Braucht auch ein kleines Büro einen Betriebsarzt?

Ja. § 2 ASiG kennt keine Untergrenze: Jeder Arbeitgeber muss betriebsärztliche Betreuung sicherstellen. Bis 50 Beschäftigte kann das über das Unternehmermodell bedarfsorientiert organisiert werden, ohne Untergrenze; die Pflicht selbst entfällt dadurch nicht.

Ist der Betriebsarzt für Krankschreibungen zuständig?

Nein. Der Betriebsarzt arbeitet präventiv und beratend. Er stellt keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus und behandelt nicht. Dafür bleibt die hausärztliche oder fachärztliche Versorgung zuständig.

Muss ich als Beschäftigter zur arbeitsmedizinischen Vorsorge gehen?

Das hängt von der Art der Vorsorge ab. Pflichtvorsorge ist Voraussetzung für die Tätigkeit, Angebotsvorsorge muss der Arbeitgeber anbieten, die Teilnahme ist freiwillig, und Wunschvorsorge können Beschäftigte selbst verlangen. Bildschirmarbeit fällt in die Angebotsvorsorge.

Erfährt mein Arbeitgeber die Untersuchungsergebnisse?

Nein. Der Betriebsarzt unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Der Arbeitgeber erhält lediglich eine Bescheinigung darüber, dass und wann eine Vorsorge stattgefunden hat, nicht deren Inhalt.

Zahlt der Arbeitgeber die arbeitsmedizinische Vorsorge?

Ja. Die Kosten der arbeitsmedizinischen Vorsorge trägt der Arbeitgeber, und sie findet grundsätzlich während der Arbeitszeit statt.

Kann der Betriebsarzt die Fachkraft für Arbeitssicherheit ersetzen?

Nein. Es sind zwei getrennte Pflichten nach § 2 und § 5 ASiG mit unterschiedlichen Aufgaben. Seit der Neufassung der DGUV Vorschrift 2 muss zudem auf jede der beiden Seiten ein Mindestanteil der Einsatzzeiten entfallen.

Muss die Bestellung schriftlich erfolgen?

Ja. Wie bei der Fachkraft für Arbeitssicherheit ist der Betriebsarzt schriftlich zu bestellen, mit Angabe der übertragenen Aufgaben. Die Bestellung gehört in die Arbeitsschutzdokumentation und wird bei einer Besichtigung regelmäßig verlangt.

Betriebsarzt im Büro: wann ist er Pflicht?

Ein Betriebsarzt ist für jeden Arbeitgeber Pflicht, auch im reinen Bürobetrieb und unabhängig von der Beschäftigtenzahl (§ 2 ASiG). Er ist die zweite Säule neben der Fachkraft für Arbeitssicherheit, und die eine Rolle ersetzt die andere nicht. Anders als der Name nahelegt, geht es dabei nicht um Behandlung oder Krankschreibungen, sondern um Prävention und Beratung.

Die Pflicht gilt ohne Untergrenze

Das Arbeitssicherheitsgesetz verpflichtet Arbeitgeber in § 2 zur Bestellung von Betriebsärzten und in § 5 zur Bestellung von Fachkräften für Arbeitssicherheit. Beide Paragrafen kennen keine Mindestbeschäftigtenzahl. Ein Bürobetrieb mit vier Beschäftigten braucht also beides, nur in geringerem Umfang.

Wie viel Betreuung nötig ist, richtet sich nach der DGUV Vorschrift 2. Büro- und Verwaltungsbetriebe liegen in Betreuungsgruppe III mit 0,5 Stunden Grundbetreuung pro Beschäftigtem und Jahr, gemeinsam für Fachkraft und Betriebsarzt. Seit der Neufassung zum 1. Januar 2026 muss auf jede der beiden Seiten ein Mindestanteil entfallen, das frühere vollständige Verschieben auf eine Seite ist ausgeschlossen. Die Aufteilung für Ihren Betrieb rechnet der Einsatzzeiten-Rechner aus.

Bis 50 Beschäftigte lässt sich die Betreuung über das Unternehmermodell bedarfsorientiert organisieren, ohne Untergrenze. Auch dann bleibt die Pflicht bestehen, sie wird nur anders erfüllt: Der Betriebsarzt wird bei konkretem Anlass hinzugezogen statt fest bestellt.

