Ab wie vielen Beschäftigten gilt das Arbeitsschutzgesetz?

Ab dem ersten Beschäftigten. Das Arbeitsschutzgesetz kennt keine Untergrenze, und auch die Bestellung von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt ist nicht an eine Mindestgröße gebunden. Mit der Betriebsgröße wächst nur der Umfang: Einsatzzeiten, Zahl der Ersthelfer, ab mehr als 20 Beschäftigten der Arbeitsschutzausschuss und ab 50 Beschäftigten Sicherheitsbeauftragte.

Womit fange ich an, wenn bisher gar nichts existiert?

Mit Schritt 1, der Betreuung. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt zu bestellen ist die einzige Pflicht, die sich ohne Fachkunde im Haus erledigen lässt, und sie liefert die Person, die bei den Schritten 2 bis 5 mitarbeitet. Wer mit der Gefährdungsbeurteilung beginnt, macht die Arbeit zweimal.

Wie lange dauert der Aufbau realistisch?

Für einen Bürobetrieb mit 10 bis 30 Beschäftigten rund 60 bis 90 Tage, wenn die Betreuung steht. Die Begehung und die erste Gefährdungsbeurteilung brauchen zusammen wenige Tage Arbeitszeit, verteilt über mehrere Wochen. Der größte Zeitfresser ist nicht der Aufwand, sondern die Terminfindung.

Muss die Gefährdungsbeurteilung von einer Fachkraft erstellt werden?

Nein. Verantwortlich ist nach § 5 ArbSchG der Arbeitgeber, nicht die Fachkraft. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit berät und unterstützt, unterschreiben und umsetzen muss der Betrieb. Genau deshalb bleibt die Verantwortung auch dann bestehen, wenn die Betreuung extern eingekauft ist.

Reicht eine Vorlage aus dem Internet für die Gefährdungsbeurteilung?

Als Struktur ja, als Ergebnis nein. Eine Vorlage sagt nichts über Ihre Räume, Ihre Verkehrswege und Ihre Arbeitsplätze. Eine ungeprüft übernommene Vorlage fällt bei einer Begehung auf, weil sie Gefährdungen nennt, die es im Betrieb nicht gibt, und die tatsächlichen auslässt.

Was passiert, wenn die Berufsgenossenschaft vor dem Aufbau kommt?

In der Regel wird ein Mangel schriftlich festgehalten und eine Frist zur Behebung gesetzt. Wer belegen kann, dass der Aufbau begonnen hat, etwa mit dem Bestellschreiben der Fachkraft und einem Terminplan, steht deutlich besser da als ein Betrieb ohne jeden Nachweis.

Kostet der Einstieg mehr als die laufende Betreuung?

Ja, im ersten Jahr fast immer. Begehung aller Arbeitsplätze, erste Gefährdungsbeurteilung und Aufbau der Dokumentation fallen einmalig an und übersteigen die laufenden Stunden nach DGUV Vorschrift 2 deutlich. Ab dem zweiten Jahr sinkt der Aufwand auf Fortschreibung und jährliche Unterweisung.

Arbeitsschutz im Büro: die 5 ersten Schritte

Wer im Büro mit dem Arbeitsschutz beginnt, arbeitet fünf Schritte in dieser Reihenfolge ab: sicherheitstechnische und arbeitsmedizinische Betreuung bestellen, Gefährdungsbeurteilung erstellen, Beschäftigte unterweisen, Erste Hilfe organisieren, alles schriftlich dokumentieren. Genau diese Abfolge fragt auch eine Begehung der Berufsgenossenschaft ab, und sie ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz.

Die Reihenfolge ist kein Vorschlag, sondern eine Abhängigkeitskette. Jeder Schritt liefert die Grundlage für den nächsten. Wer in der Mitte anfängt, macht Arbeit doppelt: Eine Gefährdungsbeurteilung ohne Fachkraft muss oft überarbeitet werden, eine Unterweisung ohne Gefährdungsbeurteilung hat keinen Inhalt, und eine Dokumentation ohne die vorherigen vier Schritte dokumentiert nichts.

