Arbeitsschutz beginnt bei einer Neugründung nicht mit dem ersten Beschäftigten, sondern mit der Meldung an die Berufsgenossenschaft: Binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens sind Art und Gegenstand des Unternehmens, die Zahl der Versicherten und der Eröffnungstag zu melden (§ 192 Absatz 1 SGB VII). Mit dem ersten Arbeitsvertrag kommen Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Betreuung und Erste Hilfe dazu.
Die Reihenfolge ist für ein Start-up wichtiger als der Umfang. Fast alle Pflichten hängen an einem von drei Auslösern: dem Beginn des Unternehmens, dem ersten Arbeitsvertrag und dem Überschreiten einer Beschäftigtenschwelle. Wer sie kennt, lässt den Arbeitsschutz mitwachsen, statt ihn im dritten Jahr rückwirkend aufzubauen.
| Auslöser | Was fällig wird | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Beginn des Unternehmens | Meldung an den Unfallversicherungsträger binnen einer Woche | § 192 Absatz 1 SGB VII |
| erster Arbeitsvertrag | Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung vor Arbeitsbeginn, Betreuung durch Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt sicherstellen | § 5 und § 12 ArbSchG, § 2 ASiG |
| 2 bis 20 anwesende Beschäftigte | ein ausgebildeter Ersthelfer | § 26 DGUV Vorschrift 1 |
| mehr als 20 Beschäftigte | Arbeitsschutzausschuss, Regelbetreuung nach Anlage 2 | § 11 ASiG, DGUV Vorschrift 2 |
| ab 50 Beschäftigten | Bestellung von Sicherheitsbeauftragten | § 22 SGB VII |
Meldung an die Berufsgenossenschaft: binnen einer Woche
Die Meldepflicht nach § 192 Absatz 1 SGB VII ist die erste Arbeitsschutzpflicht eines neuen Unternehmens und greift unabhängig von Rechtsform und Beschäftigtenzahl. Die Frist beträgt eine Woche ab Beginn des Unternehmens, wobei auch die Aufnahme vorbereitender Arbeiten als Beginn zählt. Die Mitgliedschaft in der gesetzlichen Unfallversicherung entsteht kraft Gesetzes, nicht durch Antrag.
Eine Erleichterung steht ausdrücklich im Gesetz: Die Meldepflicht gilt als erfüllt, wenn binnen einer Woche eine Anzeige nach der Gewerbeordnung erstattet wird. Bei Freiberuflichkeit und bei Gründungen ohne Gewerbeanzeige greift diese Erleichterung nicht.
Aus der Meldung folgen zwei Dokumente für die Gründungsunterlagen. Der Zuständigkeitsbescheid nach § 136 Absatz 1 SGB VII benennt den Unfallversicherungsträger, für reine Büro- und Verwaltungsbetriebe meist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG). Die Unternehmensnummer (UNR.S) ist die seit 1. Januar 2023 bundesweit einheitliche, 15-stellige Kennung der gesetzlichen Unfallversicherung; sie hat die trägereigene Mitgliedsnummer abgelöst und wird unter anderem für sozialversicherungsrechtliche Meldungen gebraucht. Welcher Träger zuständig ist und wie sich der Beitrag berechnet, steht in Was ist die DGUV und welche Berufsgenossenschaft ist für Büros zuständig?.
Solo-Gründung ohne Beschäftigte: was trotzdem gilt
Ohne Beschäftigte greifen die Pflichten des Arbeitsschutzgesetzes nicht, die Meldepflicht nach § 192 Absatz 1 SGB VII schon. Eine Solo-Gründung braucht also weder Gefährdungsbeurteilung noch bestellte Fachkraft für Arbeitssicherheit, muss sich aber beim Unfallversicherungsträger anmelden und die eigene Versicherungsfrage klären.
Der eigene Versicherungsschutz geht in der Gründungsphase am häufigsten unter. Einige Berufsgenossenschaften versichern Unternehmerinnen und Unternehmer kraft Satzung, bei anderen ist die Versicherung nach § 6 SGB VII freiwillig zu beantragen. Ohne Versicherungsschutz besteht bei einem Wegeunfall kein Anspruch gegen die gesetzliche Unfallversicherung, und private Policen decken Berufskrankheiten regelmäßig nicht ab.
Die Grenze zur Beschäftigung ist niedriger, als viele Gründungsteams annehmen. Beschäftigte im Sinne des § 2 Absatz 2 ArbSchG sind unter anderem Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen. Werkstudenten, Praktikanten und Minijobber lösen damit dieselben Pflichten aus wie eine Vollzeitstelle.
