Betriebe sind mit ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit meist aus fünf Gründen unzufrieden: Es findet keine Begehung vor Ort statt, die Dokumentation bleibt beim Anbieter, die Einsatzzeiten nach DGUV Vorschrift 2 sind nicht nachvollziehbar, es fehlt Branchenkenntnis für Büro und Verwaltung, und im Ernstfall ist niemand erreichbar. Alle fünf Punkte sind vertraglich abstellbar.
Auffällig ist, was in dieser Liste nicht vorkommt: fachliche Fehler. Die Fachkunde nach § 7 ASiG ist geprüft und selten das Problem. Unzufriedenheit entsteht fast immer an der Organisation der Betreuung: Termine, Nachweise, Erreichbarkeit, Transparenz. Genau diese Punkte lassen sich im Betreuungsvertrag regeln.
Wichtig für die Einordnung: Die Grundpflichten nach § 3 ArbSchG bleiben beim Arbeitgeber. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit ist nach § 1 ASiG zur Unterstützung des Arbeitgebers bestellt, sie übernimmt seine Verantwortung nicht. Fehlt bei einer Besichtigung die Gefährdungsbeurteilung, wird das dem Betrieb zugerechnet. Eine schwache Betreuung ist deshalb kein Komfortproblem, sondern ein Haftungsrisiko.
| Grund | Woran der Betrieb es merkt | Rechtlicher Kern | Abhilfe im Vertrag |
|---|---|---|---|
| Keine Begehung vor Ort | seit Jahren war niemand in den Räumen, es gibt kein Begehungsprotokoll | § 6 Nummer 3 ASiG (Arbeitsstätten in regelmäßigen Zeitabständen begehen) | Begehungsturnus und Protokollpflicht ausdrücklich vereinbaren |
| Dokumentation bleibt beim Anbieter | Unterlagen liegen nur im Portal des Dienstleisters, kein Export möglich | § 6 ArbSchG (Dokumentationspflicht des Arbeitgebers) | Herausgabe und Export in lesbarem Format, auch nach Vertragsende |
| Einsatzzeiten nicht nachvollziehbar | Pauschalrechnung ohne Stundennachweis, Bezug zur Beschäftigtenzahl fehlt | DGUV Vorschrift 2, Anlage 2 (Grundbetreuung plus betriebsspezifische Betreuung) | Stundenausweis je Einsatz, getrennt nach Grundbetreuung und Zusatzbedarf |
| Keine Branchenkenntnis Büro | Vorlagen zu Maschinen und Gefahrstoffen, Bildschirmarbeit nur pauschal | ArbStättV Anhang Nummer 6, § 5 Absatz 3 Nummer 6 ArbSchG | Referenzen im eigenen Branchenbereich verlangen, Erstgespräch mit Fachfragen |
| Niemand erreichbar im Ernstfall | nach einem Unfall keine Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden | § 193 SGB VII (Unfallanzeige binnen 3 Tagen) | benannte Ansprechperson, Reaktionsfrist, Vertretungsregelung |
Grund 1: Es findet keine Begehung vor Ort statt
Die Begehung ist keine Serviceleistung, sondern eine gesetzliche Aufgabe. § 6 Nummer 3 ASiG verpflichtet die Fachkraft für Arbeitssicherheit, die Arbeitsstätten in regelmäßigen Zeitabständen zu begehen, festgestellte Mängel dem Arbeitgeber mitzuteilen und auf deren Beseitigung hinzuwirken. Eine rein telefonische Betreuung erfüllt diese Aufgabe nicht.
Das ist der häufigste Auslöser für Unzufriedenheit, und er fällt spät auf: Auffällig wird es bei der ersten Besichtigung, weil die Aufsichtsperson nach Begehungsprotokollen fragt. Ein festes Intervall schreibt das ASiG nicht vor, es spricht von regelmäßigen Zeitabständen. Für einen Bürobetrieb an einem Standort ist ein Begehungsrhythmus von ein bis zwei Jahren praxisüblich, zusätzlich anlassbezogen bei Umzug, Umbau oder Unfall. Entscheidend ist die Nachweisbarkeit: Eine Begehung ohne Protokoll mit Datum, Feststellungen und Fristen ist so gut wie nicht erfolgt.
Abhilfe: Begehungsturnus, Protokollpflicht und die Nachverfolgung offener Mängel gehören ausdrücklich in den Betreuungsvertrag, nicht in eine Leistungsbeschreibung mit dem Wort „bedarfsgerecht“. Was eine Begehung abfragt, steht in Brief von der Berufsgenossenschaft erhalten.
Grund 2: Die Dokumentation bleibt beim Anbieter
Die Dokumentationspflicht nach § 6 ArbSchG trifft den Arbeitgeber und nicht den Dienstleister. Der Arbeitgeber muss über Unterlagen verfügen, aus denen Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, festgelegte Maßnahmen und deren Überprüfung hervorgehen. Liegen diese Unterlagen ausschließlich im Portal des Anbieters, verfügt der Betrieb im Rechtssinne nicht darüber.
