Elektrische Betriebsmittel im Büro sind nach § 5 DGUV Vorschrift 3 vor der ersten Inbetriebnahme und danach in wiederkehrenden Abständen zu prüfen. Für ortsveränderliche Geräte wie Notebook, Steckdosenleiste oder Wasserkocher liegt der übliche Richtwert bei 24 Monaten, für ortsfeste Anlagen bei 4 Jahren. Die verbindliche Frist legt die Gefährdungsbeurteilung fest.
Was die DGUV Vorschrift 3 verlangt
Die DGUV Vorschrift 3 „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“ verpflichtet den Unternehmer, elektrische Anlagen und Betriebsmittel auf ihren ordnungsgemäßen Zustand prüfen zu lassen: vor der ersten Inbetriebnahme, nach Änderung oder Instandsetzung vor der Wiederinbetriebnahme und danach in bestimmten Zeitabständen. Die Fristen sind so zu bemessen, dass entstehende Mängel rechtzeitig festgestellt werden.
Diese Pflicht steht nicht allein, sie hat eine Entsprechung im staatlichen Recht:
- § 5 ArbSchG: Beurteilung der Gefährdungen, die von Arbeitsmitteln ausgehen.
- § 3 BetrSichV: Der Arbeitgeber legt Art, Umfang und Fristen der erforderlichen Prüfungen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung selbst fest.
- § 14 BetrSichV: Das Ergebnis ist aufzuzeichnen und bis zur nächsten Prüfung verfügbar zu halten.
- TRBS 1201: konkretisiert Planung, Durchführung und Dokumentation.
Der wichtigste Satz steht in § 3 BetrSichV: Die Frist ist keine Zahl von außen, sondern eine Festlegung des Betriebs. Die Werte der DGUV Vorschrift 3 sind Richtwerte und Obergrenzen. Wer sie übernimmt, hält die Gründe in der Gefährdungsbeurteilung fest. Eine Schwelle nach Betriebsgröße gibt es nicht: Ein Zwei-Personen-Büro hat dieselbe Pflicht wie eine große Verwaltung.
Ortsfest oder ortsveränderlich: die Unterscheidung, die alles steuert
Die DGUV Vorschrift 3 unterscheidet zwei Kategorien, und daran hängen Frist, Prüfumfang und Prüfer. Ortsveränderlich ist ein Betriebsmittel, das während des Betriebs bewegt oder leicht von einem Platz zum anderen gebracht werden kann, während es an den Versorgungsstromkreis angeschlossen ist. Ortsfest ist alles fest Angeschlossene.
So sortiert sich ein typisches Büro:
- Ortsveränderlich: Notebook samt Netzteil, PC, Monitor, Dockingstation, Drucker, Aktenvernichter, Steckdosenleiste, Verlängerungskabel, Kabeltrommel, Schreibtischleuchte, elektrischer Sitz-Steh-Tisch, Wasserkocher, Kaffeevollautomat, Mikrowelle, Ventilator, Heizlüfter, Staubsauger.
- Ortsfest: Unterverteilung und Sicherungskasten, festinstallierte Beleuchtung, Klimaanlage, elektrische Jalousien, Boiler und Durchlauferhitzer in der Teeküche, festverdrahteter Elektroherd, Alarmanlage, festeingebaute USV im Serverraum.
Entscheidend ist die Anschlussart, nicht die Gewohnheit: Ein Kühlschrank mit Stecker bleibt ortsveränderlich. Wer unsicher ist, ordnet konservativ ein, die kürzere Frist ist nie falsch.
Die Prüfpraxis kennt zusätzlich hoch beanspruchte ortsveränderliche Geräte: Steckdosenleisten, Kabeltrommeln, Staubsauger und alles mit Heizwendel werden üblicherweise alle 12 Monate geprüft statt alle 24. Genau dort treten mechanische Schäden an Leitung, Stecker und Zugentlastung auf.
Prüffristen im Büro: die Richtwerte und wie sie zustande kommen
Die DGUV Vorschrift 3 nennt für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel einen Richtwert von 6 Monaten, für Baustellen 3 Monate. Ergeben die Prüfungen eine Fehlerquote von weniger als 2 Prozent, darf die Frist verlängert werden: auf maximal 1 Jahr in Fertigung und Werkstatt, auf maximal 2 Jahre in Büros und unter vergleichbaren Bedingungen. Für ortsfeste Anlagen gelten 4 Jahre.
Damit ist erklärt, warum in Bürobetrieben fast überall 24 Monate im Prüfplan stehen, obwohl die Vorschrift von 6 Monaten spricht: Der Wert ist das Ergebnis einer zulässigen Verlängerung, nicht der Ausgangspunkt. Voraussetzung ist, dass der Betrieb seine Fehlerquote kennt, also die Prüfergebnisse auswertet. Wer nie dokumentiert hat, kann sich auf die verlängerte Frist nicht berufen.
