Eine Checkliste Arbeitssicherheit im Büro umfasst fünf Bereiche: Organisation und Betreuung, Unterweisung, Erste Hilfe, Brandschutz sowie Arbeitsplatz und Prüfungen. Die meisten Punkte gelten nach ArbSchG, ASiG und DGUV Vorschrift 1 ab dem ersten Beschäftigten. Nur der Arbeitsschutzausschuss (mehr als 20 Beschäftigte) und Sicherheitsbeauftragte (ab 50) hängen an Schwellen.
Eine Arbeitsschutz-Checkliste ist eine Liste der Pflichten, die ein Betrieb nachweisbar erfüllt haben muss, jeweils mit Rechtsgrundlage und Prüfintervall. Sie zeigt, ob die Bausteine vorhanden sind. Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG bewertet dagegen die konkreten Arbeitsplätze. Checkliste vs. Gefährdungsbeurteilung heißt also: Vollständigkeit prüfen vs. Gefährdungen bewerten.
Die Tabellen unten lassen sich direkt abhaken. Eine interaktive Fassung, die sich an Ihre Beschäftigtenzahl anpasst und als PDF druckbar ist, finden Sie in der Büro-Checkliste.
Welche Schwellen gelten für Bürobetriebe?
Für Bürobetriebe sind drei Schwellen wichtig: der erste Beschäftigte, mehr als 20 Beschäftigte und 50 Beschäftigte. Ab dem ersten Beschäftigten gelten fast alle Pflichten. Ab mehr als 20 Beschäftigten kommt nach § 11 ASiG der Arbeitsschutzausschuss hinzu, ab 50 Beschäftigten nach § 22 SGB VII die Bestellung von Sicherheitsbeauftragten.
| Beschäftigte | Was zusätzlich gilt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| ab 1 | Gefährdungsbeurteilung, Betreuung, Unterweisung, Erste Hilfe, Brandschutz, Prüfungen, Dokumentation | ArbSchG, ASiG, DGUV Vorschrift 1 und 2 |
| ab mehr als 20 | Arbeitsschutzausschuss, Einsatzzeiten nach Anlage 2 statt Anlage 1, 5 Prozent Ersthelfer | § 11 ASiG, DGUV Vorschrift 2, § 26 DGUV Vorschrift 1 |
| ab 50 | Sicherheitsbeauftragte bestellen | § 22 SGB VII |
| ab 51 | großer Verbandkasten statt kleinem, Ende des Unternehmermodells | ASR A4.3, Anlage 3 DGUV Vorschrift 2 |
Für die Schwellen der DGUV Vorschrift 2 werden Teilzeitkräfte bis 20 Wochenstunden mit 0,5 und bis 30 Wochenstunden mit 0,75 gezählt. Welche Pflichten bei Ihrer Größe genau greifen, zeigt der Pflichten-Schnellcheck.
Organisation und Betreuung: was muss geregelt sein?
Der Organisationsteil der Checkliste prüft, ob die Grundlagen stehen: Gefährdungsbeurteilung, Bestellung von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt, bei Bedarf Arbeitsschutzausschuss und Sicherheitsbeauftragte. Ohne diese Punkte fehlt jedem weiteren Baustein die Basis. Nach genau diesen Unterlagen fragt die Berufsgenossenschaft bei einer Besichtigung in der Regel zuerst.
| Erledigt | Prüfpunkt | Ab wann | Rechtsgrundlage | Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | Gefährdungsbeurteilung erstellt und aktuell | ab 1 | § 5, § 6 ArbSchG | Dokumentation mit Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle |
| ☐ | Psychische Belastung in der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt | ab 1 | § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG | eigener Abschnitt in der Gefährdungsbeurteilung |
| ☐ | Fachkraft für Arbeitssicherheit schriftlich bestellt oder alternatives Modell gewählt | ab 1 | § 5 ASiG, § 2 DGUV Vorschrift 2 | Bestellung oder Teilnahmenachweis Unternehmermodell |
| ☐ | Betriebsarzt schriftlich bestellt | ab 1 | § 2 ASiG, § 2 DGUV Vorschrift 2 | Bestellung oder Vertrag |
| ☐ | Arbeitsschutzausschuss tagt vierteljährlich | mehr als 20 | § 11 ASiG | Sitzungsprotokolle |
| ☐ | Sicherheitsbeauftragte schriftlich bestellt | ab 50 | § 22 SGB VII | Bestellschreiben |
Die Gefährdungsbeurteilung ist kein Einmalprojekt. Nach einem Umzug, einem Umbau, neuen Tätigkeiten oder einem Unfall ist sie fortzuschreiben, sonst ist der Haken formal gesetzt und inhaltlich falsch. Wie Sie vorgehen, steht in Gefährdungsbeurteilung im Büro.
