Was kostet eine Fachkraft für Arbeitssicherheit pro Jahr?

Eine Pauschale gibt es nicht. Die Kosten ergeben sich aus den Einsatzzeiten mal dem Stundensatz. Für Bürobetriebe in Betreuungsgruppe III fallen 0,5 Stunden Grundbetreuung pro Beschäftigtem und Jahr an, aufgeteilt zwischen Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt. Dazu kommt die betriebsspezifische Betreuung.

Wie hoch sind die Einsatzzeiten für ein Büro mit 25 Beschäftigten?

25 Beschäftigte mal 0,5 Stunden ergeben 12,5 Stunden Grundbetreuung pro Jahr für Fachkraft und Betriebsarzt zusammen. Wie die Stunden aufgeteilt werden, legt der Betrieb gemeinsam mit den Beteiligten fest; mindestens 20 Prozent müssen auf jede der beiden Seiten entfallen.

Ist eine externe Fachkraft günstiger als eine eigene Anstellung?

Für Bürobetriebe fast immer. Bei 25 Beschäftigten stehen rund 12,5 Stunden Grundbetreuung im Jahr einer Vollzeitstelle gegenüber. Eine eigene Fachkraft lohnt sich rechnerisch erst, wenn der Stundenbedarf dauerhaft in den Bereich einer Teilzeitstelle wächst.

Was kostet das Unternehmermodell?

Im Unternehmermodell entfällt die feste Bestellung einer Fachkraft, dafür absolvieren Unternehmerinnen und Unternehmer selbst Schulungen und müssen sich bedarfsorientiert beraten lassen. Die direkten Ausgaben sinken, der eigene Zeitaufwand steigt. Erlaubt ist es bei bis 50 Beschäftigten.

Sind Gefährdungsbeurteilung und Unterweisungen im Preis enthalten?

Das hängt vom Angebot ab und ist der häufigste Grund für Nachforderungen. Klären Sie vor Vertragsschluss schriftlich, ob die erste Gefährdungsbeurteilung, deren Fortschreibung, die jährlichen Unterweisungen und die Dokumentation enthalten sind oder gesondert abgerechnet werden.

Fallen im ersten Jahr höhere Kosten an?

In der Regel ja. Die erste Gefährdungsbeurteilung, die Begehung aller Arbeitsplätze und der Aufbau der Dokumentation sind einmalig aufwendiger als die Fortschreibung in den Folgejahren. Seriöse Angebote weisen diesen Erstaufwand getrennt aus.

Was passiert, wenn ich gar keine Betreuung beauftrage?

Die Bestellung von Fachkraft und Betriebsarzt ist nach dem Arbeitssicherheitsgesetz Pflicht, unabhängig von der Betriebsgröße. Fehlt sie, ist das eine Ordnungswidrigkeit. Praktisch relevanter ist meist die Haftungsfrage nach einem Unfall und die Nachfrage der Berufsgenossenschaft bei einer Besichtigung.

Was kostet eine Fachkraft für Arbeitssicherheit im Büro?

Die Kosten einer Fachkraft für Arbeitssicherheit, fachlich die sicherheitstechnische Betreuung, ergeben sich nicht aus einem Listenpreis, sondern aus einer Rechnung: Einsatzzeiten mal Stundensatz. Die Stunden gibt die DGUV Vorschrift 2 vor. Bürobetriebe fallen in die günstigste Betreuungsgruppe III mit 0,5 Stunden Grundbetreuung pro Beschäftigtem und Jahr. Wer diese Logik kennt, kann Angebote vergleichen.

Der eine Faktor, der fast alles bestimmt: die Einsatzzeiten

Die DGUV Vorschrift 2 teilt Betriebe nach ihrer Gefährdung in drei Betreuungsgruppen ein und weist jeder Gruppe einen festen Stundenanteil pro Beschäftigtem und Jahr zu. Büro- und Verwaltungsbetriebe liegen in Gruppe III, der niedrigsten Stufe. Der Wert dort beträgt 0,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr für die Grundbetreuung.

Wichtig ist, was dieser Wert umfasst: Er gilt für die Grundbetreuung durch Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt zusammen. Beide teilen sich das Kontingent. Wie aufgeteilt wird, entscheidet der Betrieb gemeinsam mit den Beteiligten, wobei auf jede Seite mindestens 20 Prozent entfallen müssen. Ein Betrieb mit vielen Bildschirmarbeitsplätzen und wenig arbeitsmedizinischem Bedarf legt den Schwerpunkt sinnvollerweise auf die Fachkraft.

Zur Grundbetreuung kommt die betriebsspezifische Betreuung. Sie ist nicht pauschal, sondern richtet sich nach dem tatsächlichen Bedarf: ein Umzug, neue Arbeitsplätze, ein Unfall, die Einführung von Homeoffice. In einem stabilen Bürobetrieb ist dieser Anteil klein, aber er ist nicht null.

