Eine Kanzlei ist ein Bürobetrieb mit drei Besonderheiten: Mandantenakten in jedem Raum, Fristen, die bis in den Abend reichen, und Besucher, die mit angespannten Anliegen kommen. An den Pflichten nach Arbeitsschutzgesetz, ASiG und DGUV Vorschrift 2 ändert das nichts. Am Schwerpunkt der Gefährdungsbeurteilung ändert es viel.
Kanzleien & Rechtsanwälte
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Vertraulichkeit: wie die Begehung in einer Kanzlei abläuft
Bei der Begehung geht die Fachkraft durch Räume mit Mandantenakten und offenen Bildschirmen. Das ist vorher zu regeln, sonst wird die Begehung entweder abgesagt oder unvollständig.
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit braucht für ihre Arbeit keine Akten. Sie beurteilt Räume, Verkehrs- und Fluchtwege, Lagerung, Arbeitsplätze und Geräte. Bewährt hat sich ein Termin außerhalb der Besprechungszeiten, an dem Akten geschlossen und Bildschirme gesperrt sind. Besprechungsräume werden nur betreten, wenn sie frei sind.
Zusätzlich sinnvoll ist eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung der Fachkraft. Sie schafft Klarheit, bevor jemand Fremdes durch die Kanzlei geht, und gehört in die Unterlagen zur Bestellung.
Was für Kanzleien gilt: Einordnung und Schwellen
Merkmal
Kanzlei
Unfallversicherungsträger
Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG)
Wirtschaftszweig
WZ 69.1 Rechtsberatung
Betreuungsgruppe nach DGUV Vorschrift 2
III, ab mehr als 20 Beschäftigten 0,5 Stunden Grundbetreuung pro Beschäftigtem und Jahr
Ab dem ersten Beschäftigten
Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Erste-Hilfe-Organisation, Bestellung von Fachkraft und Betriebsarzt
Bis 20 Beschäftigte
Anlage 1 ohne feste Einsatzzeiten
Mehr als 20 Beschäftigte
Arbeitsschutzausschuss mit einer Sitzung je Kalendervierteljahr (§ 11 ASiG)
Bis 50 Beschäftigte
Unternehmermodell als Alternative zulässig
Ab 50 Beschäftigten
Sicherheitsbeauftragte (§ 22 SGB VII)
Mitgezählt werden alle Beschäftigten der Kanzlei, also auch Rechtsanwaltsfachangestellte, angestellte Anwältinnen und Anwälte und Auszubildende. Teilzeitkräfte zählen für die Schwelle von 20 anteilig: bis 20 Wochenstunden mit 0,5, bis 30 Wochenstunden mit 0,75.
Die vier Punkte in der Gefährdungsbeurteilung einer Kanzlei
Aktenlager und Handakten. Regalsicherheit, Standsicherheit von Rollregalen und das Heben von Aktenordnern. Papierakten sind trotz E-Akte nicht verschwunden, sie liegen nur enger.
Fristen und Nachtarbeit. Fristsachen erzeugen Belastungsspitzen, die bis in den späten Abend reichen. Wer dann allein im Haus ist, braucht eine Regelung, wie ein Notfall bemerkt würde.
Auswärtstermine bei Gericht. Gerichtstermine, Haftbesuche und Ortstermine sind Außendiensttätigkeit. Wegeunfälle dorthin sind meldepflichtige Arbeitsunfälle.
Mandantenverkehr in der Kanzlei. Fremde Personen im Haus verändern die Beurteilung: Verkehrswege müssen für Ortsunkundige sicher sein, Fluchtwege entsprechend gekennzeichnet. Bei konfliktbeladenen Mandaten kommt der Umgang mit angespannten Gesprächssituationen dazu.
Der Fristendruck gehört als psychische Belastung ausdrücklich in die Beurteilung (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG). Wie das ohne großen Fragebogen geht, steht in Psychische Belastung in der Gefährdungsbeurteilung.
Was bei einer Begehung in der Kanzlei auffällt
Beanstandet werden meist Aktenordner über Kopfhöhe, Rollregale ohne dokumentierte Prüfung der Standsicherheit und Fluchtwege im Archiv, die als Zwischenlager dienen. Dazu kommt die Mehrfachsteckdose unter dem Schreibtisch, an der Monitor, Dockingstation, Aktenvernichter und Wasserkocher gemeinsam hängen. Im Papier fehlt oft eine Regelung zur Alleinarbeit am Abend.
Unterweisung in der Kanzlei
Zum Bürostandard kommen drei Punkte: das Heben und Absetzen von Aktenordnern, die Bedienung der Rollregalanlage einschließlich Feststellbremse, und die Regeln für Alleinarbeit am Abend, also Abmeldung und Rückmeldung. Bei Mandantenverkehr gehört der Umgang mit angespannten Gesprächssituationen dazu, einschließlich der Frage, wer im Ernstfall wie Hilfe holt.
Auszubildende unter 18 Jahren sind vor Beginn der Beschäftigung und danach mindestens halbjährlich zu unterweisen (§ 29 JArbSchG). Was für Auszubildende sonst gilt, steht in Jugendliche, Azubis und Praktikanten im Büro.
Welche Berufsgenossenschaft ist für Kanzleien zuständig?
Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG). Sie ist Unfallversicherungsträger für Rechtsanwalts-, Patentanwalts- und Notarkanzleien. Maßgeblich für Ihren Betrieb ist der Mitgliedsbescheid.
Braucht eine kleine Kanzlei mit zwei Angestellten eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?
Ja. Die Pflicht beginnt mit dem ersten Beschäftigten. Bis 20 Beschäftigte gilt Anlage 1 der DGUV Vorschrift 2 ohne feste Einsatzzeiten, bis 50 Beschäftigte ist alternativ das Unternehmermodell zulässig, bei dem sich die Kanzleiinhaber selbst schulen lassen.
Darf die Fachkraft bei der Begehung Mandantenakten sehen?
Sie muss es nicht. Für die Begehung reichen Räume, Wege, Lagerung und Arbeitsplätze. Akten bleiben geschlossen, Bildschirme gesperrt. Eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung der Fachkraft schafft zusätzlich Klarheit.
