Im Bürobetrieb müssen drei Gruppen von Unterlagen sichtbar sein: die Hinweise zur Ersten Hilfe mit den Notrufnummern, der Flucht- und Rettungsplan, sofern er erforderlich ist, und die aushangpflichtigen Gesetze. Für die Gesetze lässt der Gesetzgeber seit einigen Jahren auch die Bereitstellung über die betriebsübliche Informations- und Kommunikationstechnik zu.
Eine Aushangpflicht ist die gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers, einen bestimmten Text oder Plan im Betrieb so bereitzuhalten, dass die Beschäftigten ohne Nachfrage darauf zugreifen können. Der Begriff ist heute ungenau: Die meisten der einschlägigen Vorschriften lassen inzwischen ausdrücklich die digitale Bereitstellung zu. Das gedruckte Gesetzespaket am schwarzen Brett ist damit eine mögliche Umsetzung, aber nicht mehr die einzige.
| Unterlage | Gilt ab | Rechtsgrundlage | Digitale Bereitstellung zulässig |
|---|---|---|---|
| Arbeitszeitgesetz, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen | erstem Beschäftigten | § 16 Absatz 1 ArbZG | ja |
| Mutterschutzgesetz | mehr als drei Frauen | § 26 Absatz 1 MuSchG | nur über ein elektronisches Verzeichnis |
| Jugendarbeitsschutzgesetz, Anschrift der Aufsichtsbehörde | einem Jugendlichen | § 47 JArbSchG | ja |
| Arbeitszeit und Pausen der Jugendlichen | drei Jugendlichen | § 48 JArbSchG | ja |
| AGG, § 61b ArbGG und Beschwerdestelle | erstem Beschäftigten | § 12 Absatz 5 AGG | ja |
| Hinweise zur Ersten Hilfe und Notrufnummern | erstem Beschäftigten | § 24 Absatz 5 DGUV Vorschrift 1 | nein |
| Flucht- und Rettungsplan | wenn nach Lage und Ausdehnung erforderlich | § 4 Absatz 4 ArbStättV | nein |
| Unfallverhütungsvorschriften | erstem Beschäftigten | § 12 Absatz 1 DGUV Vorschrift 1 | ja |
Aushang vs. Bereitstellung: der Unterschied, auf den es ankommt
Aushang bedeutet, dass ein Text an einer geeigneten Stelle im Betrieb körperlich sichtbar ist. Bereitstellung bedeutet, dass er über die betriebsübliche Informations- und Kommunikationstechnik jederzeit abrufbar ist, etwa im Intranet oder in einem benannten Ordner im Laufwerk. Vier der sieben Pflichten im Büro lassen beide Wege zu.
Der Wortlaut ist in den neueren Fassungen fast identisch. § 16 Absatz 1 ArbZG verpflichtet den Arbeitgeber, eine Kopie des Arbeitszeitgesetzes sowie der geltenden Rechtsverordnungen, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen über die im Betrieb übliche Informations- und Kommunikationstechnik zur Verfügung zu stellen oder an geeigneter Stelle auszulegen oder auszuhängen. Dieselbe Doppelform steht in § 47 und § 48 JArbSchG und in § 12 Absatz 5 AGG.
Wer den digitalen Weg wählt, schuldet zwei Dinge, die in der Praxis oft fehlen: Der Ablageort muss allen Beschäftigten bekannt sein, und der Zugang darf nicht an einer einzelnen Person hängen. Der übrige Prüfmaßstab für Unterlagen im Arbeitsschutz steht in 5 Merkmale prüffähiger Dokumentation.
Arbeitszeitgesetz: die einzige Aushangpflicht mit eigenem Bußgeld
Das Arbeitszeitgesetz ist die einzige der hier genannten Vorschriften, die den fehlenden Aushang selbst mit einer Geldbuße bewehrt. Wer entgegen § 16 Absatz 1 ArbZG die Auslage oder den Aushang nicht vornimmt, handelt nach § 22 Absatz 1 Nummer 8 ArbZG ordnungswidrig. Die Geldbuße beträgt nach § 22 Absatz 2 ArbZG bis zu 5.000 Euro.
Die Pflicht gilt ab dem ersten Arbeitnehmer und kennt keine Beschäftigtenschwelle. Bereitzustellen ist nicht nur der Gesetzestext: § 16 Absatz 1 ArbZG nennt ausdrücklich auch die für den Betrieb geltenden Rechtsverordnungen sowie Tarifverträge und Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zur Arbeitszeit. In einem tarifgebundenen Bürobetrieb gehört der einschlägige Tarifvertrag also dazu, in einem Betrieb mit Betriebsrat die Betriebsvereinbarung zur Gleitzeit.
