Reinigungsmittel, Toner und Desinfektionsmittel sind Gefahrstoffe im Sinne der Gefahrstoffverordnung, sobald sie als gefährlich eingestuft sind. In Büro- und Verwaltungsbetrieben liegt dabei fast immer eine geringe Gefährdung nach § 6 Absatz 13 GefStoffV vor. Die Prüfung bleibt Pflicht, das Gefahrstoffverzeichnis entfällt in diesem Fall jedoch.
Ein Gefahrstoff ist nach § 2 Absatz 1 GefStoffV ein Stoff oder Gemisch, der die Kriterien der Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 für eine Einstufung als gefährlich erfüllt. Entscheidend ist also nicht das Bauchgefühl, sondern das Etikett. Welche weiteren Pflichten im Bürobetrieb parallel laufen, ordnet der Pflichten-Check ein.
| Produkt | Typische Einstufung | Was daraus folgt |
|---|---|---|
| Allzweck- und Glasreiniger | meist nicht eingestuft | keine gesonderte Pflicht, Bestand trotzdem notieren |
| Sanitär- und Rohrreiniger | ätzend (H314) oder reizend (H319) | Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung bei eigener Anwendung |
| Hand- und Flächendesinfektion auf Alkoholbasis | leicht entzündbar (H225) | Vorratsmenge begrenzen, Zündquellen fernhalten |
| Tonerkartuschen und Druckerpatronen | in der Regel nicht eingestuft | kein Verzeichniseintrag, Hinweis für den Kartuschenwechsel |
Was im Büro überhaupt als Gefahrstoff zählt
Maßgeblich ist die Einstufung nach der Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 über die Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung von Stoffen und Gemischen. Ein Produkt ist eingestuft, wenn das Etikett ein GHS-Piktogramm, ein Signalwort wie Achtung oder Gefahr und mindestens einen H-Satz trägt. Fehlen diese drei Merkmale, liegt kein Gefahrstoff vor.
Der Lieferant muss für jeden als gefährlich eingestuften Stoff und für jedes so eingestufte Gemisch ein Sicherheitsdatenblatt nach Artikel 31 der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 bereitstellen. Im Bürobetrieb ist das Sicherheitsdatenblatt die wichtigste Unterlage überhaupt: Abschnitt 2 nennt die Einstufung, Abschnitt 7 die Handhabung und Lagerung, Abschnitt 8 die Schutzmaßnahmen.
Praktisch heißt das eine Runde durch vier Räume: Putzkammer, Teeküche, Druckerraum und Erste-Hilfe-Schrank. Was dort ein Piktogramm trägt, gehört auf die Liste. Alles andere ist ein Haushaltsprodukt ohne gesonderte Pflicht und muss nicht künstlich zum Gefahrstoff erklärt werden.
Die Gefährdungsbeurteilung ist auch im reinen Büro Pflicht
Nach § 6 Absatz 1 Satz 1 GefStoffV hat der Arbeitgeber im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung festzustellen, ob Beschäftigte Tätigkeiten mit Gefahrstoffen ausüben oder ob bei Tätigkeiten Gefahrstoffe entstehen oder freigesetzt werden können. Diese Feststellung ist unabhängig von der Betriebsgröße und auch dann zu treffen, wenn das Ergebnis am Ende negativ ausfällt.
Die Gefährdungsbeurteilung Gefahrstoffe ist kein eigenes Dokument neben der Beurteilung nach § 5 ArbSchG, sondern deren Bestandteil. Sie darf nach § 6 Absatz 11 GefStoffV nur von fachkundigen Personen durchgeführt werden. Als fachkundig nennt die Verordnung ausdrücklich die Fachkraft für Arbeitssicherheit und den Betriebsarzt.
Vor jeder Schutzmaßnahme steht die Substitutionsprüfung. Nach § 7 Absatz 3 GefStoffV ist vorrangig zu prüfen, ob ein gefährlicher Stoff durch einen weniger gefährlichen ersetzt werden kann. Im Büro ist das oft trivial: ein Neutralreiniger statt eines säurehaltigen Sanitärreinigers erledigt dieselbe Aufgabe. Aufbau und Mindestinhalt der Beurteilung stehen in Gefährdungsbeurteilung im Büro.
Geringe Gefährdung: wann das Gefahrstoffverzeichnis entfällt
Eine geringe Gefährdung liegt nach § 6 Absatz 13 GefStoffV vor, wenn sich aus vier Punkten zusammen nur eine geringe Gefährdung ergibt: den gefährlichen Eigenschaften des Stoffs, einer geringen verwendeten Menge, einer nach Höhe und Dauer niedrigen Exposition und den Arbeitsbedingungen insgesamt. Alle vier müssen erfüllt sein, nicht einer davon.