Schritt 1: Betreuung durch Fachkraft und Betriebsarzt klären

Jeder Betrieb mit mindestens einem Beschäftigten muss eine Fachkraft für Arbeitssicherheit und einen Betriebsarzt bestellen (§ 2 und § 5 ASiG, DGUV Vorschrift 2). Eine Untergrenze gibt es nicht. Büro- und Verwaltungsbetriebe fallen in die günstigste Betreuungsgruppe III mit 0,5 Stunden Grundbetreuung pro Beschäftigtem und Jahr für beide zusammen.

Dieser Schritt steht vorn, weil er der einzige ist, den ein Betrieb ohne eigene Fachkunde vollständig selbst erledigen kann: bestellen, schriftlich festhalten, ablegen. Danach sitzt jemand mit am Tisch, der die Schritte 2 bis 5 fachlich begleitet. Die Verantwortung bleibt trotzdem beim Arbeitgeber, die Fachkraft berät und unterstützt (§ 6 ASiG).

Drei Wege stehen offen: eine eigene Fachkraft anstellen, eine externe Fachkraft beauftragen oder, bis 50 Beschäftigte, das Unternehmermodell nach Anlage 3 der DGUV Vorschrift 2 nutzen. Für einen Bürobetrieb mit 12 oder 35 Beschäftigten ist die eigene Anstellung rechnerisch nicht darstellbar, weil der Stundenbedarf zu klein ist. Welche Variante rechtlich überhaupt passt, klärt Braucht ein Bürobetrieb eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?.

Wie viele Stunden bei Ihrer Beschäftigtenzahl zusammenkommen und wie sie sich zwischen Fachkraft und Betriebsarzt aufteilen, rechnet der Einsatzzeiten-Rechner aus. Auf jede Seite müssen dabei mindestens 20 Prozent des Kontingents entfallen.

Schritt 2: Gefährdungsbeurteilung erstellen

Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG ist das Kernstück des Arbeitsschutzes und Pflicht für jeden Betrieb, unabhängig von der Größe. Sie erfasst die Gefährdungen an jedem Arbeitsplatz, leitet Maßnahmen ab und wird nach § 6 ArbSchG schriftlich dokumentiert. Ohne sie fehlt allen weiteren Schritten die inhaltliche Grundlage.

Im Büro sind die Gefährdungen eng und tief statt breit. In der Praxis geht es fast immer um dieselben sechs Felder: Bildschirmarbeit und Ergonomie, Beleuchtung und Raumklima, Verkehrswege und Stolperstellen, elektrische Betriebsmittel, Brandschutz und Fluchtwege sowie psychische Belastung. Der letzte Punkt ist seit Langem ausdrücklich Pflichtbestandteil (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG) und fehlt in der Praxis am häufigsten. Mehr dazu in Psychische Belastung: die vergessene Gefährdungsbeurteilung.

Zwei Punkte werden beim Einstieg regelmäßig übersehen. Erstens die Arbeitsplätze im Homeoffice: Sie gehören in die Beurteilung, auch wenn der Arbeitgeber die Wohnung nicht betreten kann. Zweitens die Wirksamkeitskontrolle. Eine Maßnahme ohne Termin und ohne spätere Prüfung ist eine Absichtserklärung, keine Maßnahme. Wie eine Beurteilung für ein Büro konkret aussieht, zeigt Gefährdungsbeurteilung im Büro; die einzelnen Arbeitsplätze deckt Bildschirmarbeitsplatz richtig einrichten ab.

Praktisch bewährt sich diese Abfolge: Begehung mit der Fachkraft, Aufnahme je Raum und Arbeitsplatztyp, Bewertung, Maßnahmenliste mit Verantwortlichen und Fristen, Unterschrift der Geschäftsführung. Für einen Standort mit 12 Beschäftigten ist das an einem Tag zu schaffen.

Schritt 3: Beschäftigte unterweisen

Nach § 12 ArbSchG und § 4 DGUV Vorschrift 1 sind alle Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz zu unterweisen: bei der Einstellung, bei Veränderungen im Arbeitsbereich und danach mindestens jährlich. Die Unterweisung muss sich auf den konkreten Arbeitsplatz beziehen, während der Arbeitszeit stattfinden und mit Datum und Unterschrift nachgewiesen werden.

Der Inhalt kommt direkt aus Schritt 2. Deshalb steht die Unterweisung nicht vorn: Wer unterweist, bevor die Gefährdungsbeurteilung existiert, hält einen allgemeinen Vortrag über Arbeitsschutz und kann später nicht belegen, dass die Beschäftigten über die Gefährdungen ihres Arbeitsplatzes informiert wurden.