Die zweite Hälfte der Vorschrift wird häufiger übersehen: Nach § 16 Absatz 2 ArbZG ist die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Das ist keine Aushangpflicht, wird bei Kontrollen aber im selben Atemzug abgefragt.
Mutterschutzgesetz: ab mehr als drei regelmäßig beschäftigten Frauen
Das Mutterschutzgesetz ist die einzige der vier Gesetzespflichten, die den digitalen Weg nicht gleichrangig nennt. In Betrieben und Verwaltungen, in denen regelmäßig mehr als drei Frauen beschäftigt werden, hat der Arbeitgeber nach § 26 Absatz 1 Satz 1 MuSchG eine Kopie des Gesetzes an geeigneter Stelle zur Einsicht auszulegen oder auszuhängen.
Satz 2 derselben Vorschrift enthält die Ausnahme: Die Pflicht entfällt, wenn der Arbeitgeber das Gesetz für die bei ihm beschäftigten Personen in einem elektronischen Verzeichnis jederzeit zugänglich gemacht hat. Der Unterschied zur Formulierung im Arbeitszeitgesetz ist klein, aber real. Verlangt ist ein Verzeichnis mit jederzeitigem Zugang, nicht die bloße Möglichkeit, den Text bei Bedarf zu erfragen.
Die Schwelle zählt Personen, nicht Vollzeitstellen: Vier Teilzeitkräfte lösen die Pflicht aus, drei Vollzeitkräfte nicht. Die anlassbezogene Gefährdungsbeurteilung nach § 10 MuSchG gilt davon unabhängig ab der ersten beschäftigten Frau, wie in Mutterschutz im Büro beschrieben.
Jugendarbeitsschutzgesetz: zwei Pflichten mit zwei Schwellen
Das Jugendarbeitsschutzgesetz kennt zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlichen Schwellen. Arbeitgeber, die regelmäßig mindestens einen Jugendlichen beschäftigen, haben nach § 47 JArbSchG eine Kopie des Gesetzes und die Anschrift der zuständigen Aufsichtsbehörde bereitzustellen oder auszuhängen. Ab drei Jugendlichen kommt eine zweite Pflicht hinzu.
Nach § 48 JArbSchG haben Arbeitgeber, die regelmäßig mindestens drei Jugendliche beschäftigen, zusätzlich eine Information über Beginn und Ende der regelmäßigen täglichen Arbeitszeit und der Pausen der Jugendlichen bereitzustellen oder auszuhängen. Jugendlicher ist nach § 2 Absatz 2 JArbSchG, wer 15, aber noch nicht 18 Jahre alt ist. In einem Bürobetrieb betrifft das typischerweise Auszubildende im ersten Lehrjahr und Schulpraktikanten.
Die Anschrift der Aufsichtsbehörde fehlt am häufigsten. Zuständig ist nicht die Berufsgenossenschaft, sondern die staatliche Arbeitsschutzbehörde des Landes, je nach Bundesland Gewerbeaufsichtsamt, Amt für Arbeitsschutz oder Regierungspräsidium. Die Abgrenzung der Zuständigkeiten steht in Was ist die DGUV.
Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz: Gesetz, Klagefrist und Beschwerdestelle
Nach § 12 Absatz 5 AGG sind das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, § 61b des Arbeitsgerichtsgesetzes und Informationen über die für Beschwerden nach § 13 AGG zuständigen Stellen im Betrieb bekannt zu machen. Zulässig ist der Aushang, die Auslegung an geeigneter Stelle oder der Einsatz der betriebsüblichen Informations- und Kommunikationstechnik.
Die Vorschrift verlangt drei Dinge, nicht eines. Der Gesetzestext allein genügt nicht: § 61b ArbGG mit der Frist für die Entschädigungsklage gehört dazu, und die Beschwerdestelle muss benannt sein. Im kleinen Bürobetrieb ist das oft die Geschäftsführung selbst, dann gehört genau das in den Aushang, mit Name und Kontaktweg.
Erste Hilfe, Notruf und Flucht- und Rettungsplan: was tatsächlich hängen muss
Zwei Aushänge lassen sich nicht durch eine Datei im Intranet ersetzen, weil sie im Ernstfall gefunden werden müssen, ohne dass jemand einen Rechner startet. § 24 Absatz 5 DGUV Vorschrift 1 verlangt Aushänge oder schriftliche Hinweise über die Erste Hilfe und die Notrufmöglichkeiten und schreibt vor, dass die Angaben aktuell gehalten werden.
Auf den Erste-Hilfe-Aushang gehören die Notrufnummer 112, Namen und Erreichbarkeit der Ersthelfer, der Ort des Verbandkastens und der zuständige Durchgangsarzt. Ein ausfüllbares Muster liefert der Erste-Hilfe-Aushang-Generator, die übrige Ausstattung behandelt Erste Hilfe im Büro.
