Fremdfirmenkoordination ist die Abstimmung zwischen einem Auftraggeber und allen Firmen, deren Beschäftigte in seinen Büroräumen arbeiten, etwa Reinigung, Handwerk oder Facility Management. Nach § 8 ArbSchG müssen beide Arbeitgeber bei Sicherheit und Gesundheitsschutz zusammenarbeiten, sich über Gefahren unterrichten und Schutzmaßnahmen abstimmen. Der Auftraggeber muss sich außerdem vergewissern, dass die Beschäftigten der Fremdfirma für ihre Tätigkeit angemessene Anweisungen erhalten haben.
Die Pflicht gehört zu den Punkten, die bei der Arbeitssicherheit im Büro am häufigsten untergehen. Der Grund ist verständlich: Die Reinigungskraft und der Elektriker sind keine eigenen Beschäftigten, also fühlt sich im Betrieb niemand zuständig. Rechtlich ist die Lage eindeutig, wie dieser Beitrag zeigt: welche Firmen gemeint sind, welche fünf Schritte genügen und wer für was verantwortlich bleibt.
Was § 8 ArbSchG vom Auftraggeber verlangt
§ 8 ArbSchG regelt die Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber und enthält zwei getrennte Pflichten. Absatz 1 betrifft die gemeinsame Abstimmung, Absatz 2 die Vergewisserung des Auftraggebers über die Anweisungen der Fremdfirma.
Nach § 8 Abs. 1 ArbSchG müssen Arbeitgeber zusammenarbeiten, wenn Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig werden. Besteht für andere Beschäftigte eine erhebliche Gefahr, unterrichten sie sich gegenseitig und ihre Beschäftigten über diese Gefahren und stimmen die Schutzmaßnahmen ab. Nach § 8 Abs. 2 ArbSchG muss sich der Arbeitgeber je nach Art der Tätigkeit vergewissern, dass die Beschäftigten anderer Arbeitgeber in seinem Betrieb hinsichtlich der Gefahren angemessene Anweisungen erhalten haben.
Die Unterweisung der Fremdbeschäftigten für ihre eigene Tätigkeit schuldet damit die Fremdfirma. Die Information über die Gefahren des Auftraggebers schuldet der Auftraggeber. Das ist der Unterschied zwischen „unterweisen" und „einweisen": Die Fremdfirma unterweist ihre Leute für ihr Handwerk, der Auftraggeber weist sie in sein Büro ein.
Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG ist dafür der richtige Ort. Wer in der Gefährdungsbeurteilung für das Büro einen Abschnitt „Fremdfirmen" führt, hat Einsatzorte, Gefahren und Absprachen an einer Stelle und kann sie bei einer Begehung sofort vorlegen. Selbstständige Einzelunternehmer ohne Beschäftigte fallen nach § 6 DGUV Vorschrift 1 ebenfalls unter die Zusammenarbeitspflicht der Unternehmer.
Wer im Bürogebäude als Fremdfirma gilt
Fremdfirma ist jedes Unternehmen und jeder Selbstständige, der im Büro eines anderen Arbeitgebers tätig wird, auch wenn der Einsatz nur eine Stunde im Monat dauert. Die Gefahren unterscheiden sich stark, deshalb unterscheidet sich auch der Abstimmungsbedarf.
| Fremdfirma | Typischer Einsatz | Typische Gefahr | Was der Auftraggeber abstimmt |
|---|---|---|---|
| Reinigung | täglich, oft abends | nasse Böden, Reinigungsmittel, Leitern | Zugang, Fluchtwege, Alarmplan, Schlüsselregelung |
| Elektriker, Haustechnik | Wartung, Störung, Umbau | Strom, Arbeiten in Decken und Böden | Freischaltung, abgesperrte Bereiche, Ansprechperson |
| Maler, Trockenbau | Renovierung | Staub, Gerüste, Gefahrstoffe | Sperrung von Fluren, Brandschutz, Staubschutz |
| IT-Dienstleister, Netzwerktechnik | Verkabelung, Serverraum | Stolperstellen, Leitern, Steckdosenleisten | Wegeführung, Zugang zum Serverraum |
| Aufzugs- und Brandmeldeanlagen-Wartung | jährlich oder halbjährlich | Absturz, Fehlalarm | Abschaltung der Alarmierung, Information der Beschäftigten |
| Sicherheits- und Empfangsdienst | dauerhaft | Alleinarbeit, Konflikte | Notrufwege, Alarmplan, Erste Hilfe |
| Catering, Getränkeservice | wöchentlich | Heben, Tragen, Stolpern | Anlieferweg, Lagerort |
Reinigungsmittel bringt in der Regel die Fremdfirma mit. Sie ist dann für Sicherheitsdatenblätter und die Unterweisung ihrer Beschäftigten zuständig, wie der Beitrag zu Gefahrstoffen im Büro beschreibt. Der Auftraggeber bleibt für die Räume zuständig: Lagerort, Fluchtwege und Brandschutz.
