Was kostet eine Gefährdungsbeurteilung?

Einen Festpreis gibt die Rechtslage nicht vor. Bei mehr als 20 Beschäftigten ist die Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung Teil der Grundbetreuung nach Anlage 2 DGUV Vorschrift 2, im Büro 0,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr für Fachkraft und Betriebsarzt zusammen. Die Kosten sind also Stunden mal Stundensatz des Anbieters.

Was kostet es, eine Gefährdungsbeurteilung erstellen zu lassen, wenn wir schon eine Fachkraft haben?

Dann ist sie in der Regel bereits bezahlt. Die Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung gehört zu den Aufgaben der bestellten Fachkraft für Arbeitssicherheit nach § 6 ASiG und zur Grundbetreuung nach DGUV Vorschrift 2. Ein separater Auftrag ist nur nötig, wenn der Vertrag sie ausdrücklich ausklammert.

Wer darf eine Gefährdungsbeurteilung erstellen?

Jede fachkundige Person. § 3 Abs. 2 ArbStättV verlangt, dass die Beurteilung fachkundig durchgeführt wird; fehlt dem Arbeitgeber die Fachkunde, muss er sich beraten lassen. Typisch sind die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt. Eine besondere Zulassung für Ersteller gibt es nicht.

Bin ich nach der Beauftragung aus der Verantwortung?

Nein. Nach § 13 Abs. 2 ArbSchG können Aufgaben schriftlich an zuverlässige und fachkundige Personen übertragen werden. Die Gesamtverantwortung bleibt beim Arbeitgeber, ebenso die Pflicht, den Beauftragten sorgfältig auszuwählen und die Umsetzung der Maßnahmen zu überwachen.

Reicht eine einmalig eingekaufte Gefährdungsbeurteilung für die Betreuungspflicht?

Nein. Die Bestellung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit und eines Betriebsarztes nach ASiG und DGUV Vorschrift 2 ist eine eigene Pflicht. Ein Einzelauftrag für die Gefährdungsbeurteilung ersetzt sie nicht, auch wenn er inhaltlich gut ist.

Wie lange dauert es, eine Gefährdungsbeurteilung erstellen zu lassen?

Für ein Büro an einem Standort liegen zwischen Vorgespräch und freigegebener Dokumentation üblicherweise einige Wochen. Den Zeitplan bestimmen vor allem die Erhebung der psychischen Belastung und die Abstimmung der Maßnahmen, weniger die Begehung selbst.

Gefährdungsbeurteilung erstellen lassen: Ablauf und Kosten

Eine Gefährdungsbeurteilung erstellen lassen dürfen Sie: § 13 Abs. 2 ArbSchG erlaubt, die Aufgabe schriftlich an eine fachkundige Person zu übertragen, typischerweise an die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die Kosten ergeben sich aus Stunden nach DGUV Vorschrift 2 mal Stundensatz. Die Verantwortung für Ergebnis und Umsetzung bleibt bei der Geschäftsführung.

Die Gefährdungsbeurteilung ist die nach § 5 ArbSchG vorgeschriebene systematische Ermittlung und Bewertung aller Gefährdungen an den Arbeitsplätzen eines Betriebs, samt festgelegter Maßnahmen und deren Wirksamkeitsprüfung. Was inhaltlich hineingehört, steht im Beitrag Gefährdungsbeurteilung im Büro. Hier geht es um die Frage davor: Wer erstellt sie, wie läuft das ab und was kostet es?

Darf man die Gefährdungsbeurteilung erstellen lassen?

Ja. Nach § 13 Abs. 2 ArbSchG kann der Arbeitgeber zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen, ihm obliegende Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen. § 3 Abs. 2 ArbStättV verlangt sogar ausdrücklich, dass die Gefährdungsbeurteilung fachkundig durchgeführt wird und sich der Arbeitgeber ohne eigene Kenntnisse fachkundig beraten lässt.