Was der Betriebsarzt im Büro tatsächlich tut

Die Aufgaben sind in § 3 ASiG beschrieben und durchweg präventiv. In einem Verwaltungsbetrieb sind das im Wesentlichen fünf Bereiche:

Arbeitsmedizinische Vorsorge nach der ArbMedVV, im Büro vor allem die Angebotsvorsorge für Bildschirmarbeit einschließlich der Untersuchung des Sehvermögens.
Beratung zu Ergonomie und Arbeitsumgebung: Sitzhaltung, Monitorabstand, Beleuchtung, Raumklima, Lärm im Großraum. Praxisdetails in Bildschirmarbeitsplatz richtig einrichten.
Mitwirkung an der Gefährdungsbeurteilung, besonders bei gesundheitlichen Aspekten und bei der psychischen Belastung, wo die arbeitsmedizinische Perspektive schwer zu ersetzen ist.
Beratung bei besonderen Personengruppen: Schwangere und stillende Mütter, Beschäftigte mit Behinderung, Rückkehr nach längerer Erkrankung.
Teilnahme am Arbeitsschutzausschuss, ab mehr als 20 Beschäftigten vierteljährlich.

Die drei Arten der arbeitsmedizinischen Vorsorge

Hier entstehen die meisten Missverständnisse, weil die Begriffe ähnlich klingen, aber unterschiedliche Rechtsfolgen haben. Die ArbMedVV unterscheidet:

Pflichtvorsorge. Der Arbeitgeber muss sie veranlassen, und die Tätigkeit darf ohne sie nicht ausgeübt werden. Im klassischen Bürobetrieb kommt sie kaum vor, sie betrifft Tätigkeiten mit besonderen Gefährdungen.
Angebotsvorsorge. Der Arbeitgeber muss sie anbieten, die Beschäftigten entscheiden über die Teilnahme. Der wichtigste Fall im Büro ist die Bildschirmarbeit, einschließlich der Untersuchung des Sehvermögens. Wichtig: Das Angebot muss tatsächlich ausgesprochen und dokumentiert werden. Ein Angebot, das nie gemacht wurde, ist eine echte Lücke, unabhängig davon, ob jemand es angenommen hätte.
Wunschvorsorge. Beschäftigte können sie von sich aus verlangen, wenn ein Gesundheitsschaden nicht auszuschließen ist. Der Arbeitgeber muss sie ermöglichen.

Die Kosten trägt in allen drei Fällen der Arbeitgeber, und die Vorsorge findet grundsätzlich während der Arbeitszeit statt.

Schweigepflicht: was der Arbeitgeber erfährt und was nicht

Der Betriebsarzt unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Das ist keine Formalie, sondern die Grundlage dafür, dass Beschäftigte offen sprechen.

Der Arbeitgeber erhält eine Bescheinigung darüber, dass und wann eine Vorsorge stattgefunden hat. Er erhält keine Diagnosen, keine Befunde und keine Auskunft darüber, was besprochen wurde. Ergibt sich aus der Vorsorge ein betrieblicher Handlungsbedarf, teilt der Betriebsarzt das in anonymisierter oder allgemeiner Form mit, etwa als Hinweis auf ein wiederkehrendes ergonomisches Problem an bestimmten Arbeitsplätzen.

Für die Praxis heißt das: Die Bescheinigungen gehören in die Arbeitsschutzdokumentation, die Inhalte nie. Wer Vorsorgeergebnisse in Personalakten ablegt, hat ein Datenschutzproblem.

Wer als Betriebsarzt in Frage kommt

Betriebsarzt kann nicht jede Ärztin und jeder Arzt sein. Erforderlich ist die arbeitsmedizinische Fachkunde, in der Regel als Facharzt für Arbeitsmedizin oder über die Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin. Die Hausärztin des Inhabers erfüllt diese Voraussetzung nicht, auch wenn sie den Betrieb gut kennt.

Für kleine und mittlere Bürobetriebe ist der übliche Weg ein überbetrieblicher arbeitsmedizinischer Dienst. Eine eigene Anstellung lohnt sich erst bei sehr großen Belegschaften, weil der Stundenbedarf in Betreuungsgruppe III gering ist. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass der Dienst Termine vor Ort anbietet und nicht ausschließlich in der eigenen Praxis: Die Beratung zu Ergonomie und Arbeitsumgebung setzt voraus, dass jemand die Arbeitsplätze gesehen hat.