Der Flucht- und Rettungsplan ist nach § 4 Absatz 4 Satz 3 ArbStättV aufzustellen, wenn Lage, Ausdehnung und Art der Benutzung der Arbeitsstätte dies erfordern. Ist er erforderlich, ist er nach Satz 4 an geeigneten Stellen auszulegen oder auszuhängen und nach Satz 5 in angemessenen Zeitabständen zu üben. Wann das im Büro eintritt, klärt Flucht- und Rettungsplan im Büro.
Was drei Bürobetriebe konkret aushängen müssen
Der Umfang der Aushänge hängt nicht an der Gesamtzahl der Beschäftigten, sondern an drei Fragen: Wie viele Frauen sind regelmäßig beschäftigt, wie viele Jugendliche, und ist ein Flucht- und Rettungsplan erforderlich. Die folgende Übersicht zeigt drei typische Konstellationen.
| Unterlage | 4 Beschäftigte, 2 Frauen, keine Jugendlichen | 25 Beschäftigte, 12 Frauen, 1 Azubi unter 18 | 80 Beschäftigte, 40 Frauen, 4 Azubis unter 18 |
|---|---|---|---|
| Arbeitszeitgesetz | erforderlich | erforderlich | erforderlich |
| Mutterschutzgesetz | nicht erforderlich | erforderlich | erforderlich |
| Jugendarbeitsschutzgesetz nach § 47 | nicht erforderlich | erforderlich | erforderlich |
| Arbeitszeit der Jugendlichen nach § 48 | nicht erforderlich | nicht erforderlich | erforderlich |
| AGG mit § 61b ArbGG und Beschwerdestelle | erforderlich | erforderlich | erforderlich |
| Erste-Hilfe-Hinweise mit Notruf | erforderlich | erforderlich | erforderlich |
Keine der Schwellen richtet sich nach der Gesamtbelegschaft: Ein Büro mit 80 Beschäftigten und drei regelmäßig beschäftigten Frauen braucht den Mutterschutz-Aushang nicht, ein Büro mit fünf Beschäftigten und vier Frauen schon. Welche weiteren Pflichten mit der Beschäftigtenzahl dazukommen, zeigt der Pflichten-Check.
In sechs Schritten die eigenen Aushänge prüfen
Die Prüfung dauert etwa 45 Minuten und braucht nur einen Rundgang und den Zugriff auf die Personalliste. Sinnvoll ist sie einmal jährlich, weil sich Gesetzesfassungen, Ersthelfernamen und Notfallnummern ändern.
- Schwellen des eigenen Betriebs feststellen. Zahl der regelmäßig beschäftigten Frauen und Jugendlichen ermitteln, weil Mutterschutzgesetz und Jugendarbeitsschutzgesetz erst ab bestimmten Schwellen greifen.
- Rundgang am schwarzen Brett. Alle vorhandenen Aushänge fotografieren und mit Datum und Stand in einer Liste erfassen, auch die Notrufnummern und die Namen der Ersthelfer.
- Gesetzestexte auf Aktualität prüfen. Für jeden ausgehängten oder bereitgestellten Gesetzestext die Fassung mit der aktuellen Fassung auf gesetze-im-internet.de abgleichen.
- Digitalen Weg festlegen und dokumentieren. Entscheiden, welche Texte über die betriebsübliche Informations- und Kommunikationstechnik bereitgestellt werden, und den Ablageort allen Beschäftigten schriftlich mitteilen.
- Physische Aushänge ergänzen. Erste-Hilfe-Hinweise mit Notrufnummern und, sofern erforderlich, den Flucht- und Rettungsplan an den dafür vorgesehenen Stellen anbringen.
- Termin für die nächste Prüfung setzen. Die Prüfung der Aushänge an einen bestehenden Jahrestermin koppeln, etwa an die jährliche Unterweisung.
Der häufigste Befund bei einer Begehung ist nicht der fehlende Aushang, sondern der veraltete: ein Gesetzestext von 2015, ein Ersthelfer, der den Betrieb längst verlassen hat. Welche Nachweise im Termin sonst abgefragt werden, steht in Top 5 Fragen bei einer Begehung.
Safety Club deckt den gesetzlichen Umfang für Büro- und Verwaltungsbetriebe in einem Vertrag ab: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation. Welche Aushänge in Ihrem Betrieb fehlen oder veraltet sind, sehen wir im Erstgespräch durch.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von ArbZG, MuSchG, JArbSchG, AGG und ArbStättV sowie die Auslegung der für Ihren Betrieb zuständigen Aufsichtsbehörde und Berufsgenossenschaft.