Delegieren heißt aber nicht abgeben. Drei Dinge bleiben bei der Geschäftsführung:

Auswahl: Die beauftragte Person muss zuverlässig und fachkundig sein. Wer den billigsten Anbieter ohne Prüfung nimmt, haftet für diese Wahl.
Entscheidung: Welche Maßnahmen umgesetzt werden und mit welchem Budget, entscheidet der Arbeitgeber. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit berät, sie ordnet nichts an.
Überwachung: Ob die Maßnahmen umgesetzt sind und wirken, muss der Betrieb nachhalten. Eine Gefährdungsbeurteilung mit offenen Fristen aus dem Vorjahr ist bei einer Besichtigung schlechter als gar keine Liste, weil sie belegt, dass die Gefährdung bekannt war.

Der Zeitpunkt ist ebenfalls vorgegeben: Nach § 3 Abs. 3 ArbStättV ist die Gefährdungsbeurteilung vor Aufnahme der Tätigkeiten zu dokumentieren. Wer ein neues Büro bezieht oder neu gründet, beauftragt sie also vor dem Einzug, nicht danach.

Wer kommt als Ersteller infrage?

Für Bürobetriebe kommen praktisch drei Wege infrage: die ohnehin bestellte Fachkraft für Arbeitssicherheit, ein Einzelauftrag an einen externen Dienstleister oder die eigene Erstellung im Unternehmermodell. Entscheidend ist nicht, wer am günstigsten ist, sondern ob die Beurteilung danach weitergeführt wird.

Die bestellte Fachkraft für Arbeitssicherheit ist nach § 6 Satz 2 Nr. 1 Buchstabe e ASiG ausdrücklich dafür zuständig, den Arbeitgeber bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu beraten. Wer eine Fachkraft bestellt hat, bezahlt diese Leistung also bereits mit.

Drei Wege zur Gefährdungsbeurteilung im Büro
Weg	Rechtlicher Rahmen	Stärke	Schwäche
Bestellte Fachkraft für Arbeitssicherheit	§ 6 ASiG, Grundbetreuung nach DGUV Vorschrift 2	Fortschreibung, Unterweisung und Begehung aus einer Hand	Nur so gut wie der vereinbarte Leistungsumfang
Einzelauftrag an externen Dienstleister	§ 13 Abs. 2 ArbSchG, § 3 Abs. 2 ArbStättV	Schneller Start, klarer Lieferumfang	Fortschreibung offen, Betreuungspflicht nach ASiG bleibt ungelöst
Eigene Erstellung im Unternehmermodell	Anlage 3 DGUV Vorschrift 2, bis 50 Beschäftigte	Geringe direkte Ausgaben	Hoher eigener Zeitaufwand, Schulungspflicht für die Geschäftsführung

Einzelauftrag vs. Betreuungsvertrag ist die eigentliche Abwägung. Ein Einzelauftrag liefert ein Dokument zum Stichtag. Ein Betreuungsvertrag liefert ein Dokument, das bei Umzug, neuen Arbeitsplätzen oder nach einem Unfall mitwächst. Wichtig dabei: Ein eingekaufter Einzelauftrag ersetzt nicht die Pflicht, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit und einen Betriebsarzt zu bestellen. Wie die Modelle insgesamt zusammenspielen, zeigt der Beitrag Betreuungsmodelle im Vergleich.

So läuft es ab: sechs Schritte

Eine extern erstellte Gefährdungsbeurteilung im Büro folgt in der Regel sechs Schritten: Unterlagen sammeln, Umfang festlegen, Begehung, Erhebung der psychischen Belastung, Abstimmung der Maßnahmen und Fortschreibung. Den größten Unterschied zwischen einer brauchbaren und einer wertlosen Beurteilung macht Schritt fünf, die Freigabe durch die Geschäftsführung.