Wie viele Stunden für Ihren Betrieb zusammenkommen, rechnet der Einsatzzeiten-Rechner in wenigen Sekunden aus, inklusive der Aufteilung zwischen Fachkraft und Betriebsarzt.

Drei Bürobetriebe durchgerechnet

Die folgenden Beispiele zeigen die Grundbetreuung nach Betreuungsgruppe III. Der Stundensatz ist bewusst als Variable dargestellt, weil er je nach Region, Anbieter und Leistungsumfang deutlich schwankt. Setzen Sie den Satz aus einem konkreten Angebot ein, dann haben Sie Ihre Jahreskosten.

Kleines Büro, 8 Beschäftigte: 8 mal 0,5 Stunden ergeben 4,0 Stunden Grundbetreuung pro Jahr für Fachkraft und Betriebsarzt zusammen. Bei einem Schwerpunkt von 60 Prozent auf der Fachkraft sind das 2,4 Stunden Fachkraft und 1,6 Stunden Betriebsarzt. Das ist so wenig, dass der Erstaufwand im ersten Jahr die laufenden Stunden deutlich übersteigt.
Mittleres Büro, 25 Beschäftigte: 25 mal 0,5 Stunden ergeben 12,5 Stunden pro Jahr. Bei 60 Prozent Schwerpunkt sind das 7,5 Stunden Fachkraft und 5,0 Stunden Betriebsarzt. In dieser Größe greift zusätzlich die Schwelle für den Arbeitsschutzausschuss ab mehr als 20 Beschäftigten; Sicherheitsbeauftragte sind seit Mai 2026 erst ab 50 zu bestellen.
Größeres Büro, 60 Beschäftigte: 60 mal 0,5 Stunden ergeben 30,0 Stunden pro Jahr, bei 60 Prozent Schwerpunkt also 18,0 Stunden Fachkraft und 12,0 Stunden Betriebsarzt. Ab dieser Größe ist das Unternehmermodell nicht mehr zulässig, es endet bei 50 Beschäftigten.

Zwei Dinge fallen an diesen Zahlen auf. Erstens: Der Stundenbedarf eines Bürobetriebs ist klein. Eine 60-köpfige Verwaltung braucht rechnerisch weniger als eine Arbeitswoche Fachkraftleistung im Jahr. Zweitens: Die Kosten skalieren linear mit der Beschäftigtenzahl, der Erstaufwand dagegen nicht. Deshalb ist die erste Rechnung fast immer die höchste.

Welche Posten neben der Grundbetreuung anfallen

Ein Angebot, das nur die Grundbetreuung nennt, ist unvollständig. Diese Posten gehören dazu und sollten im Angebot benannt sein, ob enthalten oder nicht:

Erstaufwand im ersten Jahr: Begehung aller Arbeitsplätze, erste Gefährdungsbeurteilung, Aufbau der Dokumentation. Einmalig deutlich höher als die laufende Betreuung.
Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung: seit Langem Pflichtbestandteil nach § 5 Abs. 3 ArbSchG, wird aber häufig separat angeboten. Details in Psychische Belastung in der Gefährdungsbeurteilung.
Jährliche Unterweisungen nach § 12 ArbSchG, inklusive Nachweis.
Betriebsarzt: eigene Pflicht mit eigenem Stundenanteil, siehe Betriebsarzt im Büro. Manche Anbieter bündeln das, andere nicht.
Anlassbezogene Einsätze: Umzug, Umbau, neue Arbeitsmittel, Unfall.
Fahrtkosten und Anfahrtszeit, wenn die Fachkraft vor Ort kommt.
Dokumentation und Nachweisführung: entweder als Leistung enthalten oder als Eigenaufwand bei Ihnen.

Eigene Fachkraft, externe Fachkraft oder Unternehmermodell

Für Bürobetriebe stehen drei Wege offen. Die Entscheidung fällt fast immer über den Stundenbedarf.

Eigene Fachkraft anstellen: Sinnvoll erst, wenn der Bedarf dauerhaft mindestens eine Teilzeitstelle füllt. Bei 0,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr wäre das ein Betrieb mit mehreren hundert Beschäftigten. Dazu kommen Ausbildungskosten, Fortbildungspflicht und das Ausfallrisiko bei Urlaub und Krankheit. Für ein Büro mit 25 oder 60 Beschäftigten ist das rechnerisch nicht darstellbar.
Externe Fachkraft beauftragen: Sie zahlen nur die tatsächlich benötigten Stunden, die Qualifikation und deren Aktualität liegen beim Anbieter, Vertretung ist dessen Problem. Das ist für Bürobetriebe in aller Regel die günstigste Variante mit dem geringsten Organisationsaufwand. Wie diese Betreuung im Detail abläuft, steht auf der Seite externe Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Unternehmermodell: Bei bis 50 Beschäftigten zulässig. Statt einer fest bestellten Fachkraft qualifizieren sich Unternehmerin oder Unternehmer selbst und lassen sich bedarfsorientiert beraten. Die direkten Ausgaben sinken spürbar, der eigene Zeitaufwand steigt: Schulungen, Auffrischung, eigenverantwortliche Umsetzung. Wer diese Zeit realistisch bewertet, kommt oft auf ein weniger eindeutiges Ergebnis als auf den ersten Blick. Mehr dazu in Unternehmermodell nach DGUV Vorschrift 2.

