Im Arbeitsschutz gibt es bei 250 Beschäftigten nur eine neue gesetzliche Schwelle: Die Sonderregel in § 22 Abs. 1 Satz 4 SGB VII, nach der ein einziger Sicherheitsbeauftragter genügt, gilt nur unter 250 Beschäftigten ohne besondere Gefährdung. Alle übrigen Pflichten setzen früher ein und wachsen danach mit der Kopfzahl, vor allem Einsatzzeiten, Ersthelfer und Organisation.
Wer die Grundlagen noch nicht hat, beginnt mit dem Hauptbeitrag Arbeitssicherheit im Büro. Dieser Beitrag zeigt, was bei einem großen Büro mit 250, 500 oder 1.000 Beschäftigten anders aussieht: welche Schwellen sich gestapelt haben, was in Zahlen daraus folgt und warum die Organisation wichtiger wird als die einzelne Pflicht.
Welche Schwellen gelten ab 20, 50 und 250 Beschäftigten?
Die wichtigsten Schwellen im Büro liegen bei mehr als 20, mehr als 50 und ab 250 Beschäftigten. Bis 250 sind schon fast alle Pflichten aktiv, darüber ändert sich nur noch die Zahl der Sicherheitsbeauftragten grundsätzlich. Ein großes Büro erfüllt also nicht neue Pflichten, sondern dieselben in größerem Umfang.
| Beschäftigte | Was greift | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| ab 1 | Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Bestellung von Fachkraft und Betriebsarzt | ArbSchG, ASiG |
| mehr als 20 | Arbeitsschutzausschuss, Ersthelfer 5 Prozent der Anwesenden | § 11 ASiG, § 26 DGUV Vorschrift 1 |
| mehr als 50 | Regelbetreuung mit festen Einsatzzeiten, großer Verbandkasten | DGUV Vorschrift 2, ASR A4.3 |
| ab 50 | Sicherheitsbeauftragte (mindestens einer) | § 22 Abs. 1 SGB VII |
| ab 250 | Zahl der Sicherheitsbeauftragten nach fünf Kriterien | § 22 Abs. 1 Satz 4 SGB VII, § 20 DGUV Vorschrift 1 |
Eine eigene Schwelle für „große Unternehmen“ kennt das Arbeitsschutzrecht nicht. Wie viele Beschäftigte zählen, regeln die Vorschriften unterschiedlich: Beim Arbeitsschutzausschuss zählen Teilzeitkräfte nach Köpfen, bei den Einsatzzeiten werden sie nach DGUV Vorschrift 2 gewichtet.
Wie zählen die Beschäftigten, wenn Standorte und Teilzeit im Spiel sind?
Maßgeblich ist die Zahl der regelmäßig Beschäftigten des Unternehmens, nicht die eines einzelnen Standorts. Für die Schwellen bei 50 und 250 zählt § 22 SGB VII das gesamte Unternehmen, Teilzeitkräfte und Auszubildende zählen nach Köpfen. Bei den Einsatzzeiten gewichtet § 2 Abs. 5 DGUV Vorschrift 2 Teilzeitkräfte nach Arbeitszeit, bei Ersthelfern kommt es auf die gleichzeitig Anwesenden an.
Ein Betrieb mit vier Standorten zu je 70 Beschäftigten hat deshalb 280 Beschäftigte und liegt über der Schwelle von 250, auch wenn kein Standort allein sie erreicht. Der umgekehrte Fall ist ebenso wichtig: Wer im Quartal vor einer Erhebung Stellen abbaut oder Aushilfen nur saisonal beschäftigt, zählt nach den regelmäßig Beschäftigten, nicht nach dem Stichtag. Die Zahl gehört mit Datum in die Dokumentation, damit nachvollziehbar bleibt, welche Betreuung wann galt.
Regelbetreuung: Wie viel Fachkraft und Betriebsarzt braucht ein großes Büro?