Vier Punkte, die bei einer Prüfung tatsächlich kontrolliert werden:

Vollständigkeit. Auch Teilzeitkräfte, Auszubildende, Praktikanten und Beschäftigte im Homeoffice sind zu unterweisen. Bei Jugendlichen ist die Unterweisung halbjährlich zu wiederholen.
Nachweis mit Unterschrift. Eine Teilnehmerliste ohne Datum, Themen und Unterschriften ist kein Nachweis.
Neueinstellungen. Die Unterweisung erfolgt vor Aufnahme der Tätigkeit, nicht beim nächsten Sammeltermin im Herbst.
Anlassbezogene Wiederholung. Umzug, neue Software, neue Arbeitsmittel oder ein Unfall lösen eine Unterweisung aus, unabhängig vom Jahresrhythmus.

Welche Fristen bei Ihnen wann fällig werden, ermittelt der Unterweisungs-Fristenrechner. Aufbau, Themen und Nachweisführung stehen in Unterweisung zur Arbeitssicherheit im Büro.

Schritt 4: Erste Hilfe und Brandschutz organisieren

Erste Hilfe und Brandschutz sind der Teil des Arbeitsschutzes mit den klarsten Zahlen. Nach §§ 24 bis 26 DGUV Vorschrift 1 genügt bei 2 bis 20 anwesenden Beschäftigten ein ausgebildeter Ersthelfer, darüber sind in Verwaltungsbetrieben mindestens 5 Prozent der anwesenden Beschäftigten auszubilden. Die Ausbildung ist alle zwei Jahre aufzufrischen.

Dazu kommen drei Dinge, die vorhanden und erreichbar sein müssen: Erste-Hilfe-Material nach ASR A4.3, also Verbandkästen mit gültigem Verfallsdatum, der Aushang mit Notrufnummern und benannten Ersthelfern sowie das Verbandbuch zur Dokumentation kleiner Verletzungen. Für den Brandschutz gelten nach ASR A2.2 in der Regel 5 Prozent der anwesenden Beschäftigten als Brandschutzhelfer, mindestens jedoch eine Person.

Für einen Standort mit 12 Beschäftigten heißt das konkret: ein Ersthelfer genügt formal, zwei sind sinnvoll, weil Urlaub und Krankheit sonst zu Lücken führen. Bei 35 Beschäftigten sind es mindestens zwei Ersthelfer und zwei Brandschutzhelfer, bei 80 Beschäftigten mindestens vier und vier. Die Kosten der Ersthelfer-Ausbildung trägt in der Regel die Berufsgenossenschaft, den Arbeitsausfall während der Schulung nicht.

Die genauen Zahlen für Ihren Betrieb liefern der Ersthelfer-Rechner und der Verbandkasten-Rechner, den fertigen Aushang der Erste-Hilfe-Aushang-Generator. Hintergrund und Meldewege stehen in Erste Hilfe im Büro und Brandschutz im Büro.

Schritt 5: Dokumentation prüfungssicher ablegen

Der fünfte Schritt erzeugt keine neuen Pflichten, sondern macht die vier vorherigen nachweisbar. Rechtlich verlangt § 6 ArbSchG die Dokumentation von Gefährdungsbeurteilung, Maßnahmen und deren Überprüfung. Praktisch entscheidet dieser Schritt darüber, ob eine Begehung glatt läuft: Was nicht auffindbar ist, gilt als nicht vorhanden.

Prüffähig heißt fünf Dinge: vollständig, datiert, unterschrieben, auffindbar und aktuell fortgeschrieben. In den Ordner gehören mindestens die Bestellungen von Fachkraft und Betriebsarzt, die Gefährdungsbeurteilung samt Maßnahmenliste, die Unterweisungsnachweise, ab 50 Beschäftigten die Bestellung der Sicherheitsbeauftragten, die Ausbildungsnachweise der Ersthelfer und Brandschutzhelfer, die Prüfprotokolle der elektrischen Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3 und ab mehr als 20 Beschäftigten die Protokolle des Arbeitsschutzausschusses.

