Bei einer Begehung im Bürobetrieb fragt die Aufsichtsperson der Berufsgenossenschaft fast immer dasselbe ab: die schriftliche Bestellung von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt, die Gefährdungsbeurteilung, die Unterweisungsnachweise, die benannten Ersthelfer und Brandschutzhelfer sowie die Prüf- und Begehungsprotokolle. Wer diese fünf Unterlagen griffbereit hat, ist vorbereitet.
Eine Begehung ist die Besichtigung eines Betriebs durch eine Aufsichtsperson der Berufsgenossenschaft auf Grundlage der §§ 17 bis 19 SGB VII. Für Büro- und Verwaltungsbetriebe ist meist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) zuständig. Der Ablauf besteht aus zwei Teilen: einem Gespräch über die Arbeitsschutzorganisation und einem Rundgang. Der Gesprächsteil entscheidet, weil dort die Unterlagen auf den Tisch kommen. Wie wahrscheinlich ein Kontakt in Ihrer Konstellation ist, schätzt die VBG-Besuch-Prognose grob ein.
| Frage | Erwarteter Nachweis | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 1. Wer betreut Sie? | schriftliche Bestellung von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt | § 2 und § 5 ASiG, § 2 DGUV Vorschrift 2 |
| 2. Wo ist Ihre Gefährdungsbeurteilung? | dokumentierte Beurteilung mit Maßnahmen und Ergebnis der Überprüfung | § 5 und § 6 ArbSchG |
| 3. Wann wurde zuletzt unterwiesen? | Unterweisungsnachweis mit Datum, Themen und Teilnehmenden | § 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1 |
| 4. Wer ist Ersthelfer und Brandschutzhelfer? | Ausbildungsnachweise und Aushang mit Namen | § 26 DGUV Vorschrift 1, § 10 ArbSchG, ASR A2.2 |
| 5. Welche Prüfungen sind dokumentiert? | Prüfprotokolle und Begehungsprotokolle | DGUV Vorschrift 3, § 5 DGUV Vorschrift 2 |
Frage 1: Wer betreut Sie sicherheitstechnisch und betriebsärztlich?
Die erste Frage zielt auf die Grundorganisation. Erwartet wird der Nachweis, dass eine Fachkraft für Arbeitssicherheit und ein Betriebsarzt schriftlich bestellt sind. Die Bestellpflicht folgt aus § 2 Absatz 1 ASiG für Betriebsärzte und aus § 5 Absatz 1 ASiG für Fachkräfte für Arbeitssicherheit, unabhängig von der Betriebsgröße und ab dem ersten Beschäftigten.
Die Bestellung zur Fachkraft für Arbeitssicherheit ist nach § 2 Absatz 1 DGUV Vorschrift 2 schriftlich zu erteilen und muss Aufgaben und Einsatzzeit ausweisen. Ein Dienstleistungsvertrag allein genügt dafür nicht: Der Vertrag regelt das Verhältnis zum Anbieter, die Bestellung überträgt die Aufgaben nach § 6 ASiG auf eine benannte Person. Was in eine Bestellung gehört, steht in Bestellung zur Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Gefragt wird oft in einem Aufwasch nach dem gewählten Betreuungsmodell. Im Unternehmermodell nach Anlage 3 DGUV Vorschrift 2, das für Bürobetriebe bis 50 Beschäftigte offensteht, tritt an die Stelle der laufenden Regelbetreuung die Teilnahme des Unternehmers an Motivations- und Informationsmaßnahmen. Der Nachweis ist dann die Teilnahmebescheinigung, nicht die Bestellung.
Abgelegt gehören beide Bestellungen ganz vorn in den Arbeitsschutzordner, zusammen mit dem Fachkundenachweis nach § 7 ASiG. Beides wird bei einer Besichtigung als Erstes verlangt und ist die Unterlage, die am häufigsten gar nicht existiert.
Frage 2: Darf ich Ihre Gefährdungsbeurteilung sehen?
Die zweite Frage ist die inhaltlich wichtigste. Die Gefährdungsbeurteilung ist die nach § 5 ArbSchG vorgeschriebene systematische Ermittlung und Bewertung aller Gefährdungen an einem Arbeitsplatz. Nach § 6 Absatz 1 ArbSchG sind Ergebnis der Beurteilung, festgelegte Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung zu dokumentieren. Vorgelegt werden muss diese Dokumentation, nicht eine Absichtserklärung.
Geprüft wird bei einer Begehung selten die Gliederung, sondern die Vollständigkeit an drei Stellen: Ist die psychische Belastung nach § 5 Absatz 3 Nummer 6 ArbSchG als eigener Punkt beurteilt? Sind Homeoffice und mobile Arbeit erfasst? Steht hinter jeder Gefährdung eine Maßnahme mit verantwortlicher Person und Frist? Die typischen Lücken sind in 7 Fehler bei der Gefährdungsbeurteilung im Einzelnen beschrieben.
Aufbau und Mindestinhalt für Büroarbeitsplätze stehen in Gefährdungsbeurteilung im Büro. Für den Termin zählt zusätzlich das Datum: Eine Beurteilung, deren letzte Fortschreibung vor einem Umzug oder einer deutlichen Personalaufstockung liegt, gilt nach § 3 Absatz 1 Satz 3 ArbSchG als nicht angepasst. Abgelegt gehört sie dorthin, wo auch die Maßnahmenliste liegt, denn beide werden zusammen gelesen.
Frage 3: Wann haben Sie zuletzt unterwiesen, und wo ist der Nachweis?
Die dritte Frage prüft, ob die Organisation die Beschäftigten tatsächlich erreicht. Beschäftigte sind nach § 12 Absatz 1 ArbSchG bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei Einführung neuer Arbeitsmittel zu unterweisen. Nach § 4 Absatz 1 DGUV Vorschrift 1 ist die Unterweisung mindestens einmal jährlich zu wiederholen.
Erwartet wird ein Unterweisungsnachweis mit vier Angaben: Datum, behandelte Themen, Namen der Teilnehmenden und Name der unterweisenden Person. Eine Teilnehmerliste ohne Themen ist ebenso wenig belegkräftig wie eine Themenliste ohne Namen. Für Jugendliche gilt ein kürzerer Takt: Nach § 29 Absatz 1 JArbSchG sind Jugendliche vor Beginn der Beschäftigung und danach in Abständen von sechs Monaten zu unterweisen.
Welche Fristen im Betrieb laufen und wann die nächste Wiederholung fällig ist, rechnet der Unterweisungs-Fristenrechner aus. Inhalte und Ablauf einer Büro-Unterweisung stehen in Unterweisung zur Arbeitssicherheit im Büro. Abgelegt gehören die Nachweise chronologisch, nicht nach Personen, weil bei einer Begehung nach dem letzten Termin gefragt wird und nicht nach einer einzelnen Person.
Frage 4: Wer ist Ersthelfer, wer Brandschutzhelfer?
Die vierte Frage lässt sich nur mit Namen beantworten. Ersthelfer sind nach § 26 Absatz 1 DGUV Vorschrift 1 bei 2 bis 20 anwesenden Versicherten mit einer Person anzusetzen, bei mehr als 20 Anwesenden in Verwaltungs- und Handelsbetrieben mit mindestens 5 Prozent der Anwesenden. Brandschutzhelfer sind nach § 10 ArbSchG zu benennen und nach ASR A2.2 im Regelfall mit 5 Prozent der Beschäftigten anzusetzen.
| Kennzahl | 10 Beschäftigte | 30 Beschäftigte | 80 Beschäftigte |
|---|---|---|---|
| Ersthelfer (§ 26 DGUV Vorschrift 1) | 1 | 2 | 4 |
| Brandschutzhelfer (ASR A2.2, 5 Prozent) | 1 | 2 | 4 |
| Sicherheitsbeauftragte (§ 22 SGB VII) | keine | keine | mindestens 1 |
| Arbeitsschutzausschuss (§ 11 ASiG) | nein | ja | ja |
Die Zahlen gelten für gleichzeitig anwesende Beschäftigte in einem Bürobetrieb ohne besondere Gefährdung. Sicherheitsbeauftragte sind nach § 22 SGB VII seit der Neuregelung zum 29. Mai 2026 ab 50 regelmäßig Beschäftigten zu bestellen, zwischen 20 und 49 nur bei besonderer Gefährdung für Leben und Gesundheit. Der Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG ist dagegen schon ab mehr als 20 Beschäftigten Pflicht und tritt mindestens einmal je Kalendervierteljahr zusammen.
Erwartet werden die Ausbildungsnachweise der benannten Personen und ein aktueller Aushang mit Namen und Notrufnummern. Den Aushang erzeugt der Erste-Hilfe-Aushang-Generator, die Zahl der Ersthelfer der Ersthelfer-Rechner. Beim Rundgang wird zusätzlich der Verbandkasten geöffnet und auf abgelaufenes Material gesehen, wie in Erste Hilfe im Büro beschrieben.
Frage 5: Welche Prüfungen und Begehungen sind dokumentiert?
Die fünfte Frage prüft, ob der Arbeitsschutz läuft oder nur einmal aufgesetzt wurde. Ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel in Bürobetrieben werden nach DGUV Vorschrift 3 in der Regel alle 24 Monate geprüft, ortsfeste elektrische Anlagen alle vier Jahre. Erwartet wird das Prüfprotokoll der letzten Prüfung mit Prüfdatum, Prüfergebnis und Name der befähigten Person.
Die genauen Intervalle je Gerätegruppe zeigt der Prüffristen-Rechner nach DGUV Vorschrift 3, die Abgrenzung zwischen ortsfest und ortsveränderlich steht in Prüfung elektrischer Betriebsmittel. Häufig fällt an dieser Stelle auf, dass private Geräte im Büro mitgeprüft werden müssen, sobald sie betrieblich genutzt werden.
Zur laufenden Organisation gehören zwei weitere Unterlagen. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit hat nach § 5 DGUV Vorschrift 2 mindestens einmal jährlich schriftlich über ihre Tätigkeit zu berichten: Dieser Bericht und die Begehungsprotokolle belegen, dass die bestellte Fachkraft tatsächlich tätig war. Ab mehr als 20 Beschäftigten kommen die Protokolle des Arbeitsschutzausschusses hinzu, der vierteljährlich tagt.
In fünf Schritten auf eine Begehung vorbereiten
Die Vorbereitung dauert bei einem Bürobetrieb einen halben Tag und braucht keine neue Software, sondern eine Mappe und einen Termin. Sinnvoll ist sie auch ohne Anlass, weil dieselben Unterlagen nach einem Arbeitsunfall verlangt werden.
- Die fünf Nachweise zusammenziehen. Bestellungen, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsnachweise, Benennungen für Erste Hilfe und Brandschutz sowie Prüf- und Begehungsprotokolle in eine Mappe legen, digital oder auf Papier.
- Jede Unterlage auf Datum und Verantwortlichkeit prüfen. Eine Unterlage ohne Datum und ohne erkennbare verantwortliche Person ist bei einer Besichtigung wertlos, weil sich weder Stand noch Zuständigkeit belegen lässt.
- Lücken vor dem Termin benennen. Fehlende Unterlagen offen auflisten und mit einem realistischen Datum für die Nachreichung versehen. Eine benannte Lücke wiegt leichter als eine entdeckte.
- Die Fachkraft für Arbeitssicherheit einbinden. Den Termin an die Fachkraft für Arbeitssicherheit melden und klären, ob sie teilnimmt. Fachliche Rückfragen laufen dann direkt und nicht über die Geschäftsführung.
- Den Rundgang selbst vorab abgehen. Verkehrswege, Fluchtwege, Verbandkasten, Aushänge und Elektrogeräte einmal mit dem Blick der Aufsichtsperson prüfen und offensichtliche Mängel vorher beheben.
Kommt die Ankündigung schriftlich, gilt zuerst die Frist im Brief. Wie eine Antwort an die Berufsgenossenschaft aufgebaut wird und was passiert, wenn die Frist knapp ist, steht in Brief von der Berufsgenossenschaft.
Safety Club begleitet Büro- und Verwaltungsbetriebe durch genau diese Termine: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation, die dem Betrieb gehört. Den Stand Ihrer Unterlagen sehen wir im Erstgespräch gemeinsam durch.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von SGB VII, ASiG, ArbSchG sowie der DGUV Vorschriften 1, 2 und 3 und die Auslegung der für Ihren Betrieb zuständigen Berufsgenossenschaft.