Fünf Schritte zur Fremdfirmenkoordination
Ein Verfahren aus fünf Schritten erfüllt die Anforderungen des § 8 ArbSchG für die meisten Büros, ohne einen eigenen Koordinationsapparat aufzubauen. Wichtig ist die Reihenfolge: erst die Gefahren klären, dann informieren, dann prüfen, dann dokumentieren.
- Auftrag und Gefahren klären. Vor dem ersten Einsatz festhalten, was die Fremdfirma tut, welche Räume sie betritt und welche Gefahren sich aus Tätigkeit und Büro ergeben. Dieser Schritt gehört in die Beauftragung, nicht an den Tag des Einsatzes.
- Fremdfirma informieren. Vor Arbeitsbeginn werden Gefahren am Einsatzort, Flucht- und Rettungswege, Sammelplatz, Ersthelfer und das Verhalten im Alarmfall mitgeteilt. Der Flucht- und Rettungsplan ist dafür die wichtigste Unterlage.
- Anweisungen der Fremdfirma prüfen. Der Auftraggeber lässt sich bestätigen, dass die Beschäftigten der Fremdfirma für ihre Tätigkeit angemessen unterwiesen sind. Eine kurze schriftliche Bestätigung der Fremdfirma genügt in der Regel.
- Koordinator bestimmen. Wenn sich mehrere Firmen gleichzeitig im Gebäude aufhalten und gegenseitig gefährden können, wird nach § 6 DGUV Vorschrift 1 eine Person bestimmt, die die Arbeiten aufeinander abstimmt. Ihr sind die erforderlichen Weisungsbefugnisse zu erteilen.
- Nachweis führen. Einweisung, Ansprechpersonen und Absprachen werden schriftlich festgehalten, von beiden Seiten abgezeichnet und bei Änderungen des Auftrags aktualisiert.
Der Nachweis ist der Schritt, der bei Begehungen und nach Unfällen zählt. Eine Einweisung, die nur mündlich stattfand, lässt sich später nicht belegen. Das Checkliste-Tool für Arbeitssicherheit im Büro hilft, die Fremdfirmen-Punkte zusammen mit den übrigen Pflichten abzuhaken.
Beispielrechnung: Büro mit 40 Beschäftigten und vier Fremdfirmen
Der Aufwand für die Koordination ist überschaubar, wenn die Einweisung standardisiert ist. Die folgende Rechnung ist ein Planungsbeispiel für ein Büro mit 40 Beschäftigten, keine gesetzliche Vorgabe. Die Zeiten sind Annahmen für ein einseitiges Einweisungsblatt.
| Fremdfirma | Einsatz | Einweisung je Termin | Termine pro Jahr | Aufwand pro Jahr |
|---|---|---|---|---|
| Reinigung (4 Personen) | täglich | 20 Minuten Ersteinweisung | 1 plus 1 bei Personalwechsel | 40 Minuten |
| Haustechnik | monatlich | 10 Minuten | 12 | 120 Minuten |
| Aufzugswartung | jährlich | 10 Minuten | 1 | 10 Minuten |
| Elektriker (Umbau, 5 Tage) | einmalig | 30 Minuten | 1 | 30 Minuten |
| Summe | rund 3,3 Stunden |
Rund 3,3 Stunden im Jahr entsprechen bei vier Fremdfirmen weniger als einem Arbeitstag Koordinationsaufwand. Dem steht ein Risiko gegenüber, das sich nicht in Stunden messen lässt: Eine Reinigungskraft, die den Fluchtweg nicht kennt, oder ein Elektriker, der eine Brandmeldeanlage ohne Absprache abschaltet, kann im Ernstfall Menschenleben gefährden.