Mit dem ersten Arbeitsvertrag: vier Pflichten vor dem ersten Arbeitstag
Mit dem ersten Arbeitsvertrag entstehen vier Pflichten, und drei davon sind vor dem ersten Arbeitstag zu erfüllen. Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG ist die Grundlage, die Unterweisung nach § 12 Absatz 1 ArbSchG erfolgt vor Aufnahme der Tätigkeit, die Betreuung nach § 2 ASiG ist sicherzustellen, und Erste-Hilfe-Material muss vorhanden sein.
Die Gefährdungsbeurteilung ist die nach § 5 ArbSchG vorgeschriebene systematische Ermittlung und Bewertung aller Gefährdungen an einem Arbeitsplatz. Im Büro deckt sie regelmäßig sechs Felder ab: Bildschirmarbeit und Ergonomie, Beleuchtung und Raumklima, Verkehrswege und Stolperstellen, elektrische Betriebsmittel, Brandschutz und Fluchtwege sowie psychische Belastung nach § 5 Absatz 3 Nummer 6 ArbSchG. Das Ergebnis ist nach § 6 ArbSchG schriftlich zu dokumentieren. Aufbau und Mindestinhalt zeigt Gefährdungsbeurteilung im Büro.
Die Unterweisung ist die Unterrichtung der Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz am konkreten Arbeitsplatz und findet nach § 12 Absatz 1 ArbSchG bei der Einstellung vor Aufnahme der Tätigkeit statt. Nach § 4 DGUV Vorschrift 1 wird sie mindestens einmal jährlich wiederholt, bei Jugendlichen halbjährlich. Der Nachweis braucht Datum, Themen und Unterschrift; Ablauf und Inhalte stehen in Unterweisung zur Arbeitssicherheit im Büro.
Bei Erster Hilfe entscheidet die Zahl der gleichzeitig Anwesenden. Erste-Hilfe-Material nach ASR A4.3 ist ab dem ersten Beschäftigten vorzuhalten, im Bürobetrieb bis 50 Beschäftigte ein kleiner Verbandkasten nach DIN 13157. Ein ausgebildeter Ersthelfer ist nach § 26 DGUV Vorschrift 1 ab zwei anwesenden Versicherten zu stellen, bei mehr als 20 Anwesenden in Verwaltungs- und Handelsbetrieben mindestens 5 Prozent. Die Zahl für den eigenen Betrieb ermittelt der Ersthelfer-Rechner, den Bedarf an Material der Verbandkasten-Rechner.
Eine Pflicht wird im Büro fast immer übersehen: Bei Tätigkeiten an Bildschirmgeräten ist nach Anhang Teil 4 der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge eine angemessene Untersuchung der Augen und des Sehvermögens anzubieten. Angebotsvorsorge heißt, dass das Angebot nachweisbar gemacht werden muss, die Teilnahme aber freiwillig bleibt.
Betreuungsmodell wählen: bis 50 oder darüber
Die sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung ist ab dem ersten Beschäftigten sicherzustellen (§ 2 ASiG), das Modell richtet sich nach der Beschäftigtenzahl. Für ein Start-up sind zwei Stufen relevant: bis 50 Beschäftigte das Unternehmermodell nach Anlage 3 der DGUV Vorschrift 2, ab mehr als 50 Beschäftigten die Regelbetreuung nach Anlage 2. Eine Untergrenze hat das Unternehmermodell nicht.
| Beschäftigte | Betreuungsmodell | Zusätzliche Pflicht |
|---|---|---|
| 1 bis 20 | Unternehmermodell nach Anlage 3 oder Regelbetreuung | keine |
| mehr als 20 bis 50 | Unternehmermodell nach Anlage 3 oder Regelbetreuung | Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG |
| mehr als 50 | Regelbetreuung nach Anlage 2, Fachkraft fest bestellt | Arbeitsschutzausschuss, Sicherheitsbeauftragte nach § 22 SGB VII |
Ein Start-up kann den Arbeitsschutz damit lange im Unternehmermodell führen, ohne eine Fachkraft fest zu bestellen. Erst ab mehr als 50 Beschäftigten greift die Regelbetreuung mit festem Stundenkontingent. Ob das Unternehmermodell in Betracht kommt, klärt Das Unternehmermodell nach DGUV Vorschrift 2; welches Modell rechtlich überhaupt zulässig ist, steht in Braucht ein Bürobetrieb eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?.
In der Regelbetreuung nach Anlage 2 fallen Büro- und Verwaltungsbetriebe in die Betreuungsgruppe III mit 0,5 Stunden Grundbetreuung pro Beschäftigtem und Jahr für Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt zusammen, mit mindestens 20 Prozent je Rolle. Ein Betrieb mit 25 Beschäftigten kommt damit auf 12,5 Stunden Grundbetreuung im Jahr, davon mindestens 2,5 Stunden für die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die eigene Zahl rechnet der Einsatzzeiten-Rechner aus.
