Das Arbeitsschutzgesetz gilt für praktisch jeden Arbeitgeber mit Beschäftigten, unabhängig von der Branche. Ein reines Büro ist nicht ausgenommen, der Umfang der Maßnahmen ist nur geringer als in der Produktion. Sieben Pflichten bilden den Kern, und welche davon greifen, hängt an drei Schwellen: dem ersten Beschäftigten, mehr als 20 und mehr als 50.
| Pflicht | Ab wann Pflicht | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Gefährdungsbeurteilung erstellen und fortschreiben | ab 1 Beschäftigten | § 5 ArbSchG |
| Sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung sicherstellen | ab 1 Beschäftigten | § 2, § 5 ASiG |
| Beschäftigte unterweisen | ab 1 Beschäftigten | § 12 ArbSchG |
| Erste Hilfe organisieren | ab 1 Beschäftigten | § 10 ArbSchG, DGUV Vorschrift 1 |
| Alles prüfungssicher dokumentieren | ab 1 Beschäftigten | § 6 ArbSchG |
| Arbeitsschutzausschuss (ASA) einrichten | ab mehr als 20 Beschäftigten | § 11 ASiG |
| Sicherheitsbeauftragte bestellen | ab 50 Beschäftigten (seit Mai 2026) | § 22 SGB VII |
| Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt fest bestellen (Regelbetreuung) | ab mehr als 50 Beschäftigten | DGUV Vorschrift 2 |
Ab dem ersten Beschäftigten
Diese fünf Pflichten gelten ohne jede Untergrenze. Sobald Sie eine Person beschäftigen, sind sie zu erfüllen.
1. Gefährdungsbeurteilung erstellen und fortschreiben
Die Gefährdungsbeurteilung ist das Herzstück des Arbeitsschutzes (§ 5 ArbSchG). Sie ermitteln je Arbeitsplatz oder Arbeitsplatztyp die Gefährdungen, bewerten sie und leiten Maßnahmen ab. Im Büro sind das vor allem Bildschirmarbeit und Ergonomie, Verkehrs- und Fluchtwege, elektrische Betriebsmittel, Brandschutz sowie die psychische Belastung nach § 5 Abs. 3.
Sie ist keine einmalige Aufgabe: Bei Umzug, Umbau, neuen Arbeitsmitteln, neuen Tätigkeiten oder nach einem Unfall ist sie fortzuschreiben. Wie Sie vorgehen, steht in Gefährdungsbeurteilung im Büro. Einen ersten Überblick über offene Punkte gibt die Büro-Checkliste.
2. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt bestellen
Das Arbeitssicherheitsgesetz verlangt beides: einen Betriebsarzt (§ 2 ASiG) und eine Fachkraft für Arbeitssicherheit (§ 5 ASiG). Beide Paragrafen kennen keine Mindestbeschäftigtenzahl, und keine Rolle ersetzt die andere.
Der Umfang richtet sich nach der DGUV Vorschrift 2. Bürobetriebe liegen in Betreuungsgruppe III mit 0,5 Stunden Grundbetreuung pro Beschäftigtem und Jahr für beide Rollen zusammen. Bis 50 Beschäftigte ist alternativ das Unternehmermodell nach Anlage 3 zulässig, ohne fest bestellte Fachkraft und ohne Untergrenze. Details in Braucht ein Büro eine Fachkraft für Arbeitssicherheit? und Betriebsarzt im Büro.
3. Beschäftigte unterweisen
Jede beschäftigte Person ist über die Gefährdungen am Arbeitsplatz und die Schutzmaßnahmen zu unterweisen: bei der Einstellung und danach regelmäßig, in der Regel mindestens jährlich (§ 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1). Dazu kommen anlassbezogene Unterweisungen bei neuen Tätigkeiten, neuen Arbeitsmitteln, nach einem Unfall oder nach längerer Abwesenheit.
Die Unterweisung muss inhaltlich zur Gefährdungsbeurteilung passen und nachweisbar sein: Datum, Inhalt, Teilnehmende, Unterschriften. Wann die nächste fällig ist, zeigt der Unterweisungs-Fristenrechner, Inhalte in Unterweisung zur Arbeitssicherheit im Büro.