Wer haftet für was
Der Auftraggeber bleibt für die Sicherheit seiner eigenen Beschäftigten und für die Beschaffenheit seiner Räume verantwortlich, die Fremdfirma für ihre eigenen Beschäftigten. § 8 ArbSchG verteilt die Verantwortung nicht neu, sondern ergänzt sie um gegenseitige Informations- und Abstimmungspflichten.
| Pflicht | Auftraggeber | Fremdfirma |
|---|---|---|
| Gefährdungsbeurteilung der Tätigkeit | nein | ja, für die eigenen Beschäftigten |
| Gefährdungsbeurteilung der Räume und Schnittstellen | ja | Mitwirkung |
| Unterweisung für die Tätigkeit | nein | ja |
| Einweisung in Gefahren, Fluchtwege und Alarmplan | ja | Teilnahme |
| Vergewisserung über die Anweisungen (§ 8 Abs. 2 ArbSchG) | ja | Bestätigung |
| Versicherungsschutz der eigenen Beschäftigten | für die eigenen Beschäftigten | für die eigenen Beschäftigten |
| Benennung eines Koordinators bei gegenseitiger Gefährdung | ja, wenn erforderlich | Zusammenarbeit |
Kommt es zu einem Unfall, prüfen Berufsgenossenschaft und Staatsanwaltschaft, ob die Abstimmungspflichten erfüllt waren. Der Rückgriff auf Verantwortliche ist nach § 110 SGB VII möglich, strafrechtlich kommen bei fahrlässigen Verletzungen die §§ 222 und 229 StGB in Betracht. Mehr zur persönlichen Verantwortung steht im Beitrag zur Haftung der Geschäftsführung im Arbeitsschutz.
Ein Vertrag mit der Fremdfirma ersetzt die Koordination nicht. Eine Klausel „Der Auftragnehmer hält alle Arbeitsschutzvorschriften ein" schiebt die Pflichten des Auftraggebers aus § 8 ArbSchG nicht weg. Sie ist aber als Anlage zum Auftrag sinnvoll, weil sie die Einweisung und die Bestätigung der Unterweisung vertraglich festlegt.
Sonderfälle: mehrere Mieter und Umbauten
In Gebäuden mit mehreren Mietern gilt § 8 ArbSchG zwischen den Arbeitgebern im Haus, nicht nur gegenüber Dienstleistern. Gemeinsame Flure, Treppenhäuser, Fluchtwege und Sammelplätze verlangen eine Abstimmung zwischen den Mietern und der Hausverwaltung. Wartungen an Brandmeldeanlage oder Aufzug, die die ganze Etage betreffen, werden vom Vermieter angekündigt, und jeder Mieter gibt die Information an seine Beschäftigten weiter.
Bei Umbauten und Renovierungen mit Beschäftigten mehrerer Arbeitgeber auf derselben Baustelle gilt zusätzlich die Baustellenverordnung. Nach § 3 Abs. 1 BaustellV hat der Bauherr dann einen geeigneten Koordinator zu bestellen. Er kann diese Aufgabe an einen Dritten übertragen. Bei größeren Umbauten klärt die Fachkraft für Arbeitssicherheit, ob die Baustellenverordnung greift.
Was die Fachkraft für Arbeitssicherheit übernimmt
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit unterstützt den Arbeitgeber nach § 6 ASiG in allen Fragen der Arbeitssicherheit, dazu gehört die Fremdfirmenkoordination. Sie haftet nicht anstelle des Arbeitgebers, sie berät ihn und liefert die Unterlagen.
Konkret erstellt sie das Einweisungsblatt für das Büro, ergänzt die Gefährdungsbeurteilung um den Abschnitt „Fremdfirmen", prüft bei Begehungen, ob Einweisungen vorliegen, und berät bei Umbauten. Ohne Fachkraft fehlt dem Betrieb meist genau diese Routine: Niemand prüft, ob die neue Reinigungsfirma überhaupt eingewiesen wurde.
Fremdfirmenkoordination mit Safety Club
Safety Club stellt die Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort, die das Einweisungsblatt für Ihr Büro erstellt, die Fremdfirmen in die Gefährdungsbeurteilung aufnimmt und die Nachweise digital im Kundenportal ablegt. Das erste Gespräch zum Umfang vereinbaren Sie über das Erstgespräch, den Ablauf beschreibt der Abschnitt Ablauf.
Vom Erstkontakt bis zur Unterschrift: maximal fünf Werktage. Start der Betreuung vor Ort: innerhalb von zehn Werktagen.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften sowie die Auslegung durch Gerichte und Behörden.