Unterlagen zusammenstellen. Grundriss, Liste der Arbeitsplatztypen und Tätigkeiten, Beschäftigtenzahl je Standort, Prüfprotokolle, Unfallanzeigen und eine eventuell vorhandene ältere Beurteilung bereitlegen.
Umfang im Vorgespräch festlegen. Standorte, Homeoffice, psychische Belastung und besondere Personengruppen wie Schwangere oder Jugendliche ausdrücklich in den Auftrag aufnehmen.
Begehung vor Ort. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit geht jeden Arbeitsplatztyp, Verkehrswege, Fluchtwege, Teeküche, Lager und Technikräume ab und spricht mit Beschäftigten.
Psychische Belastung erheben. Mit einem anerkannten Verfahren wie Befragung, Beobachtungsinterview oder moderiertem Workshop, ausgewertet so, dass keine Rückschlüsse auf Einzelne möglich sind.
Maßnahmen abstimmen und freigeben. Jede Gefährdung bekommt eine Maßnahme, eine verantwortliche Person und eine Frist. Die Geschäftsführung entscheidet und gibt die Dokumentation frei.
Umsetzen, prüfen, fortschreiben. Nach Ablauf der Fristen die Wirksamkeit prüfen, das Ergebnis dokumentieren und die Beurteilung bei jeder Änderung im Betrieb fortschreiben.

Schritt vier wird am häufigsten weggelassen, obwohl § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG die psychische Belastung ausdrücklich als Gefährdungsfaktor nennt. Wie die Erhebung im Büro aussieht, steht im Beitrag psychische Belastung in der Gefährdungsbeurteilung. Besteht ein Betriebsrat, ist er nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG bei der Ausgestaltung der Gefährdungsbeurteilung zu beteiligen; das gehört in den Zeitplan, nicht ans Ende.

Was kostet es, eine Gefährdungsbeurteilung erstellen zu lassen?

Die Kosten einer Gefährdungsbeurteilung ergeben sich aus Stunden mal Stundensatz. Die Stunden gibt die DGUV Vorschrift 2 vor: Bei mehr als 20 Beschäftigten gehört die Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung zur Grundbetreuung nach Anlage 2, die im Büro 0,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr für Fachkraft und Betriebsarzt zusammen beträgt.

Euro-Beträge nennen wir bewusst nicht, weil Stundensätze, Anfahrt und Paketzuschnitte zwischen Anbietern stark schwanken. Vergleichbar wird ein Angebot erst, wenn die Stunden dahinter offenliegen. Die folgende Rechnung gilt für Büro- und Verwaltungsbetriebe in Betreuungsgruppe III:

Einsatzzeiten nach DGUV Vorschrift 2 für drei Bürogrößen (Betreuungsgruppe III)
Betrieb	Anlage	Grundbetreuung pro Jahr, Fachkraft und Betriebsarzt	Mindestanteil Fachkraft (20 Prozent)	Rolle der Gefährdungsbeurteilung
Agentur, 12 Beschäftigte	Anlage 1	keine festen Stunden	kein fester Anteil	Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung, in Gruppe III spätestens alle fünf Jahre, plus Anlässe
Kanzlei, 40 Beschäftigte	Anlage 2	20 Stunden	4 Stunden	Aufgabenfeld der Grundbetreuung, laufend fortgeschrieben
Verwaltung, 120 Beschäftigte	Anlage 2	60 Stunden	12 Stunden	Aufgabenfeld der Grundbetreuung, laufend fortgeschrieben

Die 20 Prozent sind nur die Untergrenze nach Anlage 2 DGUV Vorschrift 2. In Bürobetrieben liegt der Schwerpunkt meist bei der Fachkraft für Arbeitssicherheit; bei einer Aufteilung 60 zu 40 hätte die Kanzlei mit 40 Beschäftigten 12 Stunden Fachkraft im Jahr, die Verwaltung mit 120 Beschäftigten 36 Stunden. Die genauen Werte für Ihre Kopfzahl und Teilzeitquote rechnet der Einsatzzeiten-Rechner aus.