Der Schaden zeigt sich zum schlechtesten Zeitpunkt. Nach einer Kündigung wird der Portalzugang abgeschaltet, und mit ihm verschwinden Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsnachweise und Prüfprotokolle mehrerer Jahre. Der neue Betreuer beginnt dann nicht mit einer Fortschreibung, sondern mit einer Neuerstellung: Der Betrieb zahlt den Erstaufwand ein zweites Mal.
Prüffähig ist eine Arbeitsschutz-Dokumentation, wenn sie vollständig, datiert, unterschrieben, auffindbar und aktuell fortgeschrieben ist: fünf Merkmale, die alle daran hängen, dass der Betrieb selbst zugreifen kann.
Abhilfe: eine ausdrückliche Klausel zur Herausgabe aller Unterlagen in lesbarem Format, jederzeit und nach Vertragsende, dazu die Löschung beim Anbieter und ein Auftragsverarbeitungsvertrag für personenbezogene Daten. Welche Unterlagen überhaupt zusammenkommen, zeigt der Pflichten-Schnellcheck.
Grund 3: Die Einsatzzeiten sind nicht nachvollziehbar
Die Einsatzzeit ist die nach DGUV Vorschrift 2 zu ermittelnde Zeit, die Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt für einen Betrieb aufwenden. Sie besteht aus der Grundbetreuung und der betriebsspezifischen Betreuung. Für Büro- und Verwaltungsbetriebe der Betreuungsgruppe III beträgt die Grundbetreuung 0,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr für beide Seiten zusammen.
Unzufriedenheit entsteht hier nicht durch zu hohe Preise, sondern durch fehlende Herleitung. Eine Pauschalrechnung ohne Stundennachweis lässt sich nicht prüfen. Nach Anlage 2 der DGUV Vorschrift 2 müssen auf jede der beiden Seiten mindestens 20 Prozent der Grundbetreuung entfallen.
| Beschäftigte | Grundbetreuung gesamt pro Jahr | Anteil Fachkraft bei 60 Prozent Schwerpunkt | Anteil Betriebsarzt |
|---|---|---|---|
| 12 | 6,0 Stunden | 3,6 Stunden | 2,4 Stunden |
| 35 | 17,5 Stunden | 10,5 Stunden | 7,0 Stunden |
| 80 | 40,0 Stunden | 24,0 Stunden | 16,0 Stunden |
Ein Bürobetrieb mit 35 Beschäftigten hat rechnerisch 10,5 Stunden Fachkraftleistung im Jahr, also etwa einen Arbeitstag plus Begehung. Wer das weiß, diskutiert nicht mehr über den Preis, sondern über die Verwendung dieser Stunden. Die betriebsspezifische Betreuung kommt hinzu und richtet sich nach dem Anlass: Umzug, neue Arbeitsplätze, Einführung von Homeoffice.
Abhilfe: Stundenausweis je Einsatz und ein Angebot, das Grundbetreuung und betriebsspezifische Betreuung getrennt benennt. Die Ausgangsgröße rechnet der Einsatzzeiten-Rechner aus, die Preislogik steht in Was kostet eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?.
Grund 4: Es fehlt Branchenkenntnis für Büro und Verwaltung
Das Gefährdungsprofil eines Bürobetriebs ist eng und tief, nicht breit. Relevant sind Bildschirmarbeit nach Anhang Nummer 6 ArbStättV, psychische Belastung nach § 5 Absatz 3 Nummer 6 ArbSchG, Stolpern und Stürzen, Raumklima nach ASR A3.5 und A3.6 sowie Erste Hilfe und Brandschutz. Wer aus der Produktion kommt, bringt Vorlagen für andere Gefährdungen mit.
Erkennbar ist das an der Gefährdungsbeurteilung. Stehen dort Maschinensicherheit, Lärm und Gefahrstoffe ausführlich und die Bildschirmarbeit in zwei Zeilen, ist eine Fremdvorlage übernommen worden. Teurer als der falsche Absatz ist der fehlende: Die Beurteilung psychischer Belastung ist in Büro und Verwaltung häufig die relevanteste Gefährdung und fehlt in Produktionsvorlagen fast immer.
Eine Fachkraft mit Branchenerfahrung im Büro und eine Generalistin haben dieselbe Fachkunde nach § 7 ASiG, aber sehr unterschiedliche Fallzahlen in denselben Sachverhalten. Prüfungssicherheit entsteht aus Wiederholung, also aus vielen ähnlichen Betrieben, nicht aus möglichst vielen verschiedenen Branchen.
Abhilfe: im Erstgespräch nach Referenzen im eigenen Branchenbereich fragen und zwei Fachfragen stellen, etwa nach dem Vorgehen bei der Beurteilung psychischer Belastung und nach Arbeitsplätzen im Homeoffice. Die Antworten trennen Erfahrung von Vertriebsroutine. Ob überhaupt eine externe Fachkraft nötig ist, klärt Braucht ein Bürobetrieb eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?.
