Online-Unterweisung: Wann sie rechtssicher ist

Online-Unterweisung ist rechtssicher, wenn sie auf den eigenen Betrieb und Arbeitsplatz zugeschnitten ist, das Verständnis der Beschäftigten prüft und Rückfragen an eine unterweisende Person jederzeit zulässt. So steht es in der DGUV Regel 100-001. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor, ein reines Durchklicken allgemeiner Folien erfüllt die Pflicht aber nicht.

Die Unterweisung ist die nach § 12 ArbSchG vorgeschriebene Erläuterung der Gefährdungen und Schutzmaßnahmen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet ist. Welche Fristen, Inhalte und Pflichten insgesamt gelten, beschreibt der Hauptbeitrag Unterweisung im Büro. Hier geht es um die Frage, wann der digitale Weg trägt und wo er endet. Für die Besonderheiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten gibt es einen eigenen Beitrag: Unterweisung im Homeoffice und bei mobilem Arbeiten.

Was verlangen Gesetz und DGUV von einer Online-Unterweisung?

Weder das Arbeitsschutzgesetz noch die DGUV Vorschrift 1 regeln die Form der Unterweisung. Die DGUV Regel 100-001 verlangt in Abschnitt 2.3.1 persönliche Unterweisungen, erlaubt elektronische Hilfsmittel aber, sofern Arbeitsplatzbezug, Verständnisprüfung und Rückfragemöglichkeit gesichert sind. Eine elektronische Unterweisung ist damit zulässig, ein Selbststudium ohne Ansprechperson nicht.

Die Pflichten im Überblick:

• § 12 Abs. 1 ArbSchG: Der Arbeitgeber unterweist die Beschäftigten ausreichend und angemessen, mit Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz ausgerichtet sind. Die Unterweisung erfolgt während der Arbeitszeit.
• § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1: Die Unterweisung findet vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens einmal jährlich statt und wird dokumentiert.
• § 6 Abs. 4 ArbStättV: Die Unterweisung erfolgt in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache.
• DGUV Regel 100-001, Abschnitt 2.3.1: Rückfragen müssen möglich sein, und bei elektronischen Hilfsmitteln kann eine praktische Vermittlung einzelner Abläufe zusätzlich erforderlich sein.

Die DGUV formuliert es so: Elektronische Medien können die Unterweisung unterstützen, ersetzen aber das Gespräch nicht.

Online-Unterweisung vs. Präsenzunterweisung: Was geht digital?

Online möglich ist alles, was sich erklären und per Frage prüfen lässt, etwa Gefährdungen am Bildschirmarbeitsplatz, Verhalten im Brandfall oder Meldewege bei Unfällen. Vor Ort bleibt, was geübt oder gezeigt werden muss. Die Entscheidung hängt also am Inhalt, nicht am Medium.

Für die jährliche Wiederholung im Büro ist die Online-Variante der Regelfall, für die Erstunterweisung ist ein Mix sinnvoll. Wann die nächste Unterweisung je Person fällig ist, rechnet der Unterweisungs-Fristenrechner aus.

Live-Online, E-Learning, Video: Welche Form ist rechtssicher?

Eine Live-Online-Unterweisung ist eine Unterweisung per Videokonferenz mit Vortrag und Fragen in Echtzeit. Ein E-Learning-Modul wird dagegen zeitversetzt allein am Rechner bearbeitet. Eine aufgezeichnete Videounterweisung ohne Kontrollfragen und ohne Ansprechperson ist die schwächste Form. Beide ersten Formen sind zulässig, die dritte nur mit Ergänzungen.

Der häufigste Fehler ist ein allgemeines, zugekauftes Modul ohne eigene Inhalte. Nach § 12 ArbSchG muss die Unterweisung arbeitsplatzbezogen sein. Ein Modul mit Fotos der eigenen Fluchtwege, den Namen der Ersthelfer und Kontrollfragen wie „Wo ist unser Sammelplatz?“ erfüllt das, ein Standardkurs ohne diese Anpassung nicht.

So führen Sie eine Online-Unterweisung rechtssicher ein

Eine rechtssichere Online-Unterweisung entsteht in sechs Schritten: Inhalte festlegen, betriebsbezogen aufbereiten, Verständnis prüfen, Rückfragekanal benennen, Praktisches vor Ort ergänzen und den Nachweis führen. Fehlt einer dieser Schritte, bleibt sie bei einer Prüfung der Berufsgenossenschaft angreifbar.