Unterweisung und Erste Hilfe: welche Nachweise braucht es?
Die Unterweisung nach § 12 ArbSchG findet bei der Einstellung und danach mindestens einmal jährlich statt, so § 4 DGUV Vorschrift 1. Für die Erste Hilfe braucht ein Büro ausgebildete Ersthelfer, vollständiges Verbandmaterial, einen Aushang und eine Dokumentation jeder Erste-Hilfe-Leistung. Alle vier Punkte gelten ab dem ersten Beschäftigten.
| Erledigt | Prüfpunkt | Rechtsgrundlage | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | Unterweisung bei Einstellung und regelmäßig | § 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1 | mindestens jährlich | Datum, Inhalt, Teilnehmende, Unterschrift |
| ☐ | Ersthelfer in ausreichender Zahl ausgebildet | § 26 DGUV Vorschrift 1 | Fortbildung in der Regel alle zwei Jahre | Teilnahmebescheinigungen |
| ☐ | Verbandkasten vollständig und erreichbar | ASR A4.3 | Sichtprüfung regelmäßig, Verfallsdaten | Prüfvermerk |
| ☐ | Erste-Hilfe-Aushang mit Notruf und Ersthelfern | DGUV Vorschrift 1 | bei jeder Änderung | Aushang |
| ☐ | Erste-Hilfe-Leistungen dokumentiert | § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 | Aufbewahrung fünf Jahre | Verbandbuch oder digitale Meldung |
Die Zahl der Ersthelfer ergibt sich aus § 26 DGUV Vorschrift 1: Bei 2 bis 20 anwesenden Beschäftigten genügt ein Ersthelfer, in Verwaltungsbetrieben mit mehr als 20 anwesenden Beschäftigten sind 5 Prozent auszubilden. Ein Büro mit 60 gleichzeitig anwesenden Beschäftigten braucht damit mindestens 3 Ersthelfer, besser eine Reserve für Urlaub und Krankheit. Die genaue Zahl liefert der Ersthelfer-Rechner, Details stehen in Erste Hilfe im Büro.
Ein Arbeitsunfall mit mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit ist nach § 193 SGB VII innerhalb von drei Tagen der Berufsgenossenschaft anzuzeigen. Wer weiß, wer die Unfallanzeige erstellt, verliert im Ernstfall keine Zeit.
Brandschutz: was gehört auf die Liste?
Der Brandschutzteil der Checkliste umfasst nach ASR A2.2 Feuerlöscher und Brandschutzhelfer sowie nach ASR A1.3 und ASR A2.3 freie, gekennzeichnete Flucht- und Rettungswege. Feuerlöscher werden in der Regel alle zwei Jahre durch einen Sachkundigen geprüft. Brandschutzhelfer sollen in der Regel 5 Prozent der Beschäftigten ausmachen.
| Erledigt | Prüfpunkt | Rechtsgrundlage | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | Brandschutzhelfer ausgebildet, Richtwert 5 Prozent | ASR A2.2 | Auffrischung nach Vorgabe des Trägers | Teilnahmebescheinigungen |
| ☐ | Feuerlöscher in ausreichender Zahl vorhanden | ASR A2.2 | Prüfung in der Regel alle zwei Jahre | Prüfplakette |
| ☐ | Flucht- und Rettungswege frei und gekennzeichnet | ASR A1.3, ASR A2.3 | laufend, bei jeder Begehung | Begehungsprotokoll |
| ☐ | Flucht- und Rettungsplan ausgehängt, wo erforderlich | ASR A2.3 | bei baulichen Änderungen | Aushang |
Ob ein Flucht- und Rettungsplan nötig ist, hängt nach ASR A2.3 von Lage, Ausdehnung und Art der Arbeitsstätte ab. Für ein Büro über mehrere Etagen oder mit unübersichtlichen Wegen ist er in der Regel erforderlich. Mehr dazu in Brandschutz im Büro.
