Ein Notariat ist zugleich Arbeitsstätte und Treffpunkt für Beteiligte. An Beurkundungstagen halten sich oft mehr Menschen im Haus auf, als Beschäftigte auf der Gehaltsliste stehen, und die Urkundensammlung wächst Jahr für Jahr. Fluchtwege, Erste Hilfe und das Archiv haben deshalb mehr Gewicht als in einem gewöhnlichen Büro. Seit 2022 ist mit dem Elektronischen Urkundenarchiv außerdem ein neuer Arbeitsplatz hinzugekommen.
Notariate
Für diese Betriebsart stellt Safety Club die externe Fachkraft für Arbeitssicherheit: ein Vertrag mit planbaren Jahreskosten, eine Fachkraft aus dem Netzwerk vor Ort, Betriebsarzt, Fahrt, Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung im Preis und die prüfungssichere Dokumentation auf unserer Plattform, dem Kundenportal. Schauen Sie selbst in wenigen Klicks, was Sie innerhalb dieses Gesamtpakets zahlen, im Angebotsrechner.
Beurkundungstermine und Publikumsverkehr im Notariat
Zu einer Beurkundung kommen oft mehrere Beteiligte gleichzeitig, die das Haus nicht kennen. Häufig geht es um Erbschaften, Scheidungsfolgen oder den Verkauf eines Unternehmens, also um Termine, bei denen die Stimmung schnell kippen kann.
In Berlin, Bremen, Hessen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein und in den westfälischen Teilen Nordrhein-Westfalens üben Notarinnen und Notare ihr Amt neben dem Anwaltsberuf aus. Teilen sich Kanzlei und Notariat Räume und Personal und sind die Beschäftigten beim selben Arbeitgeber angestellt, ist das für den Arbeitsschutz ein Betrieb: eine Gefährdungsbeurteilung für beide Tätigkeiten und eine Beschäftigtenzahl für alle Schwellen. Im übrigen Bundesgebiet arbeiten hauptberufliche Notare, deren Büro allein dem Notariat dient.
Seit dem 1. Juli 2022 wird jede neu errichtete Urkunde zusätzlich elektronisch verwahrt, und zwar in der elektronischen Urkundensammlung des Elektronischen Urkundenarchivs, das die Bundesnotarkammer führt. Dazu wird das Papieroriginal eingescannt. Damit gibt es einen Arbeitsplatz, den ältere Gefährdungsbeurteilungen nicht kennen: den Scanplatz, an dem Urkunden stapelweise aufgelegt, geprüft und wieder abgelegt werden. Er ist Bildschirmarbeitsplatz und Ablage zugleich und braucht neben dem Gerät genug Fläche, damit keine Stapel auf dem Boden landen.
Notariate: Zuständigkeit, Wirtschaftszweig und Schwellen
III: ab mehr als 20 Beschäftigten (Anlage 2) 0,5 Stunden Grundbetreuung pro Beschäftigtem und Jahr, gemeinsam für Fachkraft und Betriebsarzt, je Seite mindestens 20 Prozent. Dazu kommt die betriebsspezifische Betreuung
Ab dem ersten Beschäftigten
Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Erste-Hilfe-Organisation, Bestellung von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt
Bis 20 Beschäftigte
Anlage 1 der DGUV Vorschrift 2 ohne feste Einsatzzeiten
Mehr als 20 Beschäftigte
Arbeitsschutzausschuss, Sitzung je Kalendervierteljahr (§ 11 ASiG)
Bis 50 Beschäftigte
Unternehmermodell als Alternative zulässig. Mehr als 50: Regelbetreuung
Aufbewahrungsfristen für Unterlagen ab 2022
Urkundensammlung auf Papier 30 Jahre, elektronische Urkundensammlung 100 Jahre (§ 50 NotAktVV)
Gezählt werden die Beschäftigten, nicht die Beteiligten einer Beurkundung: Notarfachangestellte, Bürokräfte und Auszubildende. Für die Breite der Fluchtwege zählen dagegen alle Personen, die an einem vollen Termintag im Haus sind. Teilzeitkräfte zählen für die Schwelle von 20 anteilig: bis 20 Wochenstunden mit 0,5, bis 30 mit 0,75.
