Barrierefreiheit in der Arbeitsstätte ist nach § 3a Absatz 2 ArbStättV keine Dauerpflicht für jeden Betrieb, sondern wird ausgelöst, sobald ein Mensch mit Behinderung beschäftigt wird. Dann sind Arbeitsplätze, Sanitär-, Pausen- und Bereitschaftsräume sowie die zugehörigen Türen, Verkehrswege, Fluchtwege, Notausgänge, Treppen und Orientierungssysteme barrierefrei zu gestalten.
Eine barrierefreie Gestaltung der Arbeitsstätte ist nach Nummer 3.2 ASR V3a.2 gegeben, wenn bauliche und sonstige Anlagen, Arbeitsmittel, Informationsquellen und Kommunikationseinrichtungen für Beschäftigte mit Behinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernisse und grundsätzlich ohne fremde Hilfe zugänglich und nutzbar sind. Im Bürobetrieb ist die Liste überschaubar: Zugang und Aufzug, Türbreiten, ein nutzbarer Sanitärraum, der Fluchtweg und die Alarmierung. Welche Pflichten daneben im Büro laufen, ordnet der Pflichten-Check ein.
| Regelwerk | Auslöser | Was verlangt wird |
|---|---|---|
| § 3a Absatz 2 ArbStättV | Beschäftigung eines Menschen mit Behinderung | barrierefreie Gestaltung der Bereiche, zu denen diese Person Zugang haben muss |
| § 164 Absatz 4 SGB IX | Beschäftigung eines schwerbehinderten oder gleichgestellten Menschen | behinderungsgerechte Einrichtung und technische Arbeitshilfen als Anspruch der Person |
| Bauordnungsrecht der Länder | öffentlich zugängliche Teile des Gebäudes | Barrierefreiheit unabhängig davon, ob Menschen mit Behinderungen beschäftigt sind |
| § 1 BFSG | Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher seit 28. Juni 2025 | keine Anforderungen an die Arbeitsstätte |
Wann die Pflicht zur Barrierefreiheit entsteht
Die Pflicht entsteht anlassbezogen. Nach Nummer 2 Absatz 1 ASR V3a.2 ergibt sich das Erfordernis einer barrierefreien Gestaltung immer dann, wenn Menschen mit Behinderungen beschäftigt werden. Barrierefrei zu gestalten sind allein die Bereiche der Arbeitsstätte, zu denen diese Beschäftigten Zugang haben müssen.
Eine Behinderung liegt nach Nummer 3.1 ASR V3a.2 vor, wenn die körperliche Funktion, geistige Fähigkeit oder psychische Gesundheit mit hoher Wahrscheinlichkeit länger als sechs Monate vom für das Lebensalter typischen Zustand abweicht und dadurch Einschränkungen am Arbeitsplatz bestehen. Genannt werden ausdrücklich auch Schwerhörigkeit, starke Seheinschränkungen und erhebliche Krafteinbußen durch Muskelerkrankungen.
Entscheidend für Bürobetriebe ist die Reichweite: Nach Nummer 2 Absatz 3 ASR V3a.2 gilt die Pflicht nicht nur für namentlich bekannte schwerbehinderte Beschäftigte, sondern für alle Beschäftigten mit einer Behinderung, auch bei einem Grad der Behinderung unter 50 oder ohne gestellten Antrag. Wer nur auf Schwerbehindertenausweise schaut, prüft an der Vorschrift vorbei.
Ist das Vorliegen einer Behinderung nicht offensichtlich, nennt Nummer 4 Absatz 2 ASR V3a.2 fünf Informationsquellen: die betroffene Person, die Schwerbehindertenvertretung, das betriebliche Eingliederungsmanagement, die Gefährdungsbeurteilung und Begehungen der Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Welche Maße die ASR V3a.2 vorgibt
Die ASR V3a.2 konkretisiert § 3a Absatz 2 ArbStättV und ergänzt die übrigen Technischen Regeln für Arbeitsstätten um Anforderungen zur Barrierefreiheit. Die Regel trägt die Ausgabe August 2012 und wird fortlaufend ergänzt, zuletzt im Gemeinsamen Ministerialblatt 2025, Seite 365. Wer sie einhält, erfüllt die Anforderungen der Verordnung insoweit.