Ab mehr als 50 Beschäftigten gilt die Regelbetreuung nach DGUV Vorschrift 2, bei der Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt feste Einsatzzeiten haben. Für Büros nach Betreuungsgruppe III beträgt die Grundbetreuung 0,5 Stunden je Beschäftigtem und Jahr für beide Rollen zusammen, mit mindestens 20 Prozent je Rolle. Dazu kommt die betriebsspezifische Betreuung.
Die Grundbetreuung deckt die regelmäßigen Aufgaben ab: Beratung, Begehungen, Teilnahme am Arbeitsschutzausschuss, Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung. Die betriebsspezifische Betreuung kommt für Anlässe hinzu, etwa einen Umzug, neue Arbeitsformen oder ein Unfallgeschehen, und wird anhand der Gefährdungsbeurteilung festgelegt. Wie die Stunden berechnet werden, zeigt der Beitrag Einsatzzeiten nach DGUV Vorschrift 2 berechnen, die Zuordnung zur Gruppe III erklärt Betreuungsgruppe und WZ-Code. Die eigene Zahl liefert der Einsatzzeiten-Rechner.
Bei mehreren Standorten ist ein Modell mit festem Ansprechpartner je Standort sinnvoll. Die Einsatzzeit lässt sich auf mehrere Fachkräfte verteilen, solange die Betreuung insgesamt zuverlässig und abgestimmt bleibt. Wie sich Anbieter und Modelle unterscheiden, steht in Betreuungsmodelle im Vergleich.
Pflichtenübertragung: Wer verantwortet was im großen Haus?
Die Pflichtenübertragung ist die schriftliche Übertragung von Arbeitgeberpflichten auf zuverlässige und fachkundige Personen nach § 13 Abs. 2 ArbSchG. In einem Haus mit 250 und mehr Beschäftigten kann die Geschäftsführung nicht alle Aufgaben selbst erfüllen. Sie überträgt sie an Standort- und Abteilungsleitungen und bleibt für Auswahl und Kontrolle verantwortlich.
Eine tragfähige Übertragung enthält vier Angaben:
- Person und Funktion: wer die Aufgabe übernimmt, mit Stellung im Betrieb.
- Umfang: welche Pflichten genau gelten, etwa Unterweisung, Begehung, Mängelbeseitigung.
- Befugnisse und Mittel: Entscheidungsrecht, Budget und Zugang zu Fachkraft und Betriebsarzt.
- Kontrolle: wie und wann die Geschäftsführung die Erfüllung prüft.
Ohne diese Schriftform bleibt die Verantwortung bei der Geschäftsführung. Was das im Haftungsfall bedeutet, behandelt Haftung der Geschäftsführung im Arbeitsschutz.
Gremien und Funktionen: ASA, Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfer
Ein Betrieb mit mehr als 20 Beschäftigten bildet nach § 11 ASiG einen Arbeitsschutzausschuss, der mindestens einmal vierteljährlich zusammentritt. Ab 250 Beschäftigten bestimmt der Arbeitgeber die Zahl der Sicherheitsbeauftragten nach den fünf Kriterien des § 20 DGUV Vorschrift 1, Ersthelfer und Brandschutzhelfer wachsen mit der Kopfzahl.
Die Funktionen im Überblick:
- Arbeitsschutzausschuss: Arbeitgeber oder Beauftragte, Betriebsarzt, Fachkraft, Sicherheitsbeauftragte und zwei Betriebsratsmitglieder. Bei mehreren Standorten kann ein zentraler ASA durch Standortrunden ergänzt werden. Details im Beitrag Arbeitsschutzausschuss (ASA): Pflicht ab wann?.
- Sicherheitsbeauftragte: Gebäude, Schichten und fachliche Nähe bestimmen die Zahl, nicht eine feste Staffel. Der Rechner für Sicherheitsbeauftragte gibt eine Orientierung, die Begründung steht in Anzahl Sicherheitsbeauftragte.
- Ersthelfer und Brandschutzhelfer: In Verwaltungs- und Handelsbetrieben 5 Prozent der gleichzeitig Anwesenden als Ersthelfer, in der Regel 5 Prozent der Beschäftigten als Brandschutzhelfer. Die Herleitung zeigt Anzahl Ersthelfer und Brandschutzhelfer.