Was die Gefährdungsbeurteilung eines Notariats abdecken muss
Fluchtwege für Ortsunkundige. Die Zahl der gleichzeitig anwesenden Personen richtet sich nach den Terminen, nicht nach der Belegschaft. Fluchtwegbreiten, Kennzeichnung und die Zahl der Ersthelfer bemessen sich nach dem ungünstigsten Fall.
Urkundenarchiv. Urkunden unterliegen langen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Der Papierbestand wächst dauerhaft und wird selten kleiner. Regalsicherheit, Standsicherheit und der Brandschutz im Archiv sind deshalb Dauerthemen.
Auswärtsbeurkundungen. Beurkundungen im Krankenhaus, im Pflegeheim oder in der Wohnung sind Außendiensttätigkeit mit fremden Räumen und Wegeunfallrisiko. Das gehört als eigener Punkt in die Beurteilung.
Angespannte Gesprächssituationen. Erbstreitigkeiten und Trennungen werden im Notariat verhandelt. Der Umgang damit und ein Weg, im Ernstfall Hilfe zu holen, gehören in die Beurteilung psychischer Belastung.
Für den Wartebereich lohnt ein Blick in den Terminkalender. Die Bestuhlung richtet sich nach dem vollsten Termintag, und zusätzliche Stühle dürfen den Flur, der als Fluchtweg dient, nicht verengen.
Häufige Beanstandungen bei der Begehung eines Notariats
Auffällig sind fast immer das Archiv und der Wartebereich. Im Archiv stehen Urkundenbände über Kopfhöhe, die Regale sind selten dokumentiert geprüft, und der Gang dient als Zwischenlager. Im Wartebereich stimmen Bestuhlung und Fluchtwegbreite nicht mit der tatsächlichen Personenzahl an Termintagen überein. Erste-Hilfe-Material ist meist nur für die Beschäftigten bemessen.
Unterweisung im Notariat und für Auswärtstermine
Neben dem Bürostandard braucht es zwei Punkte. Erstens den Umgang mit Publikum: Wer weist im Notfall die Anwesenden ein, wo ist der Sammelplatz, wer ist Ersthelfer. Zweitens Auswärtstermine: Verhalten in fremden Räumen, Alleinarbeit, Meldeweg bei einem Unfall unterwegs. Für das Archiv kommt das Heben und die Nutzung der Steighilfe dazu.
Bei Auswärtsbeurkundungen in Pflegeheimen und Kliniken gilt die Hausordnung der Einrichtung, einschließlich ihrer Hygieneregeln. Wer dorthin fährt, sollte sie vorher kennen und wissen, an wen er sich vor Ort wendet.
Ja. Der Gefahrtarif der VBG führt Notarinnen und Notare unter der Gefahrtarifstelle Beratung und Auskunft, gemeinsam mit Rechtsanwälten und Steuerberatungen. Verbindlich für Ihr Notariat ist der Mitgliedsbescheid.
Zählen die Beteiligten einer Beurkundung bei der Zahl der Ersthelfer mit?
Nein. Die Mindestzahl richtet sich nach den anwesenden Versicherten (§ 26 DGUV Vorschrift 1), also nach Ihren Beschäftigten: bei 2 bis 20 ein Ersthelfer, darüber in Verwaltungsbetrieben 5 Prozent. Die Gefährdungsbeurteilung kann mehr verlangen, wenn an Termintagen regelmäßig viele Besucher im Haus sind.
Wird das Papierarchiv durch das Elektronische Urkundenarchiv überflüssig?
Nein. Für Urkunden ab 2022 ist die Urkundensammlung auf Papier weiterhin 30 Jahre aufzubewahren (§ 50 NotAktVV), auch wenn die elektronische Fassung zusätzlich 100 Jahre verwahrt wird. Dazu kommen die Bände aus der Zeit vor 2022. Regale, Steighilfen und der Brandschutz im Archiv bleiben deshalb über Jahrzehnte Thema jeder Begehung.