Die gängigen Richtwerte für Büro- und Verwaltungsbetriebe:
| Betriebsmittel oder Anlage | Prüffrist im Büro | Wer prüft |
|---|---|---|
| Ortsfeste Anlagen und Betriebsmittel | alle 48 Monate | Elektrofachkraft |
| Ortsveränderliche Geräte, normale Beanspruchung (PC, Monitor, Notebook, Drucker, Router, Beamer, Schreibtischleuchte) | alle 24 Monate | Elektrofachkraft oder unterwiesene Person unter Aufsicht |
| Ortsveränderliche Geräte, erhöhte Beanspruchung (Steckdosenleisten, Kabeltrommeln, Aktenvernichter, Teeküchengeräte mit Heizfunktion, USV) | alle 12 Monate | Elektrofachkraft oder unterwiesene Person unter Aufsicht |
| Fehlerstrom-Schutzschalter (RCD), stationär | alle 6 Monate über die Prüftaste | eingewiesene Person |
In nichtstationären Anlagen ist der RCD arbeitstäglich über die Prüftaste zu prüfen.
Welche Frist für ein konkretes Gerät gilt und wann der nächste Termin fällig ist, rechnet der Prüffristen-Rechner für DGUV Vorschrift 3 für rund 70 typische Bürogeräte aus.
Drei Bürobetriebe durchgerechnet: wie viele Geräte es wirklich sind
Der Aufwand einer DGUV-V3-Prüfung hängt fast ausschließlich an der Gerätezahl, und die wird regelmäßig unterschätzt. Als Planungsgröße gilt: rund 8 ortsveränderliche Betriebsmittel pro Bildschirmarbeitsplatz plus Gemeinschaftsgeräte. Wer nur PC und Monitor zählt, kommt auf ein Drittel des tatsächlichen Bestands.
Ein Arbeitsplatz: Notebook, Netzteil, Dockingstation, zwei Monitore, Steckdosenleiste, Schreibtischleuchte, Arbeitsplatzdrucker. Dazu Gemeinschaftsgeräte, die nicht mit der Kopfzahl skalieren: Teeküche, Kopierraum, Serverschrank, Besprechungsräume, Reinigung.
- 8 Beschäftigte: rund 64 Arbeitsplatzgeräte plus etwa 15 Gemeinschaftsgeräte, zusammen rund 79 Betriebsmittel. Davon etwa 20 in der 12-Monats-Klasse. Jährlicher Prüfaufwand: rund 50 Geräte. Ortsfeste Anlage: eine Prüfung alle 4 Jahre.
- 45 Beschäftigte: rund 360 plus 40, zusammen rund 400 Betriebsmittel, davon etwa 90 in der 12-Monats-Klasse. Jährlich rund 245 Geräte. Hier lohnen zwei Termine im Jahr, getaktet nach Etage oder Abteilung, damit nicht der halbe Betrieb an einem Tag stillsteht.
- 180 Beschäftigte: rund 1.440 plus 120, zusammen rund 1.560 Betriebsmittel, jährlich in der Größenordnung von 950 Geräten. Sinnvoll ist ein rollierender Prüfplan über das Jahr plus ein Bestandsverzeichnis, das Zugänge und Abgänge nachzieht.
Der eigentliche Aufwand ist nicht die Messung, die dauert pro Gerät wenige Minuten, sondern das aktuelle Geräteverzeichnis. Betriebe, bei denen die Prüfung teuer wird, haben kein Verzeichnis, sondern eine Suche. Für die Jahreskosten setzen Sie den Preis pro Gerät aus einem Angebot in diese Zahlen ein und prüfen, ob Reparaturen, Neuetikettierung und die ortsfeste Anlage enthalten sind.
Wer darf prüfen?
Prüfen darf eine zur Prüfung befähigte Person im Sinne der Betriebssicherheitsverordnung, bei elektrotechnischen Prüfungen also eine Elektrofachkraft. Für ortsveränderliche Betriebsmittel lässt § 5 DGUV Vorschrift 3 zusätzlich eine elektrotechnisch unterwiesene Person zu, wenn sie unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft arbeitet und geeignete Mess- und Prüfgeräte verwendet.
Was das für Bürobetriebe konkret bedeutet:
- Die ortsfeste Anlage prüft immer eine Elektrofachkraft, in der Regel ein Elektrobetrieb.
- Ortsveränderliche Geräte prüft ein Dienstleister oder eine eigene, entsprechend qualifizierte Person mit geeignetem Prüfgerät. Ab einigen hundert Geräten kann sich das rechnen, darunter selten.
- Die IT-Abteilung ist nicht automatisch qualifiziert. Wer Rechner aufsetzt und Netzwerke verkabelt, ist damit keine Elektrofachkraft. Es zählt die Ausbildung, nicht die Gerätenähe.
- Die Fachkraft für Arbeitssicherheit prüft nicht selbst. Sie sorgt dafür, dass es einen Prüfplan gibt, dass die Fristen festgelegt sind und die Nachweise vorliegen. Die Messung ist Sache der Elektrofachkraft.