Dazu kommt bei mehreren Gebäuden die räumliche Verteilung: Ersthelfer und Verbandkästen müssen je Etage und Gebäudeteil erreichbar sein, nicht nur in der Summe vorhanden. Der Verbandkasten-Rechner liefert die Mindestzahl.
Rechenbeispiel: 250, 500 und 1.000 Beschäftigte
Im Beispiel arbeiten Büros der Betreuungsgruppe III. Angenommen sind 80 Prozent gleichzeitig Anwesende (Urlaub, Homeoffice, Schichten) und mehrere Gebäude. Die Zahlen sind Mindestwerte aus den genannten Quellen, die Sicherheitsbeauftragten eine Orientierung nach den fünf Kriterien.
| Merkmal | 250 Beschäftigte | 500 Beschäftigte | 1.000 Beschäftigte |
|---|---|---|---|
| Grundbetreuung gesamt (0,5 Std. je Beschäftigtem) | 125 Std. | 250 Std. | 500 Std. |
| davon mindestens je Rolle (20 Prozent) | 25 Std. | 50 Std. | 100 Std. |
| Ersthelfer (5 Prozent der Anwesenden, 80 Prozent anwesend) | 10 | 20 | 40 |
| Brandschutzhelfer (5 Prozent der Beschäftigten) | 13 | 25 | 50 |
| Große Verbandkästen (ASR A4.3, je angefangene 300) | 1 | 2 | 4 |
| Sicherheitsbeauftragte (Orientierung) | 1 bis 2 | 2 bis 3 | 4 bis 5 |
| Arbeitsschutzausschuss | ja, viermal im Jahr | ja, viermal im Jahr | ja, viermal im Jahr |
Auffällig ist, dass die Fachkraft-Stunden sich mit der Kopfzahl vervierfachen, die Pflichten selbst aber dieselben bleiben. Bei 1.000 Beschäftigten ergeben 500 Stunden Grundbetreuung rechnerisch rund 62 Arbeitstage zu je acht Stunden. Das lässt sich nicht mehr sinnvoll als Nebenaufgabe erledigen, zumal die betriebsspezifische Betreuung noch hinzukommt.
Was große Büros erfahrungsgemäß falsch machen
Der häufigste Fehler in großen Büros ist, dass Zahlen und Zuständigkeiten dem Wachstum nicht folgen. Wer bei 120 Beschäftigten alles geregelt hatte, hat bei 260 oft noch einen Sicherheitsbeauftragten, zwei Ersthelfer und einen ASA ohne Protokoll. Der Betrieb sollte Zahlen und Zuständigkeiten einmal jährlich prüfen und nach jedem Zukauf, Umzug oder Umbau neu festlegen.
Typische Lücken:
- Nur zentral organisiert: Standorte ohne eigene Ersthelfer, Verbandkästen und Fluchtwegpläne.
- Übertragung nur mündlich: Leitungen wissen nicht, dass sie Pflichten tragen.
- Einsatzzeit pauschal: eine Fachkraft für mehrere Standorte, ohne dass Begehungen tatsächlich stattfinden.
- Dokumentation verstreut: Nachweise liegen je Standort in eigenen Ordnern und sind bei einer Prüfung nicht in einem Zug auffindbar. Was prüffähig ist, zeigt Fünf Merkmale prüffähiger Dokumentation.
Mit Betriebsrat ist die Mitbestimmung beim Gesundheitsschutz nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG zu beachten: Ausstattung, Bestellungen und Unterweisungsformen sind frühzeitig abzustimmen.
Safety Club übernimmt diese Organisation für Büro- und Verwaltungsbetriebe: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort mit festen Einsatzzeiten und digitale Dokumentation im Kundenportal. Wie der Einstieg abläuft, zeigt der Ablauf in vier Schritten, ein Erstgespräch ist direkt buchbar.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.