Die Kosten, die neben der Betreuung entstehen

Ein häufiger Irrtum: Mit der Beauftragung einer Fachkraft sei das Thema finanziell erledigt. Tatsächlich löst die Fachkraft Pflichten aus, die eigenes Geld kosten und im Betreuungsvertrag nicht enthalten sind. Wer sie von vornherein einplant, wird später nicht überrascht.

Ersthelfer-Ausbildung. In Verwaltungsbetrieben sind ab mehr als 20 gleichzeitig anwesenden Beschäftigten mindestens 5 Prozent als Ersthelfer auszubilden, darunter genügt eine Person. Die Ausbildung ist alle zwei Jahre aufzufrischen. Die Kosten trägt in der Regel die Berufsgenossenschaft, der Arbeitsausfall während der Schulung nicht. Wie viele Personen es bei Ihnen sind, zeigt der Ersthelfer-Rechner.
Brandschutzhelfer. Nach ASR A2.2 gelten in der Regel 5 Prozent der anwesenden Beschäftigten als ausreichend, mindestens jedoch eine Person. Die Ausbildung ist kostenpflichtig und wird periodisch wiederholt. Rechnen können Sie das mit dem Brandschutzhelfer-Rechner, Hintergrund im Beitrag Brandschutz im Büro.
Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel. Die wiederkehrende Prüfung nach DGUV Vorschrift 3 betrifft jedes Notebook, jede Mehrfachsteckdose und jeden Wasserkocher. In einem Büro summiert sich das schnell auf mehrere hundert Geräte. Die Fristen ermittelt der Prüffristen-Rechner.
Erste-Hilfe-Material. Verbandkästen nach ASR A4.3 müssen vorhanden, erreichbar und im Verfallsdatum sein. Der Bedarf hängt an Betriebsart und Beschäftigtenzahl, überschlagen mit dem Verbandkasten-Rechner.

Diese Posten sind einzeln überschaubar, in Summe aber nicht vernachlässigbar. Wichtiger als ihre genaue Höhe ist, dass sie im Budget überhaupt auftauchen: Sie fallen unabhängig davon an, für welches Betreuungsmodell Sie sich entscheiden.

Einzelstunden oder Paketpreis

Freiberufliche Fachkräfte rechnen häufig nach Stundensätzen ab. Das wirkt zunächst günstig und transparent, hat für Bürobetriebe aber zwei Nachteile: Die Jahreskosten sind schlecht planbar, weil jeder Anlass zusätzlich abgerechnet wird, und die Dokumentation bleibt oft beim Betrieb hängen.

Ein Paketpreis, der Grundbetreuung, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungen und Dokumentation bündelt, ist meist transparenter und im Ergebnis günstiger, weil kein Aufwand doppelt anfällt und die Nachweisführung mitläuft. Entscheidend ist, dass im Vertrag steht, was enthalten ist und was nicht.

Woran Sie ein belastbares Angebot erkennen

Vier Fragen trennen ein vergleichbares Angebot von einem, das später teuer wird:

Ist die zugrunde gelegte Betreuungsgruppe genannt und ist es Gruppe III? Wer einen Bürobetrieb in Gruppe II einordnet, rechnet mit dem Dreifachen an Stunden.
Sind Grundbetreuung und betriebsspezifische Betreuung getrennt ausgewiesen?
Ist der Erstaufwand des ersten Jahres separat beziffert?
Ist klar geregelt, wem die Dokumentation gehört und ob Sie sie beim Anbieterwechsel mitnehmen können?

Kommt gerade ein Schreiben der Berufsgenossenschaft ins Haus, lohnt vor dem Angebotsvergleich ein kurzer Blick auf den Pflichten-Schnellcheck: Er zeigt, welche Pflichten bei Ihrer Beschäftigtenzahl überhaupt greifen, damit Sie nicht Leistungen einkaufen, die Sie nicht brauchen.

Safety Club bündelt die komplette Betreuung für Büro- und Verwaltungsbetriebe in einem planbaren Vertrag, mit einer Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort. Lassen Sie sich unverbindlich ein Angebot machen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von ASiG und DGUV Vorschrift 2 sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.