kein vollwertiger Ersatz, solange kein Rückfragekanal benannt ist. Mit Kontrollfragen und einer erreichbaren Ansprechperson wird daraus ein brauchbares E-Learning-Modul.
Wo die Online-Unterweisung an ihre Grenzen stößt
Online-Unterweisung stößt an Grenzen, sobald etwas geübt oder vor Ort gezeigt werden muss. Fluchtwege, Notausgänge und Sammelplatz lernen neue Beschäftigte am besten bei einer kurzen Begehung kennen, und Brandschutzhelfer müssen nach § 6 Abs. 3 ArbStättV in der Bedienung der Feuerlöscheinrichtungen unterwiesen werden. Beides gelingt vor dem Bildschirm nicht.
Drei Fälle, in denen ein Präsenzanteil im Büro einzuplanen ist:
- Erstunterweisung bei der Einstellung. Räume, Fluchtwege, Erste-Hilfe-Material und Ersthelfer zeigt man vor Ort. Das Modul kann vorbereiten, die Begehung ersetzt es nicht.
- Brandschutzhelfer. Die praktische Löschübung gehört zur Ausbildung, Hintergrund im Beitrag Brandschutz im Büro.
- Gefahrstoffe. Für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen verlangt § 14 Abs. 2 GefStoffV eine mündliche, arbeitsplatzbezogene Unterweisung anhand der Betriebsanweisung, deren Inhalt und Zeitpunkt von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen sind.
Eine weitere Grenze ist die Sprache: Ein deutschsprachiges Modul voller Fachbegriffe ist für Beschäftigte mit geringen Deutschkenntnissen keine verständliche Unterweisung im Sinne von § 6 Abs. 4 ArbStättV.
Welche Themen gehören in die Unterweisung im Homeoffice?
Die Unterweisung im Homeoffice umfasst alle Gefährdungen, die die Gefährdungsbeurteilung für das Arbeiten zu Hause oder unterwegs ausweist. Typisch sind die Einrichtung des Bildschirmarbeitsplatzes, Arbeitszeit und Erreichbarkeit, elektrische Sicherheit, Stolperstellen sowie das Verhalten bei Unfällen. Ohne passenden Abschnitt in der Gefährdungsbeurteilung fehlt der Unterweisung die Grundlage.
Wie die Beurteilung für das Homeoffice aufgebaut wird, steht im Beitrag Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice und bei Telearbeit. Für die Unterweisung kommt es auf die Unterscheidung an: Ein Telearbeitsplatz ist nach § 2 Abs. 7 ArbStättV ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich. Für Telearbeitsplätze gilt nach § 1 Abs. 4 ArbStättV unter anderem § 6 ArbStättV, also auch die Pflicht zur mindestens jährlichen Unterweisung. Beim mobilen Arbeiten ohne feste Einrichtung greift die ArbStättV nicht, die Unterweisungspflicht aus § 12 ArbSchG und § 4 DGUV Vorschrift 1 gilt aber unverändert.
| Thema | Was die Beschäftigten wissen müssen | Grundlage |
|---|---|---|
| Bildschirmarbeitsplatz | Stuhl, Tischhöhe, Bildschirmabstand, Licht, externe Tastatur statt Laptop allein | ArbSchG § 5, bei Telearbeit ArbStättV Anhang Nr. 6 |
| Arbeitszeit und Pausen | Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit von grundsätzlich elf Stunden | ArbZG §§ 3 bis 5 |
| Erreichbarkeit und Belastung | Feste Zeiten, Umgang mit Nachrichten nach Feierabend, Ansprechpersonen | ArbSchG § 5 Abs. 3 Nr. 6 |
| Elektrische Sicherheit | Keine beschädigten Kabel, keine hintereinander gesteckten Mehrfachsteckdosen | DGUV Vorschrift 1 |
| Stolper- und Sturzgefahren | Kabelführung, freie Wege, kein Arbeiten auf der Treppe | ArbSchG § 5 |
| Unfall und Meldeweg | Wer wird wie informiert, Versicherungsschutz im Haushalt | SGB VII § 8 Abs. 1 Satz 3, § 193 |
| Mobile Orte | Zug, Hotel, Café: kurze Einsätze, Pausen, Blendung | ArbSchG § 5 |
Zum Versicherungsschutz lohnt ein klarer Satz in der Unterweisung: Nach § 8 Abs. 1 Satz 3 SGB VII besteht bei einer versicherten Tätigkeit im Haushalt der Versicherten Versicherungsschutz in gleichem Umfang wie auf der Unternehmensstätte. Ein Unfall im Homeoffice ist deshalb genauso zu melden wie einer im Büro.
Für die Einrichtung zu Hause eignet sich der Beitrag Bildschirmarbeitsplatz richtig einrichten als Anlage zur Unterweisung.