| Element | Anforderung | Fundstelle |
|---|---|---|
| Lichte Durchgangsbreite von Türen und Toren | mindestens 0,90 m | Anhang A1.7 Absatz 13 |
| Bewegungsfläche vor Drehflügeltüren | 120 cm Breite, bei gegenüberliegender Wand 150 cm | Anhang A1.7 Absatz 1 |
| Tür- und Torschwellen | vermeiden, wenn technisch erforderlich höchstens 20 mm mit Schräge | Anhang A1.7 Absatz 12 |
| Kraftaufwand zum Öffnen von Türen | höchstens 25 N, Drehmoment höchstens 2,5 Nm | Anhang A1.7 Absatz 14 |
| Lichte Breite von Fluchtwegen ohne Begegnung | mindestens 1,00 m, stellenweise nicht unter 0,90 m | Anhang A2.3 Absatz 2 |
| Lichte Breite von Fluchtwegen mit Begegnung | mindestens 1,50 m | Anhang A2.3 Absatz 2 |
| Bedienelemente im Fluchtweg | Höhe höchstens 0,85 m | Anhang A2.3 Absatz 7 |
Die Werte gelten für Beschäftigte mit Gehhilfe oder Rollstuhl und weichen bewusst von den allgemeinen Maßen der ASR A1.7 und ASR A2.3 ab. Führt ein Fluchtweg durch eine Schrankenanlage mit Drehkreuz, muss nach Anhang A2.3 Absatz 6 ein alternativer Fluchtweg vorhanden sein.
Nicht jede Anforderung ist baulich. Nach Nummer 4 Absatz 4 ASR V3a.2 sind alternative Lösungen vorzusehen, etwa eine Tür, die zusätzlich zum Griff über einen Taster öffnet, oder ein Höhenunterschied, der neben der Treppe über Rampe oder Aufzug überwunden wird.
Zwei-Sinne-Prinzip: Alarmierung und Fluchtweg
Das Zwei-Sinne-Prinzip ist nach Nummer 3.3 ASR V3a.2 das Prinzip der alternativen Wahrnehmung: Informationen müssen mindestens für zwei der drei Sinne Hören, Sehen und Tasten zugänglich sein, etwa durch gleichzeitig optische und akustische Alarmierung. Im Büro betrifft das vor allem Brandmeldeanlage, Fluchtwegkennzeichnung und den Flucht- und Rettungsplan.
Nach Anhang A2.3 Absatz 8 erfordert die Alarmierung von Beschäftigten mit Seh- oder Hörbehinderungen, die gefangene Räume nutzen, das Zwei-Sinne-Prinzip. Ein gefangener Raum ist ein Raum, der nur über einen anderen Raum verlassen werden kann, im Büro typisch für innenliegende Besprechungsräume. Eine Sirene allein reicht dort nicht.
Beim Flucht- und Rettungsplan verlangt Anhang A2.3 Absatz 5, sicherheitsrelevante Informationen verständlich zu übermitteln: größere Zeichen nach Tabelle 3 der ASR A1.3, ausgehändigte Unterlagen für Beschäftigte mit Sehbehinderung und Pläne, die aus der Augenhöhe von Rollstuhlbenutzern erkennbar sind. Wann ein Plan Pflicht ist, steht in Flucht- und Rettungsplan im Büro.
Die letzte Stufe ist organisatorisch. Anhang A2.3 Absatz 9 nennt Patenschaften: eingewiesene Personen, die im Gefahrfall hinweisen, begleiten oder helfen. Sie sind namentlich zu benennen und nach Anhang A2.3 Absatz 10 in Räumungsübungen einzubeziehen.
Die Gefährdungsbeurteilung ist der Nachweis
Die Gefährdungsbeurteilung ist die nach § 5 ArbSchG vorgeschriebene systematische Ermittlung und Bewertung aller Gefährdungen an einem Arbeitsplatz. Nummer 2 Absatz 1 ASR V3a.2 verlangt, die Auswirkung der Behinderung und die daraus folgenden individuellen Erfordernisse dort zu berücksichtigen. Ohne diesen Punkt existiert kein Nachweis, dass geprüft wurde.
Praktisch heißt das: ein eigener Abschnitt je betroffener Person, mit den Bereichen, zu denen sie Zugang haben muss, den Abweichungen, der Maßnahme, einer verantwortlichen Person und einer Frist. Nach § 6 Absatz 1 ArbSchG sind Ergebnis, Maßnahmen und Ergebnis der Überprüfung zu dokumentieren.
Anlass zur Fortschreibung ist jede Veränderung: eine Einstellung, eine Rückkehr nach längerer Erkrankung, ein Umzug. Aufbau und Mindestinhalt stehen in Gefährdungsbeurteilung im Büro, die typischen Lücken in 7 Fehler bei der Gefährdungsbeurteilung, die Ausstattung des einzelnen Platzes in Bildschirmarbeitsplatz richtig einrichten.
Beschäftigungspflicht ab 20 Arbeitsplätzen: die zweite Baustelle
Barrierefreiheit nach ArbStättV und Beschäftigungspflicht nach SGB IX sind zwei verschiedene Pflichten. Die ArbStättV regelt, wie die Arbeitsstätte gestaltet sein muss, wenn ein Mensch mit Behinderung dort arbeitet. Das SGB IX regelt, wie viele schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen sind und was eine Unterschreitung kostet.
Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen haben nach § 154 Absatz 1 SGB IX auf wenigstens 5 Prozent der Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Andernfalls ist nach § 160 SGB IX für jeden unbesetzten Pflichtarbeitsplatz monatlich eine Ausgleichsabgabe zu zahlen.
| Kennzahl | 10 Beschäftigte | 30 Beschäftigte | 80 Beschäftigte |
|---|---|---|---|
| Barrierefreiheit nach § 3a Absatz 2 ArbStättV | anlassbezogen, ohne Schwelle | anlassbezogen, ohne Schwelle | anlassbezogen, ohne Schwelle |
| Beschäftigungspflicht nach § 154 SGB IX | nein | ja, 1 Pflichtarbeitsplatz | ja, 4 Pflichtarbeitsplätze |
| Ausgleichsabgabe bei null Beschäftigung | entfällt | 210 Euro je Monat | 720 Euro je unbesetztem Platz und Monat |
| Schwerbehindertenvertretung nach § 177 SGB IX | ab 5 schwerbehinderten Beschäftigten | ab 5 schwerbehinderten Beschäftigten | ab 5 schwerbehinderten Beschäftigten |
Die Sätze sind gestaffelt. Für Arbeitgeber mit weniger als 40 Arbeitsplätzen gilt nach § 160 Absatz 2 SGB IX ein Satz von 210 Euro, wenn kein schwerbehinderter Mensch beschäftigt wird. Im Regelfall reicht die Staffel von 140 Euro ab einer Quote von 3 Prozent bis 720 Euro bei null.
Unverhältnismäßiger Aufwand und Förderung
Die Pflicht ist nicht grenzenlos. Sind die technischen Maßnahmen mit offensichtlich unverhältnismäßigen Aufwendungen verbunden, kann der Arbeitgeber nach Nummer 2 Absatz 2 ASR V3a.2 Sicherheit und Gesundheitsschutz auch durch organisatorische oder personenbezogene Maßnahmen in vergleichbarer Weise sicherstellen. Technische Maßnahmen bleiben nach Nummer 4 Absatz 1 ASR V3a.2 vorrangig.
Parallel entfällt der Anspruch schwerbehinderter Beschäftigter nach § 164 Absatz 4 Satz 3 SGB IX, soweit seine Erfüllung nicht zumutbar oder mit unverhältnismäßigen Aufwendungen verbunden wäre. Unverhältnismäßigkeit ist zu belegen, nicht zu behaupten: Kostenvoranschlag und geprüfte Alternative gehören in die Akte.
Vor dem Umbau steht der Förderantrag. Das Integrationsamt kann nach § 185 Absatz 3 SGB IX Geldleistungen zur behinderungsgerechten Einrichtung von Arbeitsplätzen und für technische Arbeitshilfen erbringen. Bereits beauftragte oder abgeschlossene Maßnahmen werden in der Regel nicht mehr bezuschusst.
In sechs Schritten zur barrierefreien Arbeitsstätte
Der Ablauf dauert im Bürobetrieb wenige Wochen und beginnt nicht beim Handwerker, sondern bei der Gefährdungsbeurteilung. Die Reihenfolge zählt, weil Schritt fünf über die Kosten entscheidet.
- Den Anlass klären. Prüfen, ob ein Mensch mit Behinderung im Sinne von Nummer 3.1 ASR V3a.2 beschäftigt ist oder eingestellt wird. Die Pflicht hängt an der Beschäftigung, nicht an einem Schwerbehindertenausweis.
- Die Gefährdungsbeurteilung ergänzen. Die individuellen Erfordernisse der betroffenen Person als eigenen Punkt in die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG aufnehmen und die Bereiche benennen, zu denen sie Zugang haben muss.
- Wege, Türen und Sanitärräume nachmessen. Lichte Durchgangsbreiten, Bewegungsflächen vor Türen, Schwellenhöhen und den Sanitärraum gegen die Maße der ASR V3a.2 halten und die Abweichungen notieren.
- Alarmierung und Fluchtweg prüfen. Fluchtwegbreite, Bedienhöhen, Flucht- und Rettungsplan sowie die Alarmierung nach dem Zwei-Sinne-Prinzip prüfen und fehlende Patenschaften benennen.
- Förderung beantragen, bevor umgebaut wird. Leistungen des Integrationsamtes nach § 185 SGB IX vor Auftragsvergabe beantragen, weil bereits abgeschlossene Maßnahmen in der Regel nicht mehr bezuschusst werden.
- Maßnahmen dokumentieren und unterweisen. Umgesetzte Maßnahmen mit Datum und verantwortlicher Person in der Gefährdungsbeurteilung festhalten und die benannten Begleitpersonen unterweisen.
Wer den Stand der übrigen Unterlagen mitprüfen will, geht die Checkliste Arbeitssicherheit im Büro durch.
Safety Club begleitet Büro- und Verwaltungsbetriebe bei genau dieser Prüfung: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation, die dem Betrieb gehört. Den konkreten Fall sehen wir im Erstgespräch gemeinsam durch.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von ArbStättV, ArbSchG und SGB IX, die Technische Regel ASR V3a.2 sowie das Bauordnungsrecht des jeweiligen Bundeslandes.