Für das erste Jahr gilt eine Besonderheit: Die erstmalige Gefährdungsbeurteilung, die Begehung aller Arbeitsplätze und der Aufbau der Dokumentation sind aufwendiger als die Fortschreibung in den Folgejahren. Ein Umzug oder neue Arbeitsplätze zählen nach Anlage 2 Abschnitt III zur betriebsspezifischen Betreuung und kommen zur Grundbetreuung hinzu. Wie sich daraus ein Jahresbudget ergibt, steht im Beitrag Was kostet eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?

Was den Aufwand treibt

Der Aufwand für eine Gefährdungsbeurteilung wächst nicht mit der Kopfzahl allein, sondern mit der Zahl unterschiedlicher Arbeitssituationen. Zwei Büros mit je 40 Beschäftigten können sehr verschieden viel Arbeit machen, je nachdem, wie viele Standorte, Arbeitsplatztypen und Sonderfälle zu beurteilen sind.

Arbeitsplatztypen statt Köpfe. § 6 Abs. 1 ArbSchG erlaubt bei gleichartigen Gefährdungen zusammengefasste Angaben. Vierzig gleich eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze sind ein Typ, nicht vierzig.
Standorte und Etagen. Jeder Standort braucht eine eigene Begehung, eigene Fluchtwege und eigene Erste-Hilfe-Organisation.
Homeoffice und Telearbeit. Telearbeitsplätze nach § 2 Abs. 7 ArbStättV sind bei der erstmaligen Beurteilung einzubeziehen; mobiles Arbeiten braucht zumindest eine Beurteilung der Tätigkeit.
Besondere Personengruppen. Schwangere nach § 10 MuSchG, Jugendliche nach § 28a JArbSchG: Für beide gelten eigene Beurteilungspflichten.
Zustand der Altunterlagen. Eine gepflegte Vorfassung verkürzt die Arbeit. Ein Deckblatt mit dem Satz „geringe Gefährdung" verkürzt gar nichts.

Worauf Sie beim Angebot achten

Ein belastbares Angebot für eine Gefährdungsbeurteilung nennt die zugrunde gelegte Betreuungsgruppe, den Umfang in Stunden, die Methode für die psychische Belastung und die Form der Dokumentation. Fehlt einer dieser vier Punkte, ist das Angebot nicht vergleichbar, sondern nur billig.

Betreuungsgruppe III genannt? Wer ein Büro in Gruppe II einordnet, rechnet mit dem Dreifachen der Stunden.
Begehung vor Ort enthalten? Nach § 6 DGUV Vorschrift 2 ist die Betreuung grundsätzlich in Präsenz zu erbringen. Eine Beurteilung nur per Fragebogen erfüllt das nicht.
Psychische Belastung im Lieferumfang? Ausdrücklich nachfragen, sie fehlt in Pauschalangeboten oft.
Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen? Eine Liste von Gefährdungen ohne Maßnahmenplan ist nur die halbe Beurteilung.
Fortschreibung geregelt? Wer aktualisiert nach dem Umzug, zu welchen Konditionen?
Eigentum an der Dokumentation? Die Unterlagen müssen beim Anbieterwechsel vollständig und in bearbeitbarer Form bei Ihnen bleiben.

Welche Pflichten neben der Gefährdungsbeurteilung bei Ihrer Betriebsgröße greifen, zeigt der Pflichten-Schnellcheck. Die häufigsten inhaltlichen Mängel fertiger Beurteilungen beschreibt der Beitrag 7 Fehler bei der Gefährdungsbeurteilung.

Safety Club erstellt die Gefährdungsbeurteilung für Büro- und Verwaltungsbetriebe als Teil der laufenden Betreuung: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation, die bei jeder Änderung fortgeschrieben wird. Fragen Sie ein Angebot an.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von ArbSchG, ArbStättV, ASiG und DGUV Vorschrift 2 sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.