Arbeitsschutz-Software: was sie leistet und was sie nicht ersetzt
Arbeitsschutz-Software, auch EHS-Software genannt, ordnet Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungen, Prüffristen und Nachweise. Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit und einen Betriebsarzt ersetzt sie nicht, denn beide müssen als Personen mit Fachkunde bestellt werden. Software lohnt sich für Betriebe im Unternehmermodell, die ihre Dokumentation selbst führen. Ab mehr als 20 Beschäftigten brauchen Sie zusätzlich eine Betreuung mit festen Einsatzzeiten.
Diese Seite gehört zur Übersicht Anbieter für Arbeitssicherheit. Die Zahlen stammen aus der Marktstudie 2026 mit 1.037 Anbietern; Namen nennen wir nicht.
So arbeitet dieser Anbietertyp
Software-Anbieter verkaufen ein Werkzeug, keine Betreuung. Sie zahlen meist eine Monatsgebühr in Stufen nach Beschäftigten, Standorten oder Funktionen, und die Preise stehen meist offen auf der Website. Einzelne Programme decken nur einen Teil ab, etwa die Gefährdungsbeurteilung oder Unterweisungen als E-Learning.
Die eigentliche Arbeit bleibt im Betrieb: Gefährdungen bewerten, Maßnahmen umsetzen, Fristen pflegen. Begehungen vor Ort und die gesetzlichen Einsatzzeiten von Fachkraft und Betriebsarzt gehören nicht dazu.
Zwei Programme, zwei Preislogiken
Ein Programm für Prüffristen und Nachweise kostet knapp 200 € im Monat für Betriebe bis 100 Beschäftigte, dazu einmalig knapp 1.000 € für die Einrichtung. Ein anderes bietet eine kostenlose Grundstufe und bezahlte Stufen ab knapp 30 € im Monat für bis zu 15 Beschäftigte; der Anbieter schreibt selbst, sein Werkzeug sei kein Ersatz für eine fachkundige Prüfung.
In beiden Fällen kommt die gesetzliche Betreuung hinzu. Für ein Büro mit 50 Beschäftigten kostet allein die Grundbetreuung durch Fachkraft und Betriebsarzt zu Marktpreisen rund 2.526 € im Jahr.
Stärken und Grenzen für Büros
Stärken
- Die Preise stehen offen auf der Website, meist mit Testphase.
- Fristen, Prüfungen und Nachweise liegen an einem Ort, mit Erinnerungen und Export.
- Viele Stufen sind monatlich kündbar.
- Im Unternehmermodell ist Software ein passendes Werkzeug für die eigene Gefährdungsbeurteilung.
Grenzen
- Sie erfüllt die Bestellpflicht nicht: Bestellt werden nur Personen mit Fachkunde (§§ 1, 5 und 7 ASiG).
- Gefährdungen bewerten muss weiter der Betrieb oder eine Fachkraft. Anbieter schreiben selbst, dass ihr Werkzeug keine Beurteilung vor Ort ersetzt.
- Die Einsatzzeiten der Regelbetreuung, 0,5 Stunden je Beschäftigtem und Jahr in Betreuungsgruppe III, erbringt keine Software.
- Die VBG stellt Betrieben im Unternehmer- und im Kompetenzzentrenmodell eigene Software und ein Lernportal kostenfrei bereit.
Im Vergleich mit Safety Club
Software ordnet die Dokumentation, Safety Club übernimmt die Betreuung selbst. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt sind bestellt und stehen in einem Vertrag, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Ausschuss und Jahresbericht sind enthalten, und die Nachweise liegen im Kundenportal ohne eigene Lizenz.
| Punkt | Dieser Anbietertyp | Safety Club |
|---|---|---|
| Angebot | Werkzeug für Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Prüffristen und Nachweise, ohne Fachkraft und Betriebsarzt. | Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort und Betriebsarzt in einem Vertrag. Gefährdungsbeurteilung, Begehungen, Unterweisungen, Gefahrstoffkataster, Betriebsanweisungen und ASA-Begleitung. |
| Betriebsarzt | Nicht enthalten. Die Bestellung bleibt Pflicht. | Enthalten. Im selben Vertrag. |
| Preis | Öffentlich, aber für ein anderes Produkt. Die gesetzliche Betreuung kommt hinzu. | Planbare Jahreskosten für den gesetzlichen Umfang. Spanne vorab im Angebotsrechner. |
| Abrechnung | Stufen nach Beschäftigten, Standorten oder Funktionen, teilweise mit Einrichtungsgebühr. | Feste Jahreskosten für den vereinbarten Umfang. Fahrt, Einrichtung und Jahresbericht sind enthalten. |
| Fahrt | Entfällt. Es gibt keine Termine vor Ort. | Enthalten. |
| Gefährdungsbeurteilung | Teilweise enthalten. Das Programm führt durch die Beurteilung, bewerten muss der Betrieb. | Enthalten. Auch psychische Belastung. |
| Unterweisung | Teilweise enthalten, meist als E-Learning. | Enthalten. Digital, mit Nachweis. |
| Arbeitsweise | Sie arbeiten selbst mit dem Programm. Niemand kommt zur Begehung. | Begehung und Gefährdungsbeurteilung vor Ort, alles Weitere digital. Maßnahmen, Fristen, Unterweisungen und Abstimmung laufen über das Kundenportal, mit Bericht nach jedem Termin. |
| Ihr Aufwand | Hoch. Daten pflegen, Gefährdungen bewerten, Unterweisungen organisieren und Fachkraft und Betriebsarzt zusätzlich beauftragen. | Gering. Ein Erstgespräch, ein Vertrag, eine Ansprechperson. Weil wir sehr digital arbeiten, entfallen Ordner, Papier und zusätzliche Abstimmungstermine. |
| Dokumentation | Im Programm. Beim Wechsel den Export prüfen. | Alle Nachweise im Kundenportal. Vollständig, aktuell, teilbar. |
| Start | Sofort nutzbar, meist mit Testphase. | Vom Erstkontakt bis zur Unterschrift: maximal fünf Werktage. Start der Betreuung vor Ort: innerhalb von zehn Werktagen. |
Für Büros mit mehr als 20 Beschäftigten heißt das: ein Vertrag mit planbaren Jahreskosten statt Software plus Betreuungsvertrag. Bei 50 Beschäftigten liegt Safety Club 41 Prozent unter dem Median aller Anbieter (Marktstudie, Vergleich). Den Umfang beschreibt die Seite zur externen Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Was kostet die Betreuung für Ihr Büro?
In zwei Minuten zum eigenen Angebot: Der Angebotsrechner zeigt die Spanne für Ihre Betriebsgröße und Ihren Standort, mit Fachkraft, Betriebsarzt und Fahrt.
Was das Gesetz verlangt
Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt werden schriftlich bestellt (§§ 1, 2 und 5 ASiG) und müssen ihre Fachkunde nachweisen (§§ 4 und 7 ASiG). Aufgaben im Arbeitsschutz darf der Arbeitgeber nur zuverlässigen und fachkundigen Personen übertragen (§ 13 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz).
Bis 50 Beschäftigte ist statt der Regelbetreuung das Unternehmermodell möglich. Der Unternehmer bildet sich bei der Berufsgenossenschaft fort, erstellt die Gefährdungsbeurteilung selbst und holt Fachkraft und Betriebsarzt bei Anlässen dazu. Dort ist Software ein sinnvolles Werkzeug.
Fünf Fragen für den Vertrag
- Steht im Vertrag, dass keine Fachkraft und kein Betriebsarzt bestellt wird, und wer übernimmt das stattdessen?
- Gilt der Preis je Standort, je Nutzer oder je Beschäftigtem, und was passiert beim Überschreiten einer Stufe?
- Netto oder brutto, Einrichtungsgebühr, automatische Verlängerung, Kündigungsfrist?
- Lassen sich alle Daten (Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsnachweise, Prüfprotokolle) beim Wechsel vollständig exportieren?
- Bietet Ihre Berufsgenossenschaft dieselbe Funktion für Ihr Betreuungsmodell kostenfrei an?
Mehr zu den Anbietern
| Seite | Worum es geht |
|---|---|
| Freiberufliche Fachkräfte | Eine feste Person in der Region. Betriebsarzt und Vertretung laufen über Dritte. |
| Regionale Dienstleister | Mehrere Fachkräfte an ein bis wenigen Standorten. Der größte Anbietertyp im Markt. |
| Bundesweite Großanbieter | Viele Standorte, Fachkraft und Betriebsarzt meist aus einer Hand. Preise selten öffentlich. |
| Online- und Pauschalanbieter | Monatspauschalen und Pakete im Netz, dazu Vermittlungsportale. Entscheidend sind die enthaltenen Stunden. |
| Preismodelle | Stundensatz, Pauschale, Kopfpreis, Pakete: wie jedes Modell rechnet und worauf Sie achten. |
| Marktstudie 2026 | Preise von über 1.000 Anbietern, umgerechnet auf dieselben Pflichtstunden. |
Häufige Fragen
Kann eine Arbeitsschutz-Software die Fachkraft für Arbeitssicherheit ersetzen?
Nein. Das Arbeitssicherheitsgesetz und die DGUV Vorschrift 2 verlangen die schriftliche Bestellung von Personen mit nachgewiesener Fachkunde. Software erleichtert die Arbeit dieser Personen und des Arbeitgebers, die Bestellung erfüllt sie nicht. Auch im Unternehmermodell bleibt die anlassbezogene Betreuung durch Fachkraft und Betriebsarzt Pflicht.
Was kostet Arbeitsschutz-Software?
Die günstigste bezahlte Stufe kostet im Median rund 29,95 € im Monat, größere Pakete ein Vielfaches. Abgerechnet wird meist in Stufen nach Beschäftigten oder Standorten, teilweise mit einer Einrichtungsgebühr.
Darf ich die Gefährdungsbeurteilung mit einer Software selbst erstellen?
Ja. Die Gefährdungsbeurteilung ist Pflicht des Arbeitgebers (§ 5 Arbeitsschutzgesetz), eine Software ist dafür ein zulässiges Werkzeug. In der Regelbetreuung unterstützen Fachkraft und Betriebsarzt dabei, das gehört zur Grundbetreuung. Die fachliche Bewertung der Gefährdungen ersetzt das Programm nicht.
Gibt es kostenlose Software der Berufsgenossenschaft?
Bei der VBG ja. Betriebe im Unternehmermodell und im Kompetenzzentrenmodell erhalten Software für die Gefährdungsbeurteilung und ein Lernportal ohne Aufpreis. Kostenpflichtig bleiben dort die anlassbezogene Betreuung und Termine vor Ort.
Brauche ich zusätzlich Software, wenn ich eine externe Fachkraft habe?
Gesetzlich nicht. Pflicht sind Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung und Dokumentation, nicht ein bestimmtes Werkzeug. Viele Dienstleister liefern ein Portal mit; prüfen Sie vor dem Kauf, ob die Dokumentation schon im Betreuungsvertrag steckt.
Wie viel Arbeit macht Arbeitsschutz-Software im Betrieb?
Die Software gibt die Struktur vor, die Arbeit bleibt bei Ihnen: Arbeitsbereiche anlegen, Gefährdungen bewerten, Maßnahmen umsetzen, Unterweisungen ausrollen und Fristen pflegen. Dazu kommen Bestellung und Abstimmung von Fachkraft und Betriebsarzt, die keine Software übernimmt.
Wer bewertet die Gefährdungen, wenn wir Software nutzen?
Der Arbeitgeber, unterstützt von Fachkraft und Betriebsarzt (§ 5 Arbeitsschutzgesetz, § 6 ASiG). Die Software liefert Fragen, Vorlagen und Erinnerungen; die fachliche Bewertung der Gefährdungen und der Maßnahmen ersetzt sie nicht.
Wie vergleiche ich Arbeitsschutz-Software sinnvoll?
Nicht nur nach dem Monatspreis. Entscheidend sind die Stufe (Beschäftigte, Standorte oder Nutzer), die enthaltenen Module, der vollständige Export Ihrer Daten, die Laufzeit und die Frage, ob Ihre Berufsgenossenschaft dieselbe Funktion kostenfrei anbietet.
Brauche ich Arbeitsschutz-Software, wenn ich Safety Club beauftrage?
Für die Pflichten aus der Betreuung nicht. Die Dokumentation läuft über das Kundenportal, das zur Betreuung gehört, ohne eigene Lizenz. Eine zusätzliche Software brauchen Sie nur für Aufgaben außerhalb der Betreuung, etwa eine eigene Prüfmittelverwaltung.
Quellen
- Safety Club Marktstudie 2026
- Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG), §§ 1 bis 7
- § 7 ASiG: Anforderungen an Fachkräfte für Arbeitssicherheit
- § 19 ASiG: Überbetriebliche Dienste
- Arbeitsschutzgesetz, §§ 3, 5, 12 und 13
- DGUV Vorschrift 2, Fassung der VBG
- VBG: Die neue DGUV Vorschrift 2
- VBG-Fachwissen: Sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung nutzen
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