Arbeitsplatz und Prüfungen: was wird oft vergessen?
Am häufigsten fehlen im Büro die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3 und das Angebot der arbeitsmedizinischen Vorsorge bei Bildschirmarbeit nach ArbMedVV. Beide Pflichten gelten ab dem ersten Beschäftigten, und beide lassen sich mit einem Termin im Jahr erledigen. Dazu kommt die ergonomische Einrichtung der Bildschirmarbeitsplätze nach Anhang 6 ArbStättV.
| Erledigt | Prüfpunkt | Rechtsgrundlage | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | Bildschirmarbeitsplätze ergonomisch eingerichtet | ArbStättV Anhang 6 | bei Einrichtung und Änderung | Gefährdungsbeurteilung |
| ☐ | Angebotsvorsorge Bildschirmarbeit gemacht | ArbMedVV | nach Vorgabe des Betriebsarztes | Angebotsschreiben, Vorsorgekartei |
| ☐ | Ortsveränderliche Geräte geprüft (Notebook, Steckdosenleiste, Wasserkocher) | DGUV Vorschrift 3 | Richtwert im Büro 24 Monate | Prüfprotokoll |
| ☐ | Ortsfeste elektrische Anlagen geprüft | DGUV Vorschrift 3 | Richtwert 4 Jahre | Prüfprotokoll, oft über den Vermieter |
| ☐ | Homeoffice und mobiles Arbeiten beurteilt, sofern praktiziert | § 5 ArbSchG | bei Einführung und Änderung | Abschnitt in der Gefährdungsbeurteilung |
Die 24 Monate für ortsveränderliche Geräte sind ein Richtwert, der eine niedrige Fehlerquote voraussetzt. Fristen für Ihren Gerätebestand rechnet der Prüffristen-Rechner, Hintergründe stehen in Prüfung elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3.
Wie arbeiten Sie die Checkliste ab?
Die Checkliste wirkt nur, wenn ein Haken einen aktuellen Nachweis bedeutet. Gehen Sie deshalb in vier Schritten vor: Schwellen bestimmen, Bestand ehrlich abhaken, Lücken nach Prüfrelevanz priorisieren und Fristen für alle wiederkehrenden Punkte eintragen. Wiederholen Sie die Liste mindestens einmal im Jahr und nach jedem größeren Anlass.
- Schwellen bestimmen. Die Zahl der Beschäftigten festhalten und prüfen, ob die Schwellen von mehr als 20 und von 50 Beschäftigten erreicht sind.
- Bestand abhaken. Jeden Prüfpunkt nur abhaken, wenn ein aktueller Nachweis vorliegt, nicht schon, wenn die Sache irgendwann einmal erledigt wurde.
- Lücken priorisieren. Offene Punkte in der Reihenfolge Bestellungen, Gefährdungsbeurteilung, Erste Hilfe, Unterweisung, Prüfungen angehen.
- Fristen eintragen. Für jeden wiederkehrenden Punkt das nächste Fälligkeitsdatum festlegen und die Liste mindestens einmal im Jahr wiederholen.
Ein Beispiel für Schritt 3: Ein Büro mit 25 Beschäftigten hat Ersthelfer und Feuerlöscher, aber weder eine bestellte Fachkraft noch einen Arbeitsschutzausschuss. Zuerst kommen Bestellung und Gefährdungsbeurteilung, weil beide die Grundlage für die Ausschusssitzungen und die Unterweisungsinhalte sind. Die vollständige Herleitung aller Pflichten steht in Arbeitssicherheit im Büro: die wichtigsten Pflichten.
Wer die Liste nicht selbst pflegen will, bekommt eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation, in der jeder Punkt mit Nachweis und Fälligkeit hinterlegt ist.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.