Ob das Papier oder digital abgelegt wird, ist rechtlich offen. Digital hat einen praktischen Vorteil: Fristen laufen nicht unbemerkt ab, und bei einem Personalwechsel geht nichts verloren. Wichtig ist, dass die Dokumentation dem Betrieb gehört und nicht beim Anbieter liegt. Das ist einer der Punkte, an denen sich Betreuungsverträge deutlich unterscheiden.

Alle fünf Schritte im 90-Tage-Plan: Beispiel mit 12 Beschäftigten

Ein Bürobetrieb mit 12 Beschäftigten, ein Standort, zwei Etagen, bisher keine Arbeitsschutzunterlagen. Der Stundenbedarf für die Grundbetreuung beträgt 12 mal 0,5 Stunden, also 6,0 Stunden pro Jahr für Fachkraft und Betriebsarzt zusammen. Der Erstaufwand liegt deutlich darüber, fällt aber nur einmal an.

Tag 1 bis 30, Schritt 1 und Start Schritt 2: Betreuungsangebote einholen und vergleichen, Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt schriftlich bestellen, Aufteilung des Stundenkontingents festlegen. Begehungstermin vereinbaren. Parallel eine Liste aller Räume, Arbeitsplätze und Arbeitsmittel anlegen, damit die Begehung nicht mit Inventarisieren beginnt.
Tag 31 bis 60, Schritt 2 und 4: Begehung mit der Fachkraft, Gefährdungsbeurteilung für alle Arbeitsplatztypen einschließlich Homeoffice und psychischer Belastung, Maßnahmenliste mit Verantwortlichen und Fristen, Unterschrift der Geschäftsführung. Zwei Ersthelfer und einen Brandschutzhelfer zur Ausbildung anmelden, Verbandkästen prüfen und Aushang erstellen.
Tag 61 bis 90, Schritt 3 und 5: Erstunterweisung aller 12 Beschäftigten auf Basis der fertigen Gefährdungsbeurteilung, mit Nachweis und Unterschriften. Dokumentation zusammenstellen, Prüffristen für elektrische Betriebsmittel und Unterweisungen für die nächsten zwölf Monate terminieren. Danach läuft der Betrieb im Jahresrhythmus.

Bei 35 Beschäftigten verlängert sich vor allem Schritt 2, weil mehr Arbeitsplatztypen aufzunehmen sind, und es kommt eine Pflicht hinzu: der Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG ab mehr als 20 Beschäftigten (Sicherheitsbeauftragte nach § 22 SGB VII erst ab 50). Bei 80 Beschäftigten ist das Unternehmermodell nicht mehr zulässig, es endet bei 50, und Sicherheitsbeauftragte sind zu bestellen.

Wenn schon etwas vorhanden ist: welcher Schritt zuerst

Die meisten Betriebe starten nicht bei null, sondern mit Bruchstücken. Dann gilt eine andere Reihenfolge, nämlich die nach Risiko:

Betreuung fehlt, alles andere existiert: Schritt 1 sofort. Ohne bestellte Fachkraft fehlt der Nachweis, der bei einer Begehung zuerst verlangt wird.
Gefährdungsbeurteilung existiert, ist aber älter als drei Jahre oder es gab einen Umzug: fortschreiben statt neu erstellen. Eine veraltete Beurteilung ist formal vorhanden, inhaltlich aber wertlos.
Gefährdungsbeurteilung ohne psychische Belastung: ergänzen, nicht neu aufsetzen. Das ist der häufigste Einzelmangel in Bürobetrieben.
Unterweisung findet statt, aber ohne Nachweis: Nachweisführung nachziehen. Der Aufwand ist minimal, die Wirkung bei einer Prüfung groß.
Unterlagen existieren, liegen aber verteilt bei drei Personen: Schritt 5. Auffindbarkeit ist keine Formalie, sondern die Voraussetzung dafür, dass die anderen vier Schritte zählen.

Welche Pflichten bei Ihrer Beschäftigtenzahl überhaupt greifen, zeigt der Pflichten-Schnellcheck in wenigen Minuten. Wer den Überblick über den gesamten Bestand braucht, geht die Checkliste Arbeitssicherheit im Büro durch.

Für Büro- und Verwaltungsbetriebe organisiert Safety Club diese fünf Schritte als Paket: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation. Wie der Ablauf konkret aussieht, steht unter Ablauf; offene Punkte klären wir im Erstgespräch.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von ArbSchG, ASiG sowie DGUV Vorschrift 1 und 2 und die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.