Ein VBG-Fragebogen ist in den meisten Fällen der FGBU, der Fragebogen zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung, den die VBG ihren Mitgliedern kostenlos im Online-Tool anbietet. Daneben gibt es den Workshop KiT für kleine Betriebe, den Unterweisungsfragebogen FB 6 Bürobereich und ZeBRA für Zeitarbeit. Ein Büro braucht keinen davon zwingend, aber ein dokumentiertes Ergebnis.
Wer einen Fragebogen sucht, weil gerade ein Brief von der Berufsgenossenschaft auf dem Tisch liegt, findet dort die fünf Schritte für eine fristgerechte Antwort. Hier geht es um die Fragebögen, die auf vbg.de tatsächlich bereitstehen.
Welche Fragebögen die VBG anbietet
Die VBG stellt vier Instrumente bereit, die in Büro- und Verwaltungsbetrieben eine Rolle spielen: den FGBU zur psychischen Belastung, den Workshop Kurzanalyse im Team (KiT), die Unterweisungsfragebögen FB 0 bis FB 33 und den Zeitarbeits-Fragebogen ZeBRA. Nur zwei davon betreffen die Gefährdungsbeurteilung, einer die Unterweisung, einer ausschließlich Zeitarbeitsunternehmen.
| Instrument | Zweck | Für wen | Form |
|---|---|---|---|
| FGBU | Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung | VBG-Mitglieder, empfohlen ab 51 Beschäftigten | Online-Tool oder Papier, kostenlos |
| KiT (Kurzanalyse im Team) | Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung | Unternehmen bis 50 Beschäftigte | Moderierter Workshop, 6 bis 12 Personen |
| FB 6 Bürobereich | Wissenscheck zur Unterweisung | Beschäftigte im Büro, ursprünglich Zeitarbeit | 20 Fragen, ausfüllbares PDF |
| ZeBRA | Psychische Belastung aus dem Überlassungsprozess | Zeitarbeitsunternehmen | 35 Fragen in 12 Handlungsfeldern |
Kein Fragebogen der VBG ersetzt die Gefährdungsbeurteilung selbst. Die Gefährdungsbeurteilung ist die nach § 5 ArbSchG vorgeschriebene Ermittlung und Bewertung aller Gefährdungen an den Arbeitsplätzen eines Betriebs, und ein Fragebogen ist nur eines von mehreren Werkzeugen, um einen Teil davon zu erheben. Wie das Gesamtwerk aufgebaut ist, steht in Gefährdungsbeurteilung für den Büroarbeitsplatz.
Der FGBU: Fragebogen zur psychischen Belastung
Der FGBU ist der Fragebogen zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung der VBG. Er deckt die Gestaltungsmerkmale der GDA-Empfehlung vollständig ab, fragt zusätzlich Umgebungsfaktoren ab und wird über ein kostenloses Online-Tool verteilt und ausgewertet. Die VBG empfiehlt ihn Unternehmen ab 51 Beschäftigten, bei denen Workshops für alle Tätigkeiten zu aufwendig wären.
Der FGBU fragt die Merkmalsbereiche ab, die auch die GDA-Leitlinie nennt: Arbeitsinhalt, Arbeitsorganisation, soziale Beziehungen und Arbeitsumgebung, ergänzt um soziale und emotionale Anforderungen. Die Beschäftigten bewerten Aussagen auf einer fünfstufigen Skala von „trifft gar nicht zu“ bis „trifft völlig zu“. Was die einzelnen Bereiche im Büro bedeuten, erklärt der Beitrag zur psychischen Belastung in der Gefährdungsbeurteilung.
Das Online-Tool der VBG bietet dabei mehr als den reinen Fragebogen:
- Eigene Fragen: Bis zu zehn betriebsspezifische Fragen lassen sich ergänzen.
- Homeoffice-Modul: Ein optionales Modul mit acht Aussagen erfasst die Belastung beim Arbeiten von zu Hause.
- Alternative Prüfliste: Statt des FGBU kann die kürzere Prüfliste der Unfallversicherung Bund und Bahn gewählt werden, die laut VBG weniger spezifisch ist.
- Auswertung und Export: Das Tool verschickt passwortgeschützte Befragungslinks, zeigt die Ergebnisse anonymisiert in farbigen Skalen und exportiert sie als Excel oder PDF, auf Wunsch verknüpft mit der VBG-Software GEDOKU.
- Wiederholung: Dieselbe Befragung lässt sich später wiederholen, um Veränderungen sichtbar zu machen.
Eine feste Mindestzahl an Antworten nennt die VBG auf der Seite des Online-Tools nicht. Praktisch gilt: Eine Gruppe, deren Auswertung Rückschlüsse auf einzelne Personen zulässt, wird nicht getrennt ausgewiesen. Eine Abteilung mit vier Personen einzeln auszuwerten, stellt keine Anonymität her.
Kleine Büros: KiT-Workshop statt Fragebogen
Die Kurzanalyse im Team (KiT) ist das Workshop-Verfahren der VBG zur Beurteilung psychischer Belastung und richtet sich an Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten. Sechs bis zwölf Beschäftigte mit derselben Tätigkeit analysieren unter Moderation ihre Belastungen und schlagen gleich Maßnahmen vor. Einen Fragebogen gibt es dabei nicht.
KiT vs. FGBU ist im Kern eine Frage der Gruppengröße. Ein Fragebogen liefert in einem Team von zehn Personen kaum anonyme Ergebnisse, ein Workshop dagegen liefert dort Erklärungen und Lösungsvorschläge, die eine Befragung nie hergibt. Die VBG unterstützt auf zwei Wegen: Eine Arbeitspsychologin oder ein Arbeitspsychologe der VBG bereitet die Kurzanalyse vor, moderiert sie und bereitet sie nach, oder eigene Beschäftigte lernen die Moderation in einem dreitägigen VBG-Seminar.
Kleine Betriebe im Unternehmermodell der VBG erledigen die Gefährdungsbeurteilung zusätzlich über das Portal DIAdrei, das für Unternehmen bis 50 Beschäftigte gedacht ist. Wie das Modell funktioniert, steht in Unternehmermodell: Arbeitssicherheit nach DGUV Vorschrift 2.
FB 6 Bürobereich: der Wissenscheck zur Unterweisung
Der Fragebogen FB 6 „Bürobereich“ ist ein Unterweisungsfragebogen der VBG mit 20 Fragen zu Fluchtwegen, Leitern, Bildschirmarbeit, Beleuchtung, Sitzen, Elektrogeräten, Stolperunfällen und Erster Hilfe. Er gehört zu einer Reihe von 39 Fragebögen, die für die Unterweisung von Zeitarbeitskräften entwickelt wurden, passt inhaltlich aber zu jedem Büro.
Die aktuelle Fassung ist Version 2.2 mit Stand 05/2022. Zu einer Frage können mehrere Antworten richtig sein, und am Ende stehen Felder für die Unterschriften von Beschäftigten und Unterweisenden sowie der Vermerk, ob eine mündliche Nachunterweisung erfolgt ist. Daneben gibt es den FB 0 „Allgemeine Themen“ als Unterstützung zur Grundunterweisung, einige Fragebögen auch in einfacher Sprache. Die VBG stellt die Fragebögen als ausfüllbares PDF bereit; das frühere Programm zum Offline-Download gibt es nicht mehr.
Wichtig für die Einordnung: Die VBG schreibt selbst, dass die Fragebögen das persönliche Unterweisungsgespräch nicht ersetzen. Unterweisung vs. Wissenscheck ist eine klare Trennung: Die Unterweisung nach § 12 ArbSchG ist die Pflicht, der FB 6 prüft, ob sie angekommen ist. Unterweisungen sind nach § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 mindestens einmal jährlich zu wiederholen und zu dokumentieren. Wann die nächste fällig ist, rechnet der Unterweisungs-Fristenrechner aus, die Themen stehen in Unterweisung im Büro: wie oft und welche Themen?.
ZeBRA: nur für Zeitarbeitsunternehmen
ZeBRA ist der Zeitarbeits-Fragebogen der VBG zu psychischer Belastung und Ressourcen im Arbeitnehmerüberlassungsprozess. Er erfasst Belastungen, die nicht aus der Tätigkeit im Kundenbetrieb stammen, sondern aus der Überlassung selbst, etwa wechselnde Einsätze. Die Version 2.0 umfasst 35 Fragen in zwölf Handlungsfeldern und richtet sich an Zeitarbeitsunternehmen.
Für ein Büro, das Zeitarbeitskräfte einsetzt, ist ZeBRA nicht das richtige Werkzeug. Der Entleiher beurteilt die Belastung aus der Tätigkeit in seinem Betrieb, der Verleiher mit ZeBRA die Belastung aus dem Überlassungsprozess. Die Unterweisung am Arbeitsplatz liegt nach § 12 Abs. 2 ArbSchG beim Entleiher, und genau dafür sind die Fragebögen FB 0 bis FB 33 gedacht.
Welcher Fragebogen zu Ihrem Büro passt
Die Wahl hängt vor allem an der Zahl der Beschäftigten je Tätigkeitsgruppe. Bis 50 Beschäftigte ist der KiT-Workshop meist der bessere Weg, ab 51 Beschäftigten der FGBU im Online-Tool. Für die Unterweisung passt in jedem Büro der FB 6 als Wissenscheck. ZeBRA brauchen nur Zeitarbeitsunternehmen.
| Büro | Psychische Belastung | Unterweisung | Dokumentation |
|---|---|---|---|
| 12 Beschäftigte, eine Tätigkeitsgruppe | 1 KiT-Workshop mit allen 12 | FB 6 nach der jährlichen Unterweisung | Ergebnis und Maßnahmen in der Gefährdungsbeurteilung |
| 35 Beschäftigte, drei Tätigkeitsgruppen | 3 KiT-Workshops, je Gruppe einer | FB 6 je Unterweisungstermin | Ergebnis je Tätigkeitsgruppe, Maßnahmen mit Termin |
| 80 Beschäftigte, mehrere Abteilungen | FGBU im Online-Tool, Rückspiegelung in Workshops | FB 6, bei Bedarf FB 0 für neue Beschäftigte | Export aus dem Tool, Maßnahmen in GEDOKU oder eigener Vorlage |
Ob neben der psychischen Belastung noch andere Nachweise fehlen, die die VBG bei einer Besichtigung sehen will, zeigt der VBG-Risiko-Check in wenigen Minuten.
Was nach dem Fragebogen dokumentiert werden muss
Ein ausgefüllter Fragebogen ist noch keine Gefährdungsbeurteilung. Nach § 6 ArbSchG muss die Dokumentation das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung enthalten. Die Aufsichtsperson der VBG fragt deshalb nicht nach den Antworten, sondern nach den Maßnahmen, die daraus folgen.
- Ergebnis je Tätigkeit bewerten. Die Auswertung nach Tätigkeitsgruppen lesen und festhalten, welche Merkmale auffällig sind und welche nicht. Auffällig heißt Handlungsbedarf, nicht Schuldfrage.
- Maßnahmen festlegen. Für jeden auffälligen Punkt eine konkrete Maßnahme mit verantwortlicher Person und Termin notieren. Vorrang haben Änderungen an der Arbeit selbst, nicht Appelle an die Beschäftigten.
- In die Gefährdungsbeurteilung übernehmen. Ergebnis und Maßnahmen in dieselbe Dokumentation schreiben wie die übrigen Gefährdungen, nicht als lose Anlage ablegen.
- Beschäftigte informieren. Die zusammengefassten Ergebnisse und die geplanten Maßnahmen zurückspielen, ohne Auswertungen kleiner Gruppen offenzulegen.
- Wirksamkeit prüfen. Einen Termin setzen, an dem geprüft wird, ob die Maßnahmen gewirkt haben, und dafür bei Bedarf dieselbe Befragung wiederholen.
Für die Ablage bietet die VBG die kostenlose Software GEDOKU an, eine Offline-Anwendung für Windows mit einem Grundkatalog „Bildschirm- und Büroarbeit“ und Musterunternehmen. Wer schon eine andere Vorlage nutzt, braucht GEDOKU nicht: Entscheidend ist, dass Ergebnis, Maßnahmen und Überprüfung an einer Stelle stehen.
Was ein Fragebogen nicht leistet
Ein Fragebogen erhebt Daten, er bewertet sie nicht und setzt keine Maßnahmen um. Die Auswahl des Verfahrens, die Auswertung und die Ableitung von Maßnahmen verlangen Fachkunde, und genau dafür ist nach ASiG und DGUV Vorschrift 2 die Fachkraft für Arbeitssicherheit da, gemeinsam mit dem Betriebsarzt.
Der häufigste Fehler ist eine Befragung ohne anschließende Maßnahmen. Besteht ein Betriebs- oder Personalrat, ist er vor der Erhebung zu beteiligen, nicht danach.
Safety Club bringt für Büro- und Verwaltungsbetriebe eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation zusammen, in der auch das Ergebnis der psychischen Gefährdungsbeurteilung seinen Platz hat. Wer wissen will, welches Verfahren für das eigene Büro passt, kann kurz Kontakt aufnehmen.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen der genannten Vorschriften und Fragebögen sowie die Auslegung Ihres zuständigen Unfallversicherungsträgers.