So richten Sie eine zulässige Online-Unterweisung ein
Eine zulässige Online-Unterweisung entsteht in sechs Schritten: Inhalte aus der Gefährdungsbeurteilung ableiten, betriebsbezogen aufbereiten, Verständnisprüfung einbauen, Rückfragekanal benennen, praktische Teile vor Ort ergänzen und den Nachweis mit Fristüberwachung ablegen. Fehlt einer dieser Schritte, bleibt die digitale Unterweisung angreifbar.
- Inhalte aus der Gefährdungsbeurteilung ableiten. Für jede Tätigkeitsgruppe festlegen, welche Gefährdungen und Maßnahmen die Unterweisung abdecken muss, einschließlich eines eigenen Teils für Homeoffice und mobiles Arbeiten.
- Betriebsbezogen aufbereiten. Allgemeine Module um die eigenen Räume, Fluchtwege, Ersthelfer, Meldewege und Ansprechpersonen ergänzen, mit Fotos und Namen statt Platzhaltern.
- Verständnisprüfung einbauen. Je Thema Kontrollfragen stellen, die sich auf den eigenen Betrieb beziehen, etwa „Wo ist der Sammelplatz?“, und festlegen, was bei falschen Antworten passiert.
- Rückfragekanal benennen. Eine erreichbare Person mit Namen, Zeitfenster und Kontaktweg angeben und mindestens eine Live-Fragerunde je Durchgang anbieten.
- Praktische Teile vor Ort ergänzen. Begehung der Fluchtwege, Sammelplatz und für Brandschutzhelfer die Feuerlöscherübung in Präsenz durchführen, vor allem bei Neueinstellungen.
- Nachweis ablegen und Fristen überwachen. Datum, Themen, Version des Moduls, Testergebnis und Bestätigung je Person speichern und Nachholer vor Fristablauf erinnern.
Wann die nächste Unterweisung je Person fällig ist, rechnet der Unterweisungs-Fristenrechner aus, auch für Jugendliche mit halbjährlichem Turnus nach § 29 JArbSchG.
Hat der Betrieb einen Betriebs- oder Personalrat, ist er früh einzubinden. Die Ausgestaltung der Unterweisung fällt unter die Mitbestimmung beim Gesundheitsschutz nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG. Ein Lernsystem, das Bearbeitungszeiten und Ergebnisse je Person speichert, kann zusätzlich die Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berühren.
Rechenbeispiel: Hybride Jahresunterweisung in drei Betriebsgrößen
Ein hybrides Modell kombiniert ein betriebsbezogenes E-Learning-Modul mit einer Live-Fragerunde und Präsenzanteilen nur dort, wo geübt werden muss. Im folgenden Beispiel dauert das Modul 30 Minuten je Person, die Live-Fragerunde 30 Minuten, die Präsenzvariante 60 Minuten in Gruppen bis 20 Personen. Die Annahmen sind gesetzt, nicht gemessen.
| Betrieb | Präsenz: Termine | Präsenz: Stunden Beschäftigte | Hybrid: Stunden Beschäftigte | Hybrid: Stunden Unterweisende |
|---|---|---|---|---|
| 12 Beschäftigte, ein Büro | 1 | 12 | 6 plus Fragerunde | 0,5 plus Rückfragen |
| 45 Beschäftigte, 60 Prozent Homeoffice | 3 | 45 | 22,5 plus Fragerunde | 1 plus Rückfragen |
| 140 Beschäftigte, zwei Standorte | 7 | 140 | 70 plus Fragerunde | 1,5 plus Rückfragen |
Der größere Vorteil liegt bei den Nachholern: Bei sieben Präsenzterminen fehlen immer einige Personen, und jede braucht einen eigenen Termin. Das Modul wird dagegen innerhalb der Frist bearbeitet. Dafür muss es bei jeder Änderung der Gefährdungsbeurteilung nachgezogen werden.
Was der Nachweis einer Online-Unterweisung enthalten sollte
Der Nachweis einer Online-Unterweisung enthält dieselben Angaben wie der einer Präsenzunterweisung, ergänzt um die Modulversion und das Ergebnis der Verständnisprüfung. Eine eigenhändige Unterschrift verlangt § 4 DGUV Vorschrift 1 nicht. Eine digitale Bestätigung mit Datum und Themen genügt, außer bei Gefahrstoffen nach § 14 Abs. 2 GefStoffV.
- Datum der Bearbeitung oder der Teilnahme an der Live-Unterweisung.
- Themen im Einzelnen und die Version des Moduls, damit später erkennbar ist, welcher Stand unterwiesen wurde.
- Ergebnis der Verständnisprüfung und was bei nicht bestandenen Fragen geschehen ist.
- Name der verantwortlichen unterweisenden Person und der benannte Rückfragekanal.
- Bestätigung je Person, etwa per Klick mit Zeitstempel im eigenen Benutzerkonto.
- Offene Personen und das Datum der Nachholung.
Safety Club verbindet beides: digitale Unterweisungen mit Nachweis und Fristerinnerung im Kundenportal und eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort, die Präsenzteile und Rückfragen übernimmt. Wie der Einstieg abläuft, zeigt der Ablauf in vier Schritten.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.