Die Folge steht in § 6 Absatz 12 Satz 3 GefStoffV: Die Pflicht zum Gefahrstoffverzeichnis gilt nicht, wenn ausschließlich Tätigkeiten mit geringer Gefährdung ausgeübt werden. Genau das ist im reinen Bürobetrieb der Regelfall. Der Verzicht ist allerdings kein Nichtstun, sondern ein begründetes Ergebnis, das in der Gefährdungsbeurteilung nachlesbar sein muss.
Wird die Schwelle doch überschritten, etwa weil eigenes Personal regelmäßig mit einem ätzenden Sanitärreiniger arbeitet, muss ein Gefahrstoffverzeichnis nach § 6 Absatz 12 GefStoffV geführt werden. Es enthält Bezeichnung des Gefahrstoffs, Einstufung oder gefährliche Eigenschaften, verwendete Mengenbereiche, die betroffenen Arbeitsbereiche und einen Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt.
| Unterlage | Rechtsgrundlage | Im Bürobetrieb erforderlich? |
|---|---|---|
| Gefährdungsbeurteilung mit Gefahrstoff-Feststellung | § 6 Absatz 1 GefStoffV, § 5 ArbSchG | immer, auch bei negativem Ergebnis |
| Gefahrstoffverzeichnis mit fünf Pflichtangaben | § 6 Absatz 12 GefStoffV | nur oberhalb der geringen Gefährdung |
| Betriebsanweisung und jährliche Unterweisung | § 14 Absatz 1 und 2 GefStoffV | sobald eigenes Personal mit eingestuften Produkten arbeitet |
Reinigungsmittel: meist Sache der Fremdfirma, nicht immer
Reinigungsmittel sind im Büro der häufigste Gefahrstoff und zugleich der am häufigsten falsch zugeordnete. Für die Beschäftigten eines beauftragten Reinigungsdienstleisters ist deren Arbeitgeber verantwortlich, nicht der Bürobetrieb. Betriebsanweisung, Unterweisung und Verzeichnis liegen dort, wo die Putzmittel eingesetzt werden.
Die Verantwortung endet damit aber nicht. Nach § 15 Absatz 1 GefStoffV darf der Auftraggeber nur Firmen heranziehen, die über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen, und muss sie über Gefahrenquellen im Betrieb informieren. Nach § 15 Absatz 2 GefStoffV sind die Gefährdungsbeurteilungen abzustimmen, wenn gegenseitige Gefährdungen möglich sind, und diese Abstimmung ist zu dokumentieren.
Sobald eigenes Personal selbst putzt, gelten die eigenen Pflichten. Zwei Regeln aus § 8 GefStoffV sind dabei die, an denen es in der Praxis scheitert: Nach § 8 Absatz 5 GefStoffV dürfen Gefahrstoffe nicht in Behältern aufbewahrt werden, durch deren Form oder Bezeichnung der Inhalt mit Lebensmitteln verwechselt werden kann, und nicht in unmittelbarer Nähe von Lebensmitteln lagern. Nach § 8 Absatz 2 GefStoffV braucht jedes umgefüllte Gefäß eine Kennzeichnung mit ausreichenden Angaben zur Einstufung.
Toner und Laserdrucker: die Faktenlage ist besser als der Ruf
Tonerstaub aus Laserdruckern und Kopierern gilt nach dem Stand der staatlichen Bewertung nicht als besonderes Gesundheitsrisiko am Büroarbeitsplatz. Das Bundesumweltministerium ordnet Laserdrucker als eine von vielen Quellen für Innenraumluftbelastungen ein und stellt fest, dass sie keine spezifische Gesundheitsgefahr darstellen. Die BAuA sieht keine belastbaren Hinweise auf besondere gesundheitliche Risiken.
Maßgeblich für die Beurteilung ist der Allgemeine Staubgrenzwert der TRGS 900: 1,25 Milligramm pro Kubikmeter für die alveolengängige Fraktion und 10 Milligramm pro Kubikmeter für die einatembare Fraktion. Die an Büroarbeitsplätzen gemessenen Konzentrationen liegen deutlich darunter. Ein Tonergerät löst deshalb weder ein Gefahrstoffverzeichnis noch eine Betriebsanweisung aus.
Eine Einschränkung bleibt: Die BG ETEM weist darauf hin, dass direkter Kontakt mit Tonerstaub beim Kartuschenwechsel oder bei Wartungsarbeiten Augen, Haut oder Atemwege reizen kann und eine sensibilisierende Wirkung möglich ist. Verschütteten Toner deshalb feucht aufnehmen oder mit einem geeigneten Sauger entfernen, nicht trocken auswischen.
Wer vorsorglich weiter gehen will, stellt Hochleistungsdrucker in einen eigenen Raum und achtet auf ausreichenden Luftwechsel. Das Bundesumweltministerium empfiehlt Verbrauchern emissionsarme Geräte mit dem Blauen Engel. Was zur Lüftung im Büro ohnehin gilt, steht in Raumklima, Lüftung und Temperatur im Büro.