Grund 5: Im Ernstfall ist niemand erreichbar
Erreichbarkeit entscheidet über den Wert der Betreuung, weil Arbeitsschutz an Fristen hängt. Nach § 193 SGB VII hat der Unternehmer einen Arbeitsunfall der Berufsgenossenschaft anzuzeigen, wenn Versicherte durch den Unfall mehr als drei Tage arbeitsunfähig sind. Wer dann drei Wochen auf einen Rückruf wartet, hat keine Betreuung, sondern einen Vertrag.
Zwei Konstellationen führen regelmäßig zu Unzufriedenheit: die anonyme Hotline, bei der jeder Anruf mit einer neuen Sachverhaltsaufnahme beginnt, und die fehlende Vertretung, wenn die zuständige Fachkraft für Arbeitssicherheit im Urlaub oder erkrankt ist und der Vertrag dazu nichts sagt. Zeitdruck entsteht auch ohne Unfall: bei einer angekündigten Besichtigung, bei einer Mitteilung zur Schwangerschaft nach MuSchG oder bei einem Beinahe-Unfall mit Unterweisung nach § 12 ArbSchG.
Abhilfe: benannte Ansprechperson mit direkter Nummer, eine zugesagte Reaktionsfrist für dringende Fälle und eine schriftliche Vertretungsregelung für Urlaub und Krankheit. Was nach einem Unfall zu tun ist, steht in Arbeitsunfall im Büro: Meldung, Fristen und Dokumentation.
Entscheidungshilfe: nachbessern oder wechseln
Nicht jeder der fünf Gründe rechtfertigt einen Wechsel. Entscheidend ist die Ursache: Organisationsmängel lassen sich nachverhandeln, strukturelle Lücken nicht.
- Nachbessern, wenn nur die Organisation fehlt. Fehlender Stundennachweis, unklarer Begehungsturnus, keine benannte Ansprechperson: klärbar in einem Gespräch und einer Vertragsergänzung. Ein seriöser Anbieter sagt hier zu.
- Nachbessern mit Frist, wenn die Dokumentation beim Anbieter liegt. Herausgabe schriftlich anfordern. Kommt nichts, ist der Punkt zugleich der erste Schritt des Wechsels.
- Wechseln, wenn seit Jahren keine Begehung stattgefunden hat. Die Aufgabe nach § 6 Nummer 3 ASiG wird dann strukturell nicht erbracht, und der Nachweis lässt sich rückwirkend nicht nachholen.
- Wechseln, wenn die Branchenkenntnis fehlt. Wer einen Bürobetrieb mit Fremdvorlagen aus der Produktion betreut, wird das auch im zweiten Jahr tun.
- Wechseln, wenn im Ernstfall niemand erreichbar war. Ein einmaliger Ausfall ist erklärbar, ein zweiter ist eine Aussage über die Struktur des Anbieters.
Die Betreuung wechseln in fünf Schritten
Ein Wechsel ist unkritisch, wenn die Reihenfolge stimmt. Der häufigste Fehler ist die Kündigung als erster Schritt: Danach fehlt der Zugriff auf die Unterlagen.
- Bestand anfordern und sichern. Gefährdungsbeurteilung, Begehungsprotokolle, Unterweisungsnachweise, Prüfprotokolle und Stundennachweise schriftlich anfordern, solange der Vertrag läuft.
- Vertrag und Fristen prüfen. Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsklausel nachlesen, denn die Bestellung nach § 6 ASiG darf nicht ohne Übergang auslaufen.
- Angebote auf derselben Grundlage vergleichen. Einsatzzeiten getrennt nach Grundbetreuung und betriebsspezifischer Betreuung ausweisen lassen, dazu Begehungsturnus, Vertretung und Fahrtkosten. Worauf dabei im Einzelnen zu achten ist, steht in Fachkraft für Arbeitssicherheit auswählen: 7 Kriterien.
- Neue Fachkraft bestellen und übergeben. Schriftliche Bestellung mit Aufgabenkatalog nach § 6 ASiG, dann Übergabetermin mit Begehung.
- Alten Vertrag kündigen und Dokumentation umziehen. Erst nach der Bestellung der Nachfolge kündigen und die Unterlagen in ein eigenes System übernehmen.
Ein Punkt bleibt bei allen fünf Gründen gleich: Die Fachkraft für Arbeitssicherheit handelt nach § 8 Absatz 1 ASiG bei der Anwendung ihrer Fachkunde weisungsfrei. Fachliche Bewertungen sind nicht verhandelbar, und das ist richtig so. Verhandelbar sind Termine, Erreichbarkeit, Berichtsform, Stundenausweis und die Herausgabe der Dokumentation.
Für Büro- und Verwaltungsbetriebe hält Safety Club genau diese Punkte fest: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation, die dem Betrieb gehört. Wie der Einstieg abläuft, zeigt der Ablauf in vier Schritten; eine bestehende Betreuung schätzen wir im Erstgespräch ein.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von ASiG, ArbSchG und DGUV Vorschrift 2 sowie die Auslegung Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft.