4. Erste Hilfe organisieren
Dazu gehören vier Bausteine: ausgebildete Ersthelfer in ausreichender Zahl, erreichbares und vollständiges Erste-Hilfe-Material, eine funktionierende Meldekette mit Aushang, und die Dokumentation jeder Erste-Hilfe-Leistung.
In Verwaltungsbetrieben sind ab mehr als 20 gleichzeitig anwesenden Beschäftigten mindestens 5 Prozent als Ersthelfer auszubilden, darunter genügt eine Person. Die Ausbildung ist alle zwei Jahre aufzufrischen. Rechnen können Sie das mit dem Ersthelfer-Rechner und dem Verbandkasten-Rechner. Mehr in Erste Hilfe im Büro.
5. Alles prüfungssicher dokumentieren
Der Arbeitsschutz muss nachweisbar sein (§ 6 ArbSchG). Zu dokumentieren sind das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung, dazu Unterweisungen, Bestellungen und Betreuungsleistungen.
Genau danach fragt die Berufsgenossenschaft zuerst. Was ein solches Schreiben verlangt, steht in Brief von der Berufsgenossenschaft; wie gut Sie aufgestellt sind, schätzt der VBG-Risiko-Check ein.
Ab mehr als 20 Beschäftigten
Bei 21 Beschäftigten kommt eine organisatorische Pflicht hinzu. Diese Schwelle wird häufig übersehen, weil sie still mit der nächsten Einstellung eintritt.
6. Arbeitsschutzausschuss einrichten
Der Arbeitsschutzausschuss tritt mindestens einmal je Kalendervierteljahr zusammen (§ 11 ASiG). Mitglieder sind Arbeitgeber, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, gegebenenfalls Sicherheitsbeauftragte und Vertreter des Betriebsrats. Die Sitzungen sind zu protokollieren, und die Protokolle werden bei einer Besichtigung regelmäßig verlangt. Termine plant der ASA-Terminplaner, Details in Arbeitsschutzausschuss: Pflicht ab wann?.
Ab 50 Beschäftigten
7. Sicherheitsbeauftragte bestellen
Seit der Neuregelung des § 22 SGB VII zum 29. Mai 2026 sind Sicherheitsbeauftragte erst ab 50 Beschäftigten schriftlich zu bestellen; zwischen 20 und 49 nur bei besonderer Gefährdung für Leben und Gesundheit, im klassischen Büro also in der Regel nicht. Sie unterstützen ehrenamtlich im Alltag, tragen aber keine zusätzliche Verantwortung und ersetzen die Fachkraft nicht. Wie viele Personen nötig sind, hängt an Beschäftigtenzahl, Gefährdungen und räumlicher Verteilung. Siehe Sicherheitsbeauftragter im Büro und den Sicherheitsbeauftragte-Rechner.
Ebenfalls ab dieser Größenordnung endet das Unternehmermodell: Ab 51 Beschäftigten ist die Regelbetreuung mit fest bestellter Fachkraft und Betriebsarzt verpflichtend, mit festgelegtem Stundenumfang. Der Wechsel passiert nicht automatisch, er muss aktiv vollzogen und dokumentiert werden.
Welche Pflichten bei Ihrer konkreten Beschäftigtenzahl greifen, zeigt der Pflichten-Schnellcheck in unter einer Minute.
Wer im Betrieb verantwortlich ist
Verantwortlich für den Arbeitsschutz ist der Arbeitgeber, also die Unternehmensleitung. Diese Verantwortung lässt sich organisatorisch übertragen, aber nie vollständig abgeben.
Nach § 13 ArbSchG können Aufgaben schriftlich auf zuverlässige und fachkundige Personen übertragen werden, etwa auf eine Standortleitung oder eine Abteilungsleitung. Damit die Übertragung trägt, muss sie drei Dinge enthalten: den konkreten Aufgabenbereich, die dafür nötigen Befugnisse und die zugehörigen Mittel. Eine Übertragung ohne Budget und ohne Entscheidungsbefugnis ist wirkungslos.