Desinfektionsmittel: entzündbar, biozid und schnell zu viel
Alkoholische Hand- und Flächendesinfektionsmittel enthalten in der Regel 70 bis 80 Prozent Ethanol und tragen deshalb den H-Satz H225 für leicht entzündbare Flüssigkeiten und Dämpfe. Die relevante Gefährdung im Büro ist damit nicht die Toxizität, sondern der Brandschutz. Flächendesinfektionsmittel sind zusätzlich Biozidprodukte nach der Verordnung (EU) Nr. 528/2012.
Die wirksamste Maßnahme ist die Mengenbegrenzung. Nach § 8 Absatz 1 Nummer 6 GefStoffV ist die am Arbeitsplatz vorhandene Menge eines Gefahrstoffs auf das zu begrenzen, was für den Fortgang der Tätigkeit erforderlich ist. Ein Spender im Eingang und eine Nachfüllflasche im Schrank erfüllen das. Ein Karton mit zwölf Fünf-Liter-Kanistern neben der Teeküche erfüllt es nicht.
Aus den Zeiten großzügiger Bevorratung stehen in vielen Büros noch Restmengen. Die gehören geprüft: Haltbarkeitsdatum, Verschluss, Standort. Gelagert wird kühl, dicht verschlossen, ohne Zündquelle in der Nähe und getrennt von Lebensmitteln. Was im Erste-Hilfe-Schrank parallel zu prüfen ist, steht in Erste Hilfe im Büro.
Betriebsanweisung und Unterweisung: der zweite Nachweis
Sobald eigene Beschäftigte mit eingestuften Produkten arbeiten, verlangt § 14 Absatz 1 GefStoffV eine schriftliche Betriebsanweisung. Sie nennt die auftretenden Gefahrstoffe mit Bezeichnung und Gefährdungen, die Vorsichtsmaßregeln einschließlich Hygienevorschriften und persönlicher Schutzausrüstung sowie das Verhalten bei Betriebsstörungen, Unfällen und Notfällen.
Konkretisiert wird das durch die TRGS 555 in der Fassung vom 20. April 2017. Eine Betriebsanweisung ist arbeitsplatz-, tätigkeits- und stoffbezogen, muss in verständlicher Form und Sprache zugänglich sein und ist bei jeder wesentlichen Änderung zu aktualisieren, etwa bei einem neuen Produkt oder einem neuen Sicherheitsdatenblatt. Eine feste Überarbeitungsfrist gibt es nicht.
Die Unterweisung ist der Teil mit fester Frist. Nach § 14 Absatz 2 GefStoffV erfolgt sie vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich, mündlich und arbeitsplatzbezogen. Inhalt und Zeitpunkt sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen zu unterschreiben. Wie sich das mit den übrigen Fristen verzahnt, steht in Unterweisung zur Arbeitssicherheit im Büro.
In sechs Schritten zum belastbaren Nachweis
Der Ablauf kostet in einem Bürobetrieb einen halben Tag und endet mit zwei bis drei Seiten, die einer Begehung standhalten. Die Reihenfolge zählt, weil Schritt vier über den Umfang aller weiteren Schritte entscheidet.
- Bestand aufnehmen. Putzkammer, Teeküche, Druckerraum und Erste-Hilfe-Schrank durchgehen und jedes Produkt notieren, das ein GHS-Piktogramm oder einen H-Satz auf dem Etikett trägt.
- Sicherheitsdatenblätter anfordern. Für jedes eingestufte Produkt das Sicherheitsdatenblatt nach Artikel 31 der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 beim Lieferanten anfordern und digital ablegen.
- Substitution prüfen. Nach § 7 Absatz 3 GefStoffV prüfen, ob ein weniger gefährliches Produkt dieselbe Aufgabe erfüllt, etwa ein Neutralreiniger statt eines Sanitärreinigers mit Säure.
- Geringe Gefährdung bewerten. Die vier Kriterien des § 6 Absatz 13 GefStoffV je Tätigkeit durchgehen und das Ergebnis mit Begründung in der Gefährdungsbeurteilung festhalten.
- Verzeichnis oder Begründung ablegen. Bei geringer Gefährdung die Begründung dokumentieren, sonst ein Gefahrstoffverzeichnis nach § 6 Absatz 12 GefStoffV mit den fünf Pflichtangaben führen.
- Betriebsanweisung schreiben und unterweisen. Für Tätigkeiten mit eingestuften Produkten eine Betriebsanweisung nach § 14 Absatz 1 GefStoffV erstellen und mindestens jährlich mündlich unterweisen.
Wer den Stand der übrigen Unterlagen gleich mitprüfen will, geht die Checkliste Arbeitssicherheit im Büro durch.
Safety Club begleitet Büro- und Verwaltungsbetriebe bei genau dieser Einordnung: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation, die dem Betrieb gehört. Den konkreten Fall sehen wir im Erstgespräch gemeinsam durch.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von GefStoffV und ArbSchG, die Technischen Regeln für Gefahrstoffe sowie die Einstufung des jeweiligen Produkts im Sicherheitsdatenblatt des Herstellers.