1. Inhalte festlegen. Aus der Gefährdungsbeurteilung je Tätigkeitsgruppe ableiten, welche Gefährdungen und Maßnahmen die Unterweisung abdecken muss.
2. Betriebsbezogen aufbereiten. Allgemeine Module um eigene Räume, Fluchtwege, Ersthelfer, Meldewege und Ansprechpersonen ergänzen.
3. Verständnis prüfen. Je Thema Kontrollfragen mit Betriebsbezug stellen und festlegen, was bei falschen Antworten geschieht.
4. Rückfragekanal benennen. Eine erreichbare Person mit Namen, Zeitfenster und Kontaktweg angeben und mindestens eine Live-Fragerunde je Durchgang anbieten.
5. Praktisches vor Ort ergänzen. Fluchtwegbegehung, Löschübung und Gefahrstoffunterweisung in Präsenz durchführen.
6. Nachweis und Fristen führen. Datum, Themen, Modulversion, Testergebnis und Bestätigung je Person speichern und Nachholer vor Fristablauf erinnern.

Wer die Grundlage dafür noch aufbauen muss, findet sie im Beitrag zur Gefährdungsbeurteilung im Büro, den Weg zur Dokumentation im Beitrag 5 Merkmale prüffähiger Arbeitsschutz-Dokumentation.

Welcher Nachweis gehört zur Online-Unterweisung?

Der Nachweis einer Online-Unterweisung enthält dieselben Angaben wie der einer Präsenzunterweisung, ergänzt um die Modulversion und das Ergebnis der Verständnisprüfung. § 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt die Dokumentation, aber keine eigenhändige Unterschrift. Eine digitale Bestätigung mit Datum und Themen genügt, außer bei Gefahrstoffen nach § 14 Abs. 2 GefStoffV.

• Datum der Bearbeitung oder der Live-Teilnahme.
• Themen im Einzelnen und die Version des Moduls, damit später erkennbar ist, welcher Stand unterwiesen wurde.
• Ergebnis der Verständnisprüfung und der Umgang mit nicht bestandenen Fragen.
• Name der unterweisenden Person und der benannte Rückfragekanal.
• Bestätigung je Person, etwa per Klick mit Zeitstempel im eigenen Benutzerkonto.
• Offene Personen und Datum der Nachholung.

Worauf achtet die Berufsgenossenschaft bei einer Online-Unterweisung?

Bei einer Prüfung durch die Berufsgenossenschaft zählt der Nachweis, dass die Unterweisung wirksam war. Typische Fragen betreffen den Betriebsbezug des Moduls, die Verständnisprüfung, den benannten Ansprechpartner und die Nachholung bei fehlenden Personen. Wer diese vier Punkte aus seiner Dokumentation belegen kann, steht gut da. Welche Anforderungen im Einzelfall gelten, legt die zuständige Berufsgenossenschaft fest, bei Büro- und Verwaltungsbetrieben meist die VBG.

Praktisch heißt das: Das Modul, die Fragen und die Teilnahmelisten gehören in eine Ablage, die auch nach einem Jahr noch den damaligen Stand zeigt.

Wer muss mitbestimmen und was kostet es?

Hat der Betrieb einen Betriebs- oder Personalrat, ist er früh einzubinden. Die Ausgestaltung der Unterweisung fällt unter die Mitbestimmung beim Gesundheitsschutz nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG. Ein Lernsystem, das Bearbeitungszeiten und Ergebnisse je Person speichert, kann zusätzlich die Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berühren. Auch der Datenschutz ist zu klären: Welche Ergebnisse gespeichert werden und wer sie sieht, gehört in eine Regelung.

Beim Aufwand zeigt ein Rechenbeispiel mit gesetzten Annahmen, was sich verschiebt: 30 Minuten Modul je Person, 30 Minuten Live-Fragerunde, Präsenzvariante 60 Minuten in Gruppen bis 20 Personen. Die Annahmen sind gesetzt, nicht gemessen.

Der größere Vorteil liegt bei den Nachholern: Bei sieben Präsenzterminen fehlen immer einige Personen, das Modul wird innerhalb der Frist bearbeitet. Dafür muss es bei jeder Änderung der Gefährdungsbeurteilung nachgezogen werden. Und die Bearbeitungszeit zählt nach § 12 Abs. 1 ArbSchG als Arbeitszeit.

Safety Club verbindet beides: digitale Unterweisungen mit Nachweis und Fristerinnerung im Kundenportal und eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort, die Präsenzteile und Rückfragen übernimmt. Wie der Einstieg abläuft, zeigt der Ablauf in vier Schritten.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.