Eine Aufgabe bleibt bei allen Beschäftigten: die Sichtkontrolle vor der Benutzung. Gequetschte Kabel, gebrochene Stecker, Risse im Gehäuse oder Brandgeruch gehören sofort gemeldet, unabhängig von jeder Frist. Das gehört in die jährliche Unterweisung.
Wie eine Prüfung abläuft und was dokumentiert wird
Die Wiederholungsprüfung ortsveränderlicher Geräte folgt DIN VDE 0701-0702 und besteht aus einer festen Abfolge: Besichtigen, Messen, Funktion prüfen, Bewerten, Dokumentieren. Die Messung selbst dauert pro Bürogerät meist unter fünf Minuten. Der überwiegende Teil aller Mängel wird bereits bei der Sichtprüfung gefunden.
Die Prüfschritte im Überblick:
- Sichtprüfung von Gehäuse, Leitung, Stecker, Zugentlastung, Knickschutz und Lüftungsöffnungen. Auch unzulässige Aufbauten fallen hier auf, etwa hintereinandergesteckte Steckdosenleisten.
- Schutzleiterwiderstand bei Geräten der Schutzklasse I.
- Isolationswiderstand zwischen aktiven Teilen und Gehäuse beziehungsweise Schutzleiter.
- Schutzleiter- und Berührungsstrom als Ersatz oder Ergänzung zur Isolationsmessung, je nach Gerät.
- Funktionsprüfung samt Aufschriften, Kennzeichnungen und Bedienelementen.
- Bewertung und Dokumentation mit Ergebnis, Prüfetikett am Gerät und Eintrag ins Prüfprotokoll.
Die Grenzwerte sind Sache der prüfenden Person. Für den Betrieb zählt: Ein Gerät, das durchfällt, ist der Benutzung nachvollziehbar zu entziehen. Etikett ab, Gerät aus dem Umlauf, Entscheidung über Reparatur oder Aussonderung dokumentieren.
Ein belastbarer Prüfnachweis enthält Prüfgegenstand mit eindeutiger Kennung, Prüfdatum, Name und Qualifikation der prüfenden Person, Prüfgrundlage, Ergebnis, festgestellte Mängel, abgeleitete Maßnahmen und den nächsten Prüftermin. Nach § 14 BetrSichV sind die Aufzeichnungen mindestens bis zur nächsten Prüfung verfügbar zu halten. Wer über zwei Zyklen aufbewahrt, kann außerdem die Fehlerquote belegen, auf die sich die verlängerte Frist stützt.
Die häufigsten Fehler in Bürobetrieben
Fünf Muster tauchen bei Begehungen und Erstaufnahmen in Bürobetrieben immer wieder auf. Keines davon ist teuer zu beheben, alle fünf kosten Zeit und Geld, wenn sie erst nach einem Schaden oder bei einer Prüfung durch die Berufsgenossenschaft auffallen. Die Reihenfolge folgt der Häufigkeit, nicht dem Risiko.
- Kein Geräteverzeichnis. Ohne Bestand gibt es keinen Prüfplan, nur Stichproben. Aus diesem Fehler folgen die anderen vier.
- Steckdosenleisten werden vergessen. Sie sind das häufigste Betriebsmittel im Büro, gehören in die 12-Monats-Klasse und stehen selten auf einer Liste. Hintereinandergesteckte Leisten und überlastete Kabeltrommeln sind zugleich eine reale Brandursache, siehe Brandschutz im Büro.
- Private Geräte im Betrieb. Der mitgebrachte Heizlüfter, die eigene Kaffeemaschine, die Lichterkette im Dezember. Sobald sie im Betrieb laufen, sind sie prüfpflichtige Arbeitsmittel. Eine schriftliche Regel ist einfacher als die Prüfung.
- Die ortsfeste Anlage fällt durchs Raster. Die Gerätemessung wird beauftragt, die 4-Jahres-Prüfung der Installation nicht. Bei angemieteten Büroflächen ist zusätzlich zu klären, wer sie beauftragt: Vermieter oder Mieter. Das gehört in den Mietvertrag und in die Gefährdungsbeurteilung.
- Fristen ohne Festlegung. Der Dienstleister prüft alle 24 Monate, in der Gefährdungsbeurteilung steht dazu nichts. Formal fehlt damit die nach § 3 BetrSichV geforderte eigene Festlegung. Ein Absatz mit Begründung und Verweis auf die Fehlerquote schließt die Lücke.
Wie sich das in die übrigen Pflichten eines Bürobetriebs einordnet, zeigt der Überblick Arbeitssicherheit im Büro.
Safety Club unterstützt Büro- und Verwaltungsbetriebe dabei mit einer Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitaler, prüfungssicherer Dokumentation: Prüfplan, Geräteverzeichnis und Nachweise liegen an einer Stelle und sind bei einer Begehung in Minuten auffindbar. Wie der Einstieg abläuft, zeigt der Ablauf in vier Schritten, offene Fragen klären wir im Erstgespräch.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von DGUV Vorschrift 3, BetrSichV und ArbSchG, die einschlägigen DIN-VDE-Normen sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.