Was in jedem Fall bei der Unternehmensleitung bleibt, ist die Auswahl- und Aufsichtspflicht: Wurde eine geeignete Person ausgewählt, wurde sie hinreichend ausgestattet, wird kontrolliert, dass die Aufgaben tatsächlich erfüllt werden. Genau diese Frage steht nach einem Unfall im Raum, und sie lässt sich nur mit Dokumentation beantworten.
Die Arbeitsstätte selbst: was die ArbStättV verlangt
Neben den sieben Kernpflichten stellt die Arbeitsstättenverordnung Anforderungen an die Räume selbst. Für Bürobetriebe sind vor allem diese relevant:
- Ausreichende Grundfläche und Raumhöhe je Arbeitsplatz, sodass Bewegungsfläche und Verkehrswege nicht eingeschränkt sind.
- Tageslicht und Sichtverbindung nach außen, soweit betrieblich möglich, sowie eine ausreichende künstliche Beleuchtung.
- Raumtemperatur und Lüftung in einem gesundheitlich zuträglichen Bereich.
- Verkehrswege und Fluchtwege, ausreichend breit, frei und gekennzeichnet.
- Sanitärräume und Pausenmöglichkeiten in angemessener Zahl und Ausstattung.
- Nichtraucherschutz in Arbeitsstätten.
Konkretisiert werden diese Anforderungen durch die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR). Wer sie einhält, kann davon ausgehen, die Verordnung zu erfüllen. Praktisch relevant wird das meist bei einem Umzug, bei der Verdichtung von Arbeitsplätzen oder bei der Einführung von Desksharing, weil sich dabei Flächen und Wege verändern.
Was oft übersehen wird
Neben den sieben Kernpflichten gibt es vier Punkte, die in Bürobetrieben regelmäßig fehlen, obwohl sie ohne großen Aufwand zu erledigen sind:
- Psychische Belastung in der Gefährdungsbeurteilung. Der mit Abstand häufigste inhaltliche Mangel, siehe Psychische Belastung.
- Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3, vom Notebook bis zur Mehrfachsteckdose. Fristen im Prüffristen-Rechner.
- Brandschutzhelfer und freie Fluchtwege, siehe Brandschutz im Büro.
- Homeoffice und mobiles Arbeiten, sobald es im Betrieb praktiziert wird, siehe Homeoffice und Telearbeit.
Wo der Betriebsrat mitbestimmt
Existiert ein Betriebs- oder Personalrat, ist er im Arbeitsschutz nicht nur zu informieren, sondern hat echte Mitbestimmungsrechte. Betroffen sind unter anderem die Ausgestaltung der Gefährdungsbeurteilung, die Auswahl der Unterweisungsinhalte, die Bestellung der Sicherheitsbeauftragten und Maßnahmen zum Gesundheitsschutz.
Praktisch heißt das: Diese Punkte früh einbinden statt fertige Ergebnisse vorlegen. Eine Gefährdungsbeurteilung, die ohne Beteiligung entstanden ist, muss im Zweifel nachgeholt werden, und das kostet mehr Zeit als die Beteiligung von Anfang an. In Betrieben ohne Betriebsrat entfällt die Mitbestimmung, nicht aber die Pflicht, die Beschäftigten über die sie betreffenden Ergebnisse zu unterrichten.
Die Reihenfolge, wenn Sie bei null anfangen
Wer feststellt, dass bisher nichts dokumentiert ist, sollte nicht überall gleichzeitig beginnen. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:
- Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt bestellen. Ohne Fachkunde wird die Gefährdungsbeurteilung mühsam, und die Bestellung ist die Unterlage, nach der zuerst gefragt wird.
- Gefährdungsbeurteilung erstellen. Sie ist die Grundlage für alles Weitere.
- Erste Hilfe organisieren. Ersthelfer benennen und ausbilden, Material prüfen, Aushang erstellen.
- Unterweisen und dokumentieren. Inhaltlich auf Basis der Gefährdungsbeurteilung.
- Ab mehr als 20 Beschäftigten: den Arbeitsschutzausschuss einrichten (Sicherheitsbeauftragte erst ab 50).
Diese Pflichten einzeln zu organisieren, kostet Zeit. Safety Club bündelt sie für Büro- und Verwaltungsbetriebe in einem Vertrag: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation. Wie der Einstieg abläuft, sehen Sie im Ablauf in vier Schritten.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.