Drei Gründungsszenarien durchgerechnet
Die Unterschiede zwischen Solo-Gründung, kleinem Team und erster Wachstumsstufe sind groß genug, dass sich ein Blick auf drei konkrete Fälle lohnt. Alle drei sind reine Bürobetriebe an einem Standort, ohne Lager, Werkstatt oder Außendienst mit besonderer Gefährdung.
| Ausgangslage | Betreuung | Erste Hilfe | Weitere Pflichten |
|---|---|---|---|
| 1 Gründerin, keine Beschäftigten | keine Bestellpflicht | Material nach ASR A4.3 sinnvoll | Meldung nach § 192 SGB VII, eigene Versicherung klären |
| 6 Beschäftigte, alle im Büro | Unternehmermodell oder Regelbetreuung | 1 Ersthelfer, 1 kleiner Verbandkasten | Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Angebotsvorsorge Bildschirmarbeit |
| 25 Beschäftigte, davon 5 im Homeoffice | Regelbetreuung, 12,5 Stunden im Jahr | 1 Ersthelfer bei 20 Anwesenden | Arbeitsschutzausschuss, Homeoffice in der Gefährdungsbeurteilung |
Zwei Punkte fallen an der dritten Zeile auf. Die Erste-Hilfe-Rechnung kippt genau an der Grenze: Bei 20 gleichzeitig Anwesenden genügt ein Ersthelfer, bei 21 sind es 5 Prozent, also zwei. Der Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG greift bereits bei mehr als 20 Beschäftigten und tagt mindestens einmal je Kalendervierteljahr, Sicherheitsbeauftragte sind im klassischen Bürobetrieb erst ab 50 Beschäftigten zu bestellen.
Arbeitsplätze im Homeoffice gehören in die Gefährdungsbeurteilung, auch wenn der Arbeitgeber die Wohnung nicht betreten kann. Die Abgrenzung zwischen mobiler Arbeit und Telearbeit behandelt Homeoffice und Telearbeit, die Pflichten bei der eigenen Beschäftigtenzahl zeigt der Pflichten-Schnellcheck.
In sechs Schritten zum Arbeitsschutz in der Neugründung
Der Aufbau dauert für ein Start-up mit bis zu 20 Beschäftigten erfahrungsgemäß vier bis acht Wochen ab der Gewerbeanmeldung. Der größte Zeitfresser ist die Terminfindung für Begehung und Erstunterweisung.
- Berufsgenossenschaft melden. Binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens Art und Gegenstand des Unternehmens, Zahl der Versicherten und den Eröffnungstag an den zuständigen Unfallversicherungsträger melden (§ 192 Absatz 1 SGB VII).
- Zuständigkeitsbescheid und Unternehmensnummer ablegen. Den Bescheid nach § 136 Absatz 1 SGB VII und die 15-stellige Unternehmensnummer in den Gründungsunterlagen ablegen, weil beide für Meldungen und Schriftverkehr gebraucht werden.
- Eigene Versicherung klären. Prüfen, ob Unternehmerinnen und Unternehmer nach der Satzung des Trägers pflichtversichert sind, und andernfalls über die freiwillige Versicherung nach § 6 SGB VII entscheiden.
- Betreuung sicherstellen. Vor dem ersten Arbeitstag die sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung sicherstellen (§ 2 und § 5 ASiG) und das Modell nach Beschäftigtenzahl wählen: bis 50 Beschäftigte das Unternehmermodell nach Anlage 3, ab mehr als 50 die Regelbetreuung mit fest bestellter Fachkraft für Arbeitssicherheit.
- Gefährdungsbeurteilung erstellen. Die Gefährdungen je Arbeitsplatztyp nach § 5 ArbSchG ermitteln, Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen festlegen und das Ergebnis nach § 6 ArbSchG schriftlich dokumentieren.
- Vor Arbeitsbeginn unterweisen und Erste Hilfe stellen. Jede eingestellte Person nach § 12 Absatz 1 ArbSchG vor Aufnahme der Tätigkeit unterweisen, Nachweis mit Datum und Unterschrift ablegen, Erste-Hilfe-Material nach ASR A4.3 bereitstellen und ab zwei anwesenden Beschäftigten einen Ersthelfer ausbilden lassen.
Wer Beschäftigte hat und die Schritte nachholt, beginnt bei Schritt 4. Den vollständigen Aufbau mit 90-Tage-Plan beschreibt Arbeitsschutz im Büro: die 5 ersten Schritte.
Für Büro- und Verwaltungsbetriebe organisiert Safety Club diesen Aufbau als Paket: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation, die dem Betrieb gehört. Wie der Ablauf aussieht, steht unter Ablauf; offene Punkte zur eigenen Gründung klären wir im Erstgespräch.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von SGB VII, ArbSchG, ASiG, ArbMedVV sowie DGUV Vorschrift 1 und 2 und die Auslegung der für Ihren Betrieb zuständigen Berufsgenossenschaft. Verbindlich für die Zuständigkeit ist allein der Zuständigkeitsbescheid.