Wann Sie den Betriebsarzt aktiv brauchen

Zwischen den turnusmäßigen Terminen gibt es Anlässe, bei denen der Betriebsarzt hinzugezogen werden sollte, auch wenn niemand danach fragt. Die wichtigsten in einem Bürobetrieb:

Eine Mitarbeiterin teilt eine Schwangerschaft mit. Dann ist eine anlassbezogene Beurteilung der Arbeitsbedingungen erforderlich, und der Betriebsarzt berät zu Schutzmaßnahmen und zulässigen Tätigkeiten.
Rückkehr nach längerer Erkrankung. Der Betriebsarzt kann beraten, welche Anpassungen die Wiedereingliederung tragen, ohne dabei Diagnosen offenzulegen.
Häufung von Beschwerden an bestimmten Arbeitsplätzen, etwa Kopfschmerzen in einem Raum mit schlechter Lüftung oder Sehbeschwerden nach einem Monitorwechsel.
Umzug oder Neuausstattung. Vor der Beschaffung beraten ist deutlich günstiger als 40 Arbeitsplätze nachzurüsten.
Einführung von Homeoffice oder Desksharing. Beides verändert die Belastungssituation und die ergonomischen Voraussetzungen.
Auffälligkeiten bei der psychischen Belastung, etwa hohe Fluktuation oder Hinweise aus einer Mitarbeiterbefragung.

Wie die Zusammenarbeit praktisch organisiert wird

In kleinen und mittleren Bürobetrieben scheitert die betriebsärztliche Betreuung selten an der Bereitschaft und fast immer an der Organisation. Drei Punkte machen den Unterschied.

Erstens die Bündelung von Terminen. Ein Betriebsarzt, der für zwei Vorsorgetermine anreist, ist teuer. Sinnvoll ist, Vorsorgeangebote zu sammeln und mit einer Begehung oder einer ASA-Sitzung zusammenzulegen.

Zweitens die Ankündigung im Betrieb. Ein Vorsorgeangebot, das nur im Intranet steht, erreicht kaum jemanden. Wirksamer ist eine direkte Ansprache mit konkretem Termin und der klaren Aussage, dass die Teilnahme freiwillig ist und der Arbeitgeber keine Ergebnisse erfährt.

Drittens die Dokumentation des Angebots, nicht nur der Teilnahme. Nachzuweisen ist, dass angeboten wurde. Eine Liste, wem wann welches Angebot gemacht wurde, erledigt das in wenigen Zeilen und ist genau der Nachweis, der bei einer Besichtigung verlangt wird.

Betriebsarzt und Fachkraft: zwei Blickwinkel, eine Betreuung

Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt betrachten denselben Arbeitsplatz aus unterschiedlichen Richtungen. Die Fachkraft fragt nach Technik und Organisation: Ist der Fluchtweg frei, ist das Betriebsmittel geprüft, ist die Unterweisung erfolgt. Der Betriebsarzt fragt nach der Wirkung auf den Menschen: Welche Belastung entsteht, wer ist besonders betroffen, welche Vorsorge ist angezeigt.

An einem konkreten Beispiel wird der Unterschied deutlich. Bei einem Großraumbüro mit Lärmbeschwerden prüft die Fachkraft die baulichen und organisatorischen Möglichkeiten: Akustikelemente, Zonierung, Regeln für Telefonate. Der Betriebsarzt betrachtet die gesundheitliche Seite: Wie wirkt die Dauerbelastung, wo besteht ein Zusammenhang mit psychischer Belastung, welche Beschäftigten brauchen Vorsorge. Erst beide Perspektiven zusammen ergeben eine tragfähige Maßnahme.

Genau deshalb schreibt die DGUV Vorschrift 2 für beide Seiten einen Mindestanteil an den Einsatzzeiten vor. Wer den gesamten Aufwand auf eine Rolle legt, verliert die andere Perspektive, und das fällt bei einer Besichtigung auf.

Was Sie nachweisen müssen

Bei einer Anfrage der Berufsgenossenschaft wird zur betriebsärztlichen Seite regelmäßig nach diesen Punkten gefragt:

Die schriftliche Bestellung des Betriebsarztes mit den übertragenen Aufgaben.
Der Betreuungsnachweis über die tatsächlich geleisteten Einsatzzeiten.
Die Dokumentation der Vorsorgeangebote, insbesondere für Bildschirmarbeit: wem wann was angeboten wurde.
Die Vorsorgebescheinigungen ohne medizinische Inhalte.
Die Mitwirkung an der Gefährdungsbeurteilung, erkennbar am Dokument selbst.

Fehlt die Bestellung, ist das derselbe Mangel wie eine fehlende Fachkraft. In der Praxis wird der Betriebsarzt allerdings deutlich häufiger vergessen, weil der Nutzen im Büro weniger offensichtlich scheint als bei der Fachkraft.

Safety Club stellt für Büro- und Verwaltungsbetriebe beide Seiten sicher und bündelt sie mit der Dokumentation in einem Vertrag, mit einer Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort. Was das kostet, hängt vor allem an der Beschäftigtenzahl, mehr dazu in Was kostet eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von ASiG, DGUV Vorschrift 2 und ArbMedVV sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.