Bei der Auswahl einer Fachkraft für Arbeitssicherheit entscheiden sieben Kriterien: die Fachkunde nach § 7 ASiG, Branchenerfahrung in Büro und Verwaltung, offen hergeleitete Einsatzzeiten nach DGUV Vorschrift 2, Begehung vor Ort mit Vertretungsregelung, Eigentum an der Dokumentation, Preistransparenz mit Kündigungsfrist und die Fähigkeit, mit dem Betrieb mitzuwachsen.
| Kriterium | Nachweis oder Vertragsklausel | Grundlage |
|---|---|---|
| 1. Fachkunde | Qualifikationsnachweis der betreuenden Person, schriftliche Bestellung | § 5 und § 7 ASiG |
| 2. Branchenerfahrung Büro | Referenzen im eigenen Bereich, anonymisierte Musterunterlage | DGUV Vorschrift 2, Betreuungsgruppe III |
| 3. Einsatzzeiten | Herleitung im Angebot, getrennt nach Grundbetreuung und betriebsspezifischer Betreuung | DGUV Vorschrift 2, Anlage 2 |
| 4. Begehung und Vertretung | Begehungsturnus mit Protokoll, Ansprechperson, Reaktionsfrist, Vertretung | § 6 Nummer 3 ASiG |
| 5. Dokumentation | Herausgabe in lesbarem Format, auch nach Vertragsende, Auftragsverarbeitungsvertrag | § 6 ArbSchG, Artikel 28 DSGVO |
| 6. Preis und Vertrag | Stundensatz, Fahrtkosten, Laufzeit, Verlängerungsklausel, Kündigungsfrist | Betreuungsvertrag als Dienstvertrag |
| 7. Mitwachsen | Regelung für Schwellenwerte, weitere Standorte und Teilnahme am Arbeitsschutzausschuss | § 10 und § 11 ASiG |
Wichtig für die Einordnung: Anbieter und Fachkraft für Arbeitssicherheit sind zwei verschiedene Dinge. Der Betreuungsvertrag wird mit einem Unternehmen geschlossen, die Bestellung nach § 5 ASiG benennt dagegen schriftlich eine Person. Vorgelegt wird bei einer Besichtigung diese Bestellung, nicht das Logo auf dem Angebot.
Kriterium 1: Fachkunde nach § 7 ASiG für die betreuende Person
Die Fachkunde ist an eine Person gebunden, nicht an ein Unternehmen. Nach § 7 ASiG darf der Arbeitgeber nur Sicherheitsingenieure, Sicherheitstechniker oder Sicherheitsmeister bestellen, die zusätzlich über die erforderliche sicherheitstechnische Fachkunde verfügen. Verlangen Sie den Qualifikationsnachweis deshalb für die Person, die den Betrieb später betreut.
Im Verkaufsgespräch sitzt häufig jemand anderes als die spätere Betreuung. Zwei Fragen klären das in einer Minute: Wer betreut uns namentlich, und welche Qualifikation hat diese Person? Ein seriöser Anbieter nennt beides und legt den Nachweis auf Verlangen vor.
Die Bestellung selbst bleibt Sache des Arbeitgebers. § 5 Absatz 1 ASiG verlangt eine schriftliche Bestellung, die die übertragenen Aufgaben benennt; der Aufgabenkatalog steht in § 6 ASiG. Wer nur einen Dienstleistungsvertrag in der Akte hat, aber keine Bestellung, hat die Pflicht formal nicht erfüllt, auch bei einwandfreier Betreuung.
Kriterium 2: Branchenerfahrung in Büro und Verwaltung
Branchenerfahrung entscheidet über die Qualität der Gefährdungsbeurteilung, nicht über die Zulässigkeit der Betreuung. Büro- und Verwaltungsbetriebe fallen in die Betreuungsgruppe III der DGUV Vorschrift 2 und haben ein enges, aber tiefes Gefährdungsprofil. Verlangen Sie Referenzen aus diesem Bereich statt der Zusage „alle Branchen“.
Der belastbarste Prüfschritt ist eine Arbeitsprobe: Lassen Sie sich ein anonymisiertes Begehungsprotokoll oder ein Kapitel einer Gefährdungsbeurteilung aus einem vergleichbaren Bürobetrieb zeigen. Darin muss Bildschirmarbeit nach Anhang Nummer 6 der Arbeitsstättenverordnung vorkommen, ebenso psychische Belastung nach § 5 Absatz 3 Nummer 6 ArbSchG und Arbeit im Homeoffice.
Wer diese Prüfung überspringt, merkt den Unterschied erst im zweiten Jahr. Wie sich fehlende Branchenkenntnis später auswirkt, beschreibt Unzufrieden mit der SiFa: 5 typische Gründe.
Kriterium 3: Einsatzzeiten nach DGUV Vorschrift 2, hergeleitet im Angebot
Ein belastbares Angebot weist die Einsatzzeiten nach DGUV Vorschrift 2 getrennt nach Grundbetreuung und betriebsspezifischer Betreuung aus. In Betreuungsgruppe III beträgt die Grundbetreuung 0,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr für Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt zusammen, davon mindestens 20 Prozent je Seite.
Ein Bürobetrieb mit 35 Beschäftigten kommt damit auf 17,5 Stunden Grundbetreuung im Jahr für beide Rollen zusammen. Wer diese Zahl kennt, erkennt sofort, ob ein Angebot in der Größenordnung liegt oder ob es eine Pauschale ohne Bezug zur Beschäftigtenzahl ist. Die eigene Ausgangsgröße rechnet der Einsatzzeiten-Rechner aus.
Vergleichbar werden zwei Angebote nur auf derselben Grundlage: gleiche Beschäftigtenzahl, gleicher Leistungsumfang, gleiche Trennung von Grundbetreuung und Zusatzbedarf. Welche Betreuungsform für Ihre Größe überhaupt zulässig ist, klärt Braucht ein Bürobetrieb eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?.
Kriterium 4: Begehung vor Ort, Ansprechperson und Vertretung
§ 6 Nummer 3 ASiG verpflichtet die Fachkraft für Arbeitssicherheit, die Arbeitsstätten in regelmäßigen Zeitabständen zu begehen und festgestellte Mängel mitzuteilen. Ein Angebot ohne Begehungsturnus ist unvollständig. Verlangen Sie zusätzlich eine benannte Ansprechperson, eine Reaktionsfrist für dringende Fälle und eine schriftliche Vertretungsregelung.
Ein festes Intervall schreibt das Arbeitssicherheitsgesetz nicht vor, es spricht von regelmäßigen Zeitabständen. Für einen Bürostandort ist ein Turnus von ein bis zwei Jahren praxisüblich, zusätzlich anlassbezogen bei Umzug, Umbau oder Unfall. Entscheidend für die Prüfung ist das Protokoll mit Datum, Feststellungen und Fristen.
Die Vertretungsregelung wird beim Vertragsschluss regelmäßig übersehen und fällt erst im Ernstfall auf: Urlaub, Krankheit oder ein Personalwechsel beim Anbieter. Klären Sie vorab, wer dann übernimmt und ob diese Person Zugriff auf Ihre Unterlagen hat.
Kriterium 5: Dokumentation gehört dem Betrieb
Die Dokumentationspflicht nach § 6 ArbSchG trifft den Arbeitgeber, nicht den Dienstleister. Der Betreuungsvertrag muss deshalb die Herausgabe aller Unterlagen in einem lesbaren Format regeln, jederzeit und nach Vertragsende, dazu einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Ein reiner Portalzugang beim Anbieter genügt dafür nicht.
Die typische Konstellation ist ein Anbieterportal ohne Exportfunktion. Solange der Vertrag läuft, fällt das nicht auf. Nach einer Kündigung wird der Zugang abgeschaltet, und der Betrieb zahlt den Erstaufwand für Gefährdungsbeurteilung und Nachweise ein zweites Mal. Fragen Sie deshalb vor der Unterschrift, in welchem Format Sie Ihre Unterlagen jederzeit selbst herunterladen können.
Welche Unterlagen im Laufe der Betreuung überhaupt zusammenkommen, zeigt der Pflichten-Schnellcheck. Wer die Liste kennt, kann die Herausgabeklausel konkret formulieren, statt „alle relevanten Dokumente“ zu vereinbaren.
Kriterium 6: Preistransparenz, Laufzeit und Kündigungsfrist
Die Kosten der Betreuung ergeben sich aus Einsatzzeiten mal Stundensatz. Vergleichbar wird ein Angebot erst, wenn Leistungsumfang, Stundensatz, Fahrtkosten, Laufzeit, Verlängerungsklausel und Kündigungsfrist darin stehen. Ein Jahrespreis ohne diese Angaben lässt sich mit keinem zweiten Angebot vergleichen und ist auch später nicht prüfbar.
Fahrtkosten und Anfahrtszeit sind der Posten, der am häufigsten nachträglich auftaucht, gerade bei Anbietern ohne Präsenz in der Region. Klären Sie, ob die Anfahrt im Preis enthalten ist oder je Einsatz abgerechnet wird. Die Preislogik im Detail steht in Was kostet eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?.
Beim Vertrag zählen zwei Zahlen: die Laufzeit und die Kündigungsfrist. Üblich sind zwölf Monate mit automatischer Verlängerung; entscheidend ist, wie lange vorher gekündigt werden muss. Ein Wechsel darf die Bestellung nach § 5 ASiG nicht ohne Übergang auslaufen lassen, deshalb gehört die Frist in die eigene Terminübersicht.
Kriterium 7: Mitwachsen und Zusammenspiel mit Betriebsarzt und Arbeitsschutzausschuss
Arbeitsschutzpflichten wachsen in Stufen. Bis 50 Beschäftigte ist das Unternehmermodell nach Anlage 3 der DGUV Vorschrift 2 zulässig, ohne Untergrenze. Ab mehr als 20 Beschäftigten kommt zusätzlich ein Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG dazu.
Ein Anbieter sollte diese Schwellen kennen und im Angebot sagen, was beim Überschreiten passiert. Der Arbeitsschutzausschuss tritt mindestens einmal je Kalendervierteljahr zusammen, und die Fachkraft für Arbeitssicherheit ist Mitglied. Ob die Teilnahme in der Pauschale enthalten ist oder je Sitzung berechnet wird, ist eine Frage von vier Terminen im Jahr. Was dort behandelt wird, steht im Beitrag zum Arbeitsschutzausschuss.
Nach § 10 ASiG haben Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zusammenzuarbeiten. Praktisch heißt das: Beide Seiten brauchen dieselbe Gefährdungsbeurteilung als Grundlage. Klären Sie, ob der Anbieter mit Ihrem bestehenden Betriebsarzt arbeitet oder nur im eigenen Verbund.
Warnsignale im Angebot
Sechs Formulierungen sind ein Grund, genauer nachzufragen, bevor unterschrieben wird:
- Kein Name. Die betreuende Person wird erst nach Vertragsschluss benannt.
- Pauschale ohne Stunden. Das Angebot nennt einen Jahrespreis, aber keine Einsatzzeiten nach DGUV Vorschrift 2.
- Betreuung ohne Begehung. Die Leistung ist als telefonisch und digital beschrieben, obwohl § 6 Nummer 3 ASiG die Begehung der Arbeitsstätten verlangt.
- Dokumentation nur im Portal. Es gibt keine Exportfunktion und keine Klausel für die Zeit nach Vertragsende.
- Vorlagen aus der Produktion. Die Musterunterlagen behandeln Maschinen und Gefahrstoffe ausführlich, Bildschirmarbeit und psychische Belastung nur pauschal.
- Zusage, fachliche Bewertungen anzupassen. Nach § 8 Absatz 1 ASiG ist die Fachkraft für Arbeitssicherheit bei der Anwendung ihrer Fachkunde weisungsfrei.
Fragenkatalog für das Erstgespräch
Acht Fragen genügen, um ein Angebot einzuschätzen. Entscheidend ist nicht, dass jede Antwort perfekt ausfällt, sondern dass sie konkret ausfällt: mit Namen, Zahlen und Fristen statt mit „bedarfsgerecht“ und „selbstverständlich“.
| Frage im Erstgespräch | Woran Sie eine belastbare Antwort erkennen |
|---|---|
| Wer betreut uns namentlich, und welche Qualifikation hat diese Person? | Name und Qualifikation werden genannt, der Nachweis wird auf Verlangen vorgelegt |
| Wie viele Büro- und Verwaltungsbetriebe betreuen Sie derzeit? | konkrete Zahl und Beispiele aus dem Bereich, nicht „alle Branchen“ |
| Wie berechnen Sie unsere Einsatzzeiten? | Rechnung mit Beschäftigtenzahl, 0,5 Stunden und Aufteilung auf beide Rollen |
| Wie oft kommen Sie vor Ort, und was steht im Protokoll? | Turnus in Monaten oder Jahren plus Protokoll mit Feststellungen und Fristen |
| Wer übernimmt bei Urlaub oder Krankheit? | benannte Vertretung mit Zugriff auf die Unterlagen des Betriebs |
| Wie schnell reagieren Sie in einem dringenden Fall? | zugesagte Frist in Stunden oder Tagen, schriftlich im Vertrag |
| Bekommen wir alle Unterlagen nach Vertragsende? | ja, in lesbarem Format, mit Löschung beim Anbieter, als Klausel |
| Was ändert sich, wenn wir auf 25 Beschäftigte wachsen? | Fortschreibung der Stunden plus Hinweis auf den Arbeitsschutzausschuss |
Für Büro- und Verwaltungsbetriebe erfüllt Safety Club genau diese Kriterien: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation, die dem Betrieb gehört. Wie der Einstieg abläuft, zeigt der Ablauf in vier Schritten; Ihren Fall schätzen wir im Erstgespräch ein.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von ASiG, ArbSchG und DGUV Vorschrift 2 sowie die Auslegung der für Ihren Betrieb zuständigen Berufsgenossenschaft